- •Документированием называется процесс подготовки и создания документов.
- •2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения
- •3.Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению
- •1. Состав нормативно-методической базе делопроизводства.
- •2. Законодательные акты рф в сфере информации и документации.
- •3. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.
- •4. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.
- •5. Государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты на документацию.
- •6. Унифицированные системы документации.
- •7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
- •Лекция № 3
- •1. Система организационно-правовой документации. Назначение, состав и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.
- •1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации
- •1.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов
- •2. Система распорядительной документации. Назначение, состав и оформление распорядительной документации.
- •Протокол заседания совета трудового коллектива ооо «мир»
- •3. Система справочно-информационной документации. Назначение, состав и оформление справочно-информационной документации.
- •Лекция № 4.
- •1. Локальные нормативные акты
- •2.Документация по личному составу
- •3.Содержание основных документов по личному составу
- •4.Порядок подготовки приказов по личному составу.
- •Тема: История развития системы государственного делопроизводства.
- •1. Делопроизводство в Древнерусском государстве.
- •2. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.
- •3. Система коллежского делопроизводства.
- •4.Система министерского «исполнительного» делопроизводства XIX-XX вв.
- •5.Организация делопроизводства в 1917-1941 гг.
- •6. История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.
- •7.Развитие документирования управленческих функций на современном этапе.
- •8. Основные направления совершенствования состава и форм документов
- •9. Внедрение новых информационных технологий.
- •1. Классификация документов в делопроизводстве.
- •2.Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.
- •3. Общие требования. Форматы бумаги и поля.
- •4. Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению
- •Оформление некоторых реквизитов документов в соответствии с гост р 6.30-2003
- •Тема: Технология документационного обеспечения управления
- •1.Организация работы с документами. Структура организации работы
- •2.Обработка входящих документов
- •3.Обработка исходящих (отправляемых) документов
- •4. Организация работы с конфиденциальными документами
- •5.Делопроизводство при работе с обращениями граждан
- •Лекция № 8 Тема: Документооборот предприятий
- •Понятие документооборота и его основные этапы. Движение и исполнение документа.
- •Контроль за исполнением документов
- •Анализ структуры документооборота
- •Методы учета и сокращения документооборота
- •Тема: Архивное хранение документов и дел.
- •1. Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации
- •2. Архивный фонд Российской федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы
- •3. Оформление дел длительных сроков хранения
- •4. Состав учетных документов архива
- •5. Оборудование архивохранилищ
- •6.Оформление документов для передачи в архив.
- •7. Использование документов архива
- •Тема: Этикет делового человека
- •1. Понятие этикета.
- •2.Особенности профессиональной этики секретаря. Основные правила
- •Строгий
- •Деловой
- •Свободный деловой
- •Попустительский деловой
- •Этикет делового письма
- •Порядок на рабочем столе, в кабинете
- •3.Взаимодействие с руководителем, коллегами. Прием посетителей.
- •4. Правила ведения служебных разговоров с посетителями по телефону
- •Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы
- •Приложения
- •Продольное расположение реквизитов на бланке
- •Угловое расположение реквизитов на бланке
- •Образец углового бланка письма организации
- •Образец продольного бланка письма организации
КОЛЛЕДЖ ВОРОНЕЖСКОГО ИНСТИТУТА ВЫСОКИХ ТЕХНОЛОГИЙ
Н.И.ЛЯДОВА,
к.э.н., доцент
КУРС ЛЕКЦИЙ
по дисциплине
по дисциплине
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
общепрофессиональной подготовки
квалифицированных рабочих, служащих
по профессии 46.01.03 Делопроизводитель.
(на базе среднего общего образования)
Воронеж – 2017
Лекция №1
Тема: Управленческое документирование. Понятия. Требования к составлению и оформлению.
Документирование: основные понятия и термины. Понятие документа. Документ в системе документации.
Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения.
Понятие реквизита и формуляра образца.
Опыт свидетельствует о том, что любая страна, имеющая целью создать сильное государство, неминуемо создает и государственную систему работы с документами. Еще указом императрицы Екатерины Великой 14 ноября 1784 г. была создана специальная комиссия для составления общего положения о канцелярском порядке и "вообще течении дел", но хотя результаты работы комиссии не оставили следа в истории делопроизводства, системы документационного обеспечения управления совершенствуются и развиваются постоянно.
Документированием называется процесс подготовки и создания документов.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Если реквизиты официально закреплены, то документ носит юридическую силу. Если форма реквизитов произвольна, документ носит произвольный характер.
Для закрепления и хранения документарной информации используется материальный носитель. В настоящее время используются следующие виды носителей: традиционная бумага и машинные носители - магнитные диски, лазерные диски и пр.
Средства документирования. С их помощью осуществляется создание документов. К ним относятся: ручки, механические средства (пишущие машинки, магнитофоны), автоматизированные средства (компьютерная техника).
В зависимости от способов документирования (текстовые, кино-, фото-, фоно-, электронные) различаются виды документов:
рукописные;
письменные;
изобразительные;
графические;
фотодокументы;
фотодокументы;
кино- видео документы.
Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы. Оно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Документирование информации представляется в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления.
Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Знание вопросов документирования управленческой деятельности дает возможность работать без конфликтов.
Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.
В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.
От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.
Организация работы с документами – важная часть в системе управления. Делопроизводство координирует все этапы работы с документами.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.
Обязательными элементами оформления документов являются - реквизиты. Реквизиты организационно-распорядительной документации определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов, зоны, схему и последовательность их размещения (т.е. определяет формуляр документа).
Документы выполняют множество функций, позволяющих удовлетворять различные управленческие потребности. Это множество функций документов подразделяют на общие и специальные. К общим функциям относятся:
информационная - фиксация и сохранение информации;
социальная - использование для удовлетворения социальных потребностей;
коммуникативная - закрепление и передача культурных традиций и ценностей.
Специальные функции:
управленческая - инструмент управления;
правовая - закрепление и установление правоотношений в обществе;
историческая - источник исторических сведений о развитии общества.
Система документации - совокупность документов, которые могут быть классифицированы по определенным признакам. Официальные документы подразделяются по сферам деятельности, например: управленческие, научные, технические, производственные, социологические и другие.
Управленческие документы представляют собой объект делопроизводства и группируются по определенным признакам в следующие системы: организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационную, отчетную, документацию по личному составу, финансовую, по материально-техническому обеспечению, договорную и др.
Обеспечение документирования - это первая часть системы делопроизводства. Вторая часть заключается в организации работы с документами. Чтобы сделать ее возможной, нужно обеспечить хранение массива документов. Массив документов классифицируется в номенклатуру дел.