4.Порядок подготовки приказов по личному составу.

Приказ - это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.

Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких либо задач.

Процесс подготовки приказа предусматривает стадию разработки проекта, согласования его со всеми заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, оформления и подписания документа.

Приказами по личному составу оформляется прием на рабо­ту, перемещение по службе, увольнение, предоставление от­пусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, уволь­нительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессии – записками. Приказы по личному составу являются основанием для внесения со­ответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

Особенности приказа по личному составу:

1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные вари­анты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).

2. Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кад­рам.

3. Заглавие - "По личному составу".

4. Констатирующей части в приказе может не быть.

5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разря­дов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в свя­зи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В ор­ганизациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудни­ка, докладная записка, распоряжение и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) о приеме на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоян­ная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по со­вместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).

Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода - его длительность. В основании дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе указывают вид отпуска, общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дата увольнения, в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации - ссылка на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами к тексту приказа. По личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кад­рам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, да­та ознакомления.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Срок хранения приказов 75 лет.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

• наименование министерства или ведомства (если есть);

• название организации;

• ПРИКАЗ- название вида документа;

• место издания (город);

• дата, номер;

• заголовок;

• текст (может делиться на пункты).

Первый вариант - пункты могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (пишутся крупными буква­ми, от левого поля, с открытой пунктуацией), затем с красной строки - фа­милия, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа; текст может быть в формализованном виде.

Второй вариант - оформление текста: распорядительные пункты начинаются фамилией, именем, отчеством сотрудника, затем глагол - пе­ревести, принять, уволить и далее текст пункта:

• основания к пунктам;

• подпись;

• визы согласования заинтересованных лиц;

• подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

• отметка о направлении в дело.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Приказы оформляют на общих бланках по правилам принятым для оформления ОРД.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих.

Форма карточки типовая (форма Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. личная карточка

1. Заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

2. Состоит из вопросов, и ответов на них.

3. Используется для анализа состава и учета движения кадров. Имеют типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

4. Заполняется в одном экземпляре. Все изменения, предусмотрен­ные формой» должны отражаться в личной карточке своевременно.

5. Ставится в алфавитную картотеку работающих.

При использова­нии компьютеров могут вводиться данные о сотрудниках, затем на их ос­нове распечатываться по форме Т-2.

Личная карточка заполняется сотрудником, ответственном за документы по личному составу после подписания приказа о приеме на работу. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, на­циональность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке. В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью со­ответствующих технических средств.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.

Трудовая книжка - основной документ подтверждающий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать ее.

Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях не зави­симо от формы собственности. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свы­ше 5 дней. Поступающие на работу впервые предоставляют документ о по­следнем занятии уволенные из рядов Вооруженных сил - военный билет.

Оформление трудовой книжки.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в уч­реждениях и организациях". Это основной справочный материал для со­трудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение трудовой книжки, впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносятся данные:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

• сведения о работе: прием, перевод, увольнение;

• сведения о награждениях и поощрениях;

• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобре­тениях и рационализаторских предложениях.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа, не позднее недельного срока, при увольнении - в день увольнения. Записи со­ответствуют тексту приказов; производятся аккуратно, перьевой или шари­ковой ручкой черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - на основании диплома, аттестата, удостоверения. Запись о незаконченном образовании подтверждается справкой учебного заведения, зачетной книжкой.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Работник организации своей подписью заверяет правильность вне­сения сведений, ставит печать.

Вкладыш к трудовой книжке.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополня­ется вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен. О вкладыше на титульном листе трудовой книжке вверху ставиться надпись "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша. Вкла­дыш вшивается в трудовую книжку, ведется в том же порядке. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить владельца книжки под расписку.

Дубликат трудовой книжки.

Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. При заполнении дубликата вносятся записи о работе, награждениях, поощ­рениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы до данного предприятия, то при за­полнении раздела "Сведения о работе" делается запись об общем стаже ра­боты до поступления на данное предприятие, подтвержденном документа­ми. Общий стаж записывается суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Затем общий стаж подтвержденный документами, записывается по периодам работы (наименование предприятия, где рабо­тал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения.

