3.Содержание основных документов по личному составу

Название документа

Содержание

Структура и штатная численность

Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания

Штатное расписание (форма 2 Т-3 в соответствии с постановлением

Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)

Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений,

должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом

Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)

Рабочая форма штатного расписания, в которую вносятся инициалы и фамилии работников, занимающих должности, которые предусмотрены штатным расписанием

Положения о структурных подразделениях

Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения

Должностные инструкции работников

Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой должностью. Основой для составления и оформления должностных инструкций служит «квалификационный справочник должностей руководителей. Специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда России

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации

Положение об обработке персональных данных работника

Локальный нормативный акт, в котором в соответствии с гл. 14 ТК РФ «Защита

персональных данных работника» (ст. 85-90) регламентированы требования при обработке персональных данных, работника, гарантии их защиты, хранения и использование персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника

Трудовой договор

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции, а работник обязуется лично выполнить определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка в ТК РФ. Содержание трудового договора, его обязательные условия, особенности его заключения определены ТК РФ, форму трудового договора можно найти в постановлении Министерства труда РФ по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)»

Изменения и дополнительные соглашения к трудовому договору

Согласно ТК РФ условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон. Дополнительные соглашения заключаются при изменении существенных условий трудового договора.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы № Т-1, Т-1а в соответствии с постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26)

Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.)

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5, Т-5а)

Оформляется при переводе работников на другую работу. Содержит фамилию, имя отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности); оклад (тарифную ставку), надбавку на новом месте работы

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником ( формы № Т-8, Т-8а)

Применяется для оформления и учета увольнения работников. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Лицевая чпсть записки-расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров

и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа

Личная карточка работника

(форма № Т-2)

Заполняется на сотрудников принятых на работу, на основании приказа о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником : паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Трудовая книжка работника

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 «О трудовых книжках» и изданной на его основе Министерством труда Инструкции по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10.10.2003 №69)

Личное дело работника

Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включается: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовойдоговор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшиваются копия заявления работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении и пр.