Informatika-lek / Л07 - Использование дополнительных возможностей Word

Лекция - Использование дополнительных возможностей Word:

1. Создание формул;

2. Рисование графических объектов;

3. Полезные функции Word.

1. Создание формул.

В экономических документах невозможно обойтись без формул, которые содержат знаки суммирования, интегрирования и т.д. Формулы в Word представляют собой OLE – объекты, внедренные в текст.

Аббревиатура OLE обозначает Objects Linked and Embedded (Присоединенные И Встроенные Объекты - ПИВО). Данные, разделяемые между приложениями называются OLE объектом. Приложение, которое может содержать OLE объекты, называют OLE контейнером (OLE Container). Приложение, данные из которого можно включить в OLE контейнер в виде OLE объекта, называют OLE сервером.

Главное различие между связанными и внедренными объектами состоит в том, где хранятся данные и как они обновляются после их помещения в файл Word. В документ помещается либо ссылка на объект, либо его копия.

Внедренный объект

Связанный объект

Исходный файл

Связанные объекты

Когда объект связан, данные при изменении исходного файла могут обновляться. Связанные данные хранятся в исходном файле. Файл Word, хранит только путь к исходному файлу.

Внедренные объекты

Когда объект Excel внедрен, данные в файле Word при изменении исходного файла Excel не изменяются. Внедренные объекты становятся частью файла Word, и после того как они вставлены, объекты больше не являются частью исходного файла.

Для вставки формул в текстовый документ необходимо выбрать команду Объект в меню Вставка, появится окно диалога Вставка объекта. В появившемся окне диалога требуется выбрать тип объекта Microsoft Equation 3.0, после чего нажать ОК и появится панель инструментов Формула

и поле для ввода формул

После ввода формулы

надо щелкнуть вне поля с формулами, панель инструментов будет закрыта, а формулы в текстовом документе принимают вид:

Для редактирования формулы осуществляется двойной щелчок на формуле, в результате чего вызывается редактор формул и вновь появляется панель инструментов Формула.

2. Рисование графических объектов.

В меню Сервис выберите команду Параметры. Откройте вкладку Общие. Установите или снимите флажок автоматически создавать полотно при вставке автофигур.

Объяснить про группировку, разгруппирование и сетку.

Рассказать про рисование произвольной линии и про редактирование узлов кривой.

Заливка, цвет границы, толщина линии, ее стиль, стрелки.

Добавление тени или объема.

Добавление объектов ВордАрт.

Графическое представление данных

Для решения задач аналитического характера часто оказываются полезными не только табличные, но и визуальные формы представления данных: графики, диаграммы и т.д.

Для визуального представления данных необходимо выделить таблицу и выбрать команду Вставка/Рисунок/Диаграмма,

	1 квартал	2 квартал	3 квартал	4 квартал
Плановые	65000	71000	74000	79000
Фактические	79000	82000	84000	88000

активизируется Microsoft Graph, с помощью которой, например, можно представить табличные данные в виде столбчатой диаграммы

3. Полезные функции Word

Создание списков

При оформлении документов часто приходится иметь дело с текстовыми фрагментами (регулярной структурой). Это может быть нумерованные и маркированные списки. Для организации текста в виде списков используется команда Формат/Список, откроется окно диалога для форматирования текста в виде списков.

Для преобразования обычного текста в списки можно использовать и команды на панели инструментов Форматирования.

Создание оглавления с использованием встроенных стилей заголовков

К документу можно добавить оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся.

Для создания оглавления необходимо выполнить следующее:

• Назначить каждому заголовку один из встроенных стилей Заголовок 1 – Заголовок 9

• Установить курсор в том месте документа, где должно находиться оглавление

• Выполнить команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели перейти на вкладку Оглавление

• Задать формат оглавления, способ выравнивания номеров страниц, число уровней, символ-заполнитель и установить флажок "Показать номера страниц"

• Нажать ОК.

Поиск и замена текста.

В меню Правка выберите команду Найти или Заменить.

В поле Найти введите текст, который требуется найти.

В поле Заменить на введите текст для замены.

Установите другие необходимые параметры.

Нажмите кнопку Найти далее, Заменить или Заменить все.

Чтобы прервать процесс поиска, нажмите клавишу ESC.

Можно использовать подстановочный символ * или ?

Слияние.

На работе столкнулась с тем, что необходимо было за короткий срок разослать нашим клиентам письмо-уведомление. Текст для всех одинаковый, за исключением номера письма, наименования организации, адреса. Благодаря Word и его функции слияния данная задачка была решена в короткий срок.

Для этого необходимо иметь: бланк самого письма и база данных (удобнее всего в программе Exсel создать табличку со следующими колонками: № письма, наименование организации, адрес, при этом необходимо сделать так, чтобы первая верхняя строчка содержала наименования столбцов, иначе слияние может не пройти и заполняем ее).

Методика слияния:

Пусть у нас имеется письмо, в котором текст не будет меняться за исключением тех мест, где необходимо вставить номер письма, наименование организации, адрес (из базы данных Excel).

1. Открываем наше письмо, заходим в меню Сервис (Tools) и Слияние. Появляется диалоговое окно:

2. Нажимаем на кнопку "Создать", где выбираем "документы на бланке" и нажимаем кнопочку "Активное окно".

3. Следующий шаг: "Получить данные" и "открыть источник данных" выбираем документ, в котором находится база данных по предприятиям (документ Exсel, предварительно нами созданный).После этого, программка скажет, что отсутствуют поля слияния в основном документе и предложит вернуться в основной документ.

4. Возвращаемся в основной документ, на панели которого уже появилась панель "Слияние":

5. Нажимаем кнопку "Добавить поле слияния". Программа предложит список полей слияния (данный список программа сформировала сама, опираясь на базу данных, которую мы выбрали как источник данных):

6. Теперь следует поставить курсор в том месте документа, где необходимо вставить изменяющиеся данные: "№ письма" - нажать на "Добавить поле слияния", далее выбрать "М_письма". На месте курсора появится серая область:

7. Точно так же вставляются в нужные места другие поля: "наименование организации" и "адрес".

8. После того, как будет проделана эта работа, необходимо еще раз вернуться к диалогу "Слияние" ("Сервис" => "Слияние") и реализовать последний шаг: нажать кнопку "Объединить". Откроется следующее диалоговое окно:

9. В поле "Назначение" оставить по умолчанию Новый документ - программа создаст новый документ, в котором у Вас будут находиться все письма клиентам в той последовательности, в которой они указаны в базе данных. Осталось лишь визуально проверить, нет ли каких либо смещений в тексте и можно отправлять на печать. Письма готовы.

На первый взгляд это может показаться очень трудным, но после небольшой тренировки данное решение освобождает нас от рутинной работы вручную вставлять в письма данные клиентов. Также если в письме обнаружена ошибка, то исправив бланк письма и сделав повторно слияние, все письма будут отражаться уже с исправлениями.

5