Указывается наименование, дата и номер документа на основании которого произведены записи в дубликате.

Администрация обязана содействовать работнику в получении до­кументов, подтверждающих стаж работы, до поступления в данное уч­реждение.

Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе тру­довой книжки, пришедшей в негодность, пишут: "Взамен выдан дубликат". Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дуб­ликат трудовой книжки.

Выдача трудовой книжки при увольнении.

Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудо­вую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Издается новый приказ о новом дне увольнения. При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награж­дениях и поощрениях внесенные в трудовую книжку во время работы в ор­ганизации, фирме заверяются подписью руководителя или начальника от­дела Кадров (если он есть) и печатью.

Пересыпка трудовой книжки почтой допускается только с согла­сия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки бли­жайшим родственникам и под расписку или высылается почтой по их требо­ванию. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, админист­рация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о не­обходимости получения трудовой книжки. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работника, последний расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.

Учет трудовых книжек

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек. Существует приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Есть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходную книгу ведут в бухгалтерии предприятия (кассир). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой службой предприятия или лицом, ответственным за обеспечение кадровой деятельности документами. В книге регистрируются все трудо­вые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши выданные вновь.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скрепле­ны подписью директора и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалте­рии, как документы строгой отчетности и выдаются по заявке под отчет от­ветственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.

По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляется отчет о наличии бланков и вкладышей, о суммах, полу­ченных за заполнение книжки и вкладыши. На испорченные бланки со­ставляется акт. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров отдельно от ос­тальных трудовых книжек. Затем, невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в уста­новленном порядке.

Личное дело - совокупность документов, содержащих, необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на рабо­ту. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, предприятия по разному решают вопросы их ведения. Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие - на руководителей и ведущих специалистов.

Каждое дело формируется в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правиль­ное оформление личных дел.

Документы рекомендуется включать в личное дело в такой последо­вательности:

• внутренняя опись документов дела,

• дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров),

• заявление о приеме на работу, ,

• анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров),

• трудовой договор (если есть),

• приказ о приеме на работу (копия),

• документы об образовании (копия),

• характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства аттеста­ционные листы и т.п.). Копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

На документы личного дела составляется внутренняя опись. Каж­дый документ дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и под­писывается работником, ведущим кадровую документацию, указывается дата формирования личного дела. Начальная дата - дата заявления о приеме на работу, конечная - дата увольнения. Личное дело ведется в одном экземпляре. Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за кадровую документацию, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращен.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по за­просу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руково­дителя. Выдача учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В ней указано: когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись яйца получившего дело. При возвращении дела в кон­трольной карточке указывается дата его возвращения, она вкладывается в дело.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольне­нии номер дела используется для личного дела вновь принятого работника. Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется акт. Хранятся личные дела в специальных шкафах. Дела располагаются по порядку номеров слева направо, сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или межведомственный архив по личному составу, о чем дела­ется отметка в журнале учета личных дел. Для передачи дел в архив все листы, кроме внутренней описи и лис­та заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным, карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются от­дельно. В конце личного дела помещается "заверительная надпись", состав­ленная на "ЛИСТЕ-ЗАВЕРИТЕЛЕ ДЕЛА" (оформляется по установленной форме). "Лист заверитель" - служит для учета количества листов в деле и фиксирует особенности их нумерации и физическое состояние. Заверительная надпись подписывается ее составителем. Все изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ. Заверительная надпись пишется только на листе-заверителе, но не на обложке дела или на обороте листа последнего документа

Вопросы для самоконтроля:

1. Документы по личному составу.

2. Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

3. В чем особенности составления документов по личному составу?

4. Виды документов по личному составу.

5. .Порядок составления. Оформление; хранение.

6. Приказы по личному составу.

7. Правила заполнения и оформления личной карточки.

8. Личное дело. Состав документов личного дела

Лекция № 5