10) Составление рамочного плана дня.

Рамочный план дня это инструмент составления дневного распорядка

При составлении рамочного плана нужно помнить о следующих моментах:

- начало работы;

- спокойный час;

- график дневной продуктивности;

- регулирование пауз;

- график дневных «помех»;

- контроль за результатами дня;

- предварительное планирование следующего дня.

С помощью данного плана полезно составить также недельный рамочный план, причем Вы приобретете навык

в распределении дел по отдельным дням недели.

Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную неделю» также личные дела и цели,

касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т.д.

Сам план выглядит так:

Время дня Задачи Примечания

9:00 - -

10:00 - -

13:00 - -

И так далее

11) Контроль и самоконтроль. Анализ прошедшего дня, оценка результатов.

12) Выявление и устранение причин потерь рабочего времени.

Основными причинами потерь рабочего времени можно назвать

опоздания; различные необоснованные перерывы;

безответственное отношение к работе

усталось из-за переработки, что в итоге снижает эффективность и подрывает мотивацию

Мероприятия по устранению потерь рабочего времени.

четкий график рабочего времени;

строгая дисциплина труда с целью ликвидации опозданий, прогулов и прочих необоснованных потерь рабочего времени;

точно соблюдать время на необходимые перерывы вроде обеда.

13) Нерациональное распределение времени как потенциальный источник стресса.

Стресс— совокупность реакций организма на воздействие различных неблагоприятных факторов–стрессоров (физических или психологических)

Эффект нехватки времени приводит не только к перегрузке человека и необходимости работать сверхурочно. Он вызывает и особый вид стресса - так называемый стресс нехватки времени.

Суть проблемы

Основная проблема нехватки времени – его неграмотное распределение. Большинству компаний свойственны следующие распространенные ошибки:

1. Работа без четкого плана. Вы беретесь за все подряд, не доделывая начатое, забывая о важных делах в пользу менее значимых. Все это ведет к снижению эффективности работы компании. Если у руководителя нет плана, работа, скорее всего, окончится крахом.

2. Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу. Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.

3. Отсутствие активности работника. Каждый работник должен выполнять только ту работу, которая входит в сферу его компетенции. Кроме того, сотрудник должен быть предельно мотивирован на то, чтобы выполнять свою работу качественно. К тому же нельзя избыточно перегружать рутинной работой (если это не является основной обязанностью), а это снижает эффективность.

4. Постоянная спешка. В спешке мы забываем о качестве выполненной работы и упускаем многие детали.

5. Нет мотивации. Мотивация крайне важна в любой работе, а лучшая мотивация – это денежное вознаграждение и достижение общей цели. Если же сотрудник не мотивирован, он будет медлителен и не внимателен к своей работе.

6. Нечеткость постановки задачи. Из-за неправильно поставленной задачи сотруднику приходится тратить время на уточнение нюансов и переделку уже сделанного. Время эффективной работы значительно уменьшается.

Многие специалисты считают, что во многом виноваты так называемые «пожиратели времени».

Эксперты выделяют следующие, самые опасные:

Перфекционизм. Попытка добиться всего, сразу и идеально - не лучший способ достичь хоть какого-либо результата. Принцип «ни сучка, ни задоринки» - это, конечно, замечательно, но далеко не все задачи требуют сверхтщательного исполнения.

Дезорганизованность. Захламленный рабочий стол, неумение классифицировать задачи, банальное отсутствие ежедневника - всё это может привести к серьезным неприятностям.

Нет слова «нет». Неумение отказать в просьбе влечёт за собой целую вереницу удручающих последствий. Сказать «нет» как-то неудобно, не протянуть руку помощи - почти неприлично. В итоге вы по уши загружены чужими делами, а на свои времени уже не остается.

Отложим на потом. Дела не срочные, не архиважные - по принципу «успеется» - зачастую откладываются. На послеобеда, завтра, когда время будет. Результат: времени так и не нашлось, задача по-прежнему не решена. И не она одна.

Совещания. Пятиминутки затягиваются на два с половиной часа, при этом большую часть совещания обсуждаются малоинтересные организационные вопросы, половина реальных проблем или не озвучивается, или остаётся без решения, при этом все участники оторваны от насущных задач, требующих немедленного выполнения.

Одной из распространённых ошибок в распределении времени является неумение расставлять приоритеты.