9. Внедрение новых информационных технологий.

Установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, то есть необходимо письменно зафиксировать решение управленческих задач, придать этим решениям и их обоснованиям официальный характер (юридическую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксированную в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации. Полностью информационно закрытых организаций, корпораций, производственных отраслей быть не может, а значит, все должны "играть по одним правилам". Современные исследователи аппарата управления сравнивают его с нервным центром предприятия - здесь формулируется долговременная политика, здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие "память" организации, отсюда осуществляется ежедневное руководство. Исходя из этого, можно сделать вывод, что основу функций управления составляют планирование, организация, мотивация и контроль - основные функции менеджмента, без реализации которых невозможно функционирование ни одной системы управления.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и недокументируемое - "прямое" управление, но поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ).

Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники и классификаторы:

• название документа — классификатор названий документов; автор (корреспондент) — классификатор корреспондентов;

• заголовок документов или его краткое содержание - классификатор вопросов деятельности организации;

• резолюция — классификатор резолюций;

• исполнитель — классификатор структурных подразделений и (или) конкретных исполнителей;

• отметка об исполнении — классификатор результатов исполнения документов (причин неисполнения);

• адрес хранения — номенклатура дел.

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки, экранные формы (РКК), регистрационные журналы.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и других устройств ввода, например сканера. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата информационно-поисковой системы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?

2. Чем отличается коллежское делопроизводство от приказного?

3. Раскройте подробнее структуру приказа.

4. Расскажите кратко о каждом этапе возникновения делопроизводства.

5. Для чего нужна служба ДОУ?

6. Какие проблемы возникают в службе ДОУ?

7. Как развиваются информационные технологии в службе ДОУ?

8. Назовите состав информационно-поисковой системы по документам организации. В чем её назначение?

9. Какие данные заносятся в регистрационные формы ИПС при регистрации входящих, исходящих и внутренних документов?

10. Какие преимущества и недостатки имеют используемые в настоящее время системы регистрации?

11. Что лежит в основе организации информационно-справочной работы?

12. Каковы главные цели создания информационно-поисковых систем в организации?

13. Назовите основные направления совершенствования состава и форм документов.

14. Назовите основную цель унификации и стандартизации.

15. Какое назначение Табеля форм документов?

16. Для чего предназначен Табель форм документов?

17. Какое применение обеспечивает Табель и Альбом форм документов?

Лекция № 6

Тема: Правила оформления управленческих документов

1. Классификация документов в делопроизводстве.

2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.

3. Общие требования. Форматы бумаги и поля.

4. Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению.