2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами («Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». М.: 1991; ГОСТ 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М., 1997; ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца и др.).

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

• создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

• служат средством закрепления функций органов государственного управления;

• содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

• процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им общезначимость и обязательность исполнения.

Требования, предъявляемые к внешней и юридической форме документов управления, зависят от их вида. В одних случаях письменное, с помощью бланков, нотариальное оформление фактов и прав не предписывается законодательством, хотя и не запрещается. В других – закон прямо предусматривает соответствующую форму удостоверения конкретных прав и обстоятельств. Актовые данные фиксируются на специальных бланках, изготовляемых по единому образцу.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Они являются и способом доказательства, так как имеют юридическое значение, и историческими источниками, т.к. в документах используются доказательства исполнения решений, средством общения между учреждениями, гражданами и т.д., являясь носителем информации, средством ее фиксации и передачи. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверить наличие и создание управленческих действий, передать информацию, хранимую и используемую в течение определенного времени.

Комплекс документов, создаваемых в учреждении, определяется:

1. Кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности.

2. Объемом и характером компетенции учреждения.

3. Порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность).

4. Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

3.Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Содержание любого документа складывается из его реквизитов, то есть обязательных элементов, несущих какие-либо сведения.

Реквизит – элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

Формуляр-образец документа – совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе (модель унифицированной формы документа).

Основным реквизитом документа является его текст, который представляет собой сведения об отношениях и фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права. Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным, последовательно и грамотно изложенным. Кроме текста документы имеют специальные сопутствующие ему реквизиты. Они служат для удостоверения сведений в документе, его защиты от фальсификации (подделки документа или искажения сведений о существующих фактах), а так же для систематизации документов и облегчения пользования ими.

Реквизиты делятся на постоянные и переменные:

• постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа;

• переменный реквизит – реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Основные требования, предъявляемые к документам, таковы.

Документ должен:

• при необходимости разъяснять или дополнять материалы;

• правильно отражать объективную действительность;

• не противоречить законодательным актам;

• быть созданным полномочным органом, подписанным компетентным должностным лицом;

• быть объективным и аргументированным;

• тон и стиль письма должен быть спокойным, сдержанным и официально-деловым, без грубых помарок, исправлений, перепечаток;

• быть составлен грамотно, аккуратно и оформлен на специальных бланках и стандартных листах бумаги;

• иметь объем по 1 вопросу не более 2 страниц;

• иметь соответствующие реквизиты;

• обладать точностью, полнотой, ясностью, сжатостью, краткостью, последовательностью, убедительностью изложения;

• содержать действительные и правильные сведения обо всех событиях и фактах.

Вопросы для самоконтроля:

1. Раскройте понятие «делопроизводство».

2. Назовите основные задачи делопроизводства.

3. Что вы можете рассказать о реквизитах?

4. Перечислите основные функции документа.

5. Что включает понятие «юридическая сила документа»?

6. Чем отличается документирование от документооборота?

7. Дайте определения

• документа;

• документоведения;

• делопроизводства;

• документирования;

• организации работы с документами;

• реквизита;

• формуляра-образца документа;

• стандартизации;

• государственной системы документационного обеспечения управления.

8. Обоснуйте

• когда документы имеют юридическую силу;

• значение организации делопроизводства на предприятии;

• что является основанием для создания документов.

Лекция № 2

Тема: Нормативно-методическая база делопроизводства.

1. Состав нормативно-методической базе делопроизводства.

2. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

3. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.

4. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты на документацию.

6. Унифицированные системы документации.

7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.