3.Обработка исходящих (отправляемых) документов
Отправляемые из фирмы документы называют исходящими, схема работы с которыми может быть представлена в виде последовательности процедур.
Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:
составление проекта документа;
согласование проекта документа;
проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
подписание и утверждение (если необходимо) документа руководителем;
регистрация документа (в журнале или на карточке);
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом. Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр). В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.
Секретарь проверяет:
правильность оформления,
наличие необходимых реквизитов.
соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;
наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;
наличие адреса;
соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы или руководителям структурного подразделения. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю. Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов
Индекс (номер) документа |
Адресат (кому) |
Краткое Содержание (заголовок) |
Исполнитель |
Примечание |
|
|
|
|
|
Форма журнала регистрации исходящих документов
После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
При приеме документов на отправку сотрудник проверяет:
наличие даты и индекса дела по номенклатуре;
наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
наличие подписи, печати (при необходимости).
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, вложение в конверты, отправку.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, направляется адресату, второй (экземпляр) отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.
Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграммы – немедленно. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке или журнале.