- •Документированием называется процесс подготовки и создания документов.
- •2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения
- •3.Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению
- •1. Состав нормативно-методической базе делопроизводства.
- •2. Законодательные акты рф в сфере информации и документации.
- •3. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.
- •4. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.
- •5. Государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты на документацию.
- •6. Унифицированные системы документации.
- •7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
- •Лекция № 3
- •1. Система организационно-правовой документации. Назначение, состав и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.
- •1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации
- •1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов
- •2. Система распорядительной документации. Назначение, состав и оформление распорядительной документации.
- •Протокол заседания совета трудового коллектива ооо «мир»
- •3. Система справочно-информационной документации. Назначение, состав и оформление справочно-информационной документации.
- •Лекция № 4.
- •1. Локальные нормативные акты
- •2.Документация по личному составу
- •3.Содержание основных документов по личному составу
- •4.Порядок подготовки приказов по личному составу.
- •Тема: История развития системы государственного делопроизводства.
- •1. Делопроизводство в Древнерусском государстве.
- •2. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.
- •3. Система коллежского делопроизводства.
- •4.Система министерского «исполнительного» делопроизводства XIX-XX вв.
- •5.Организация делопроизводства в 1917-1941 гг.
- •6. История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.
- •7.Развитие документирования управленческих функций на современном этапе.
- •8. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •9. Внедрение новых информационных технологий.
- •1. Классификация документов в делопроизводстве.
- •2.Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.
- •3. Общие требования. Форматы бумаги и поля.
- •4. Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению
- •Оформление некоторых реквизитов документов в соответствии с гост р 6.30-2003
- •Тема: Технология документационного обеспечения управления
- •1.Организация работы с документами. Структура организации работы
- •2.Обработка входящих документов
- •3.Обработка исходящих (отправляемых) документов
- •4. Организация работы с конфиденциальными документами
- •5.Делопроизводство при работе с обращениями граждан
- •Лекция № 8 Тема: Документооборот предприятий
- •Понятие документооборота и его основные этапы. Движение и исполнение документа.
- •Контроль за исполнением документов
- •Анализ структуры документооборота
- •Методы учета и сокращения документооборота
- •Тема: Архивное хранение документов и дел.
- •1. Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации
- •2. Архивный фонд Российской федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы
- •3. Оформление дел длительных сроков хранения
- •4. Состав учетных документов архива
- •5. Оборудование архивохранилищ
- •6.Оформление документов для передачи в архив.
- •7. Использование документов архива
- •Тема: Этикет делового человека
- •1. Понятие этикета.
- •2.Особенности профессиональной этики секретаря. Основные правила
- •Строгий
- •Деловой
- •Свободный деловой
- •Попустительский деловой
- •Этикет делового письма
- •Порядок на рабочем столе, в кабинете
- •3.Взаимодействие с руководителем, коллегами. Прием посетителей.
- •4. Правила ведения служебных разговоров с посетителями по телефону
- •Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы
- •Приложения
- •Продольное расположение реквизитов на бланке
- •Угловое расположение реквизитов на бланке
- •Образец углового бланка письма организации
- •Образец продольного бланка письма организации
Тема: Технология документационного обеспечения управления
Организация работы с документами. Структура организации работы
Обработка входящих документов
Обработка исходящих (отправляемых) документов
Организация работы с конфиденциальными документами
Делопроизводство при работе с обращениям граждан
1.Организация работы с документами. Структура организации работы
Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих хранение необходимой инф ормации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.
Организация работы с документами включает
организацию рационального документооборота;
контроль исполнения документов;
создание информационно-поисковых систем по документам;
подготовка документов к передаче в архив.
Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки адресату или досдачи дел в архив образуют документооборот организации.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах (маршрутах) прохождения документов.
Маршруты прохождения документов разрабатываются Службой документационного обеспечения и утверждаются руководством фирмы. Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждения, его функций, качества звеньев управления и объема документооборота.
Основные операции делопроизводства приведены в таблице.
Основные операции делопроизводства*
Составные части делопроизводства |
Операции делопроизводства |
Группы документов |
||||
Внут- ренние |
Исхо- дящие |
Вхо- дящие |
||||
Документирование |
Составление проекта документа |
1 |
1 |
3 |
||
Согласование проекта документа со специалистами |
2 |
2 |
3 |
|||
Проверка правильности оформления документа |
1 |
1 |
3 |
|
||
Подписание документа руководителем |
1 |
1 |
3 |
|
||
Организация работы с документами |
Регистрация |
2 |
2 |
2 |
|
|
Рассмотрение документов руководителем |
2 |
3 |
2 |
|
||
Контроль исполнения |
2 |
2 |
3 |
|
||
Исполнение документов |
1 |
2 |
1 |
|
||
Формирование дел |
1 |
Вторые экз. |
1 |
|
||
Текущее хранение и использование |
1 |
1 |
1 |
|
||
Передача на архивное хранение |
2 |
2 |
2 |
|
||
Уничтожение документов |
2 |
2 |
2 |
|
||
* 1 – обязательные операции для данной группы документов; 2 – возможные для данной группы документов; 3 – не используемые для данной группы документов.
|
|
|||||
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, то есть их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).
Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.
В подразделениях формируются исходящие документы.
Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однотипного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделения и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей.
Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов. Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, причем каждый документ учитывают однократно.