Расчеты с подотчетными лицами

Между организацией и сотрудниками денежные отношения возможны не только при выплате зарплаты. Выдача денег на командировочные расходы, на приоб­ретение материалов, канцтоваров и прочее. Взаиморасчеты с подотчетными ли­цами в бухгалтерском учете отражаются по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Денежные расчеты с подотчетными лицами отражаются документами Приходный кассовый ордер с видом операции Возврат от подотчетного лица и Расходный кассо­вый ордер, с указанием вида операции Выдача подотчетному лицу. Другим спосо­бом погашения задолженности подотчетного лица является документ Авансовый отчет.

Ввод информации о подотчетном лице

В программе нет отдельного справочника, в котором хранится информация о по­дотчетных лицах. Для этой цели используется справочник Физические лица. Для удобства работы в данном справочнике рекомендуется создать группу Сотрудники, в которую вносится информация о подотчетных лицах.

• Чтобы открыть справочник Физические лица, щелкните мышью на одноименной ссылке раздела Сотрудники и зарплата.

• Для ввода информации о подотчетном лице нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна справочника. На экране появится окно Личные данные фи­зического лица (рис. 8.9).

Рис. 8.9. Окно элемента справочника

В поле ФИО указывается фамилия, имя и отчество физического лица. Также вво­дится различная информация о личных данных физического лица: дата рождения, пол, место рождения, данные паспорта, различные коды ИНН, ИФНС и прочее. Кроме личных данных физического лица в форме можно ввести контактную ин­формацию.

Напомним, что подробное описание ввода данных о физическом лице рассмотрено далее в книге.

Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу

Выдача сотруднику организации наличных денежных средств под отчет оформля­ется документом Расходный кассовый ордер (РКО). Для примера зарегистрируем выдачу подотчетной суммы Иванову И.И. в размере 2500,00 рублей.

• Щелкните мышью на ссылке Расходные кассовые ордера раздела Банк и касса. На экране появится окно списка документов Расходные кассовые ордера.

• Чтобы ввести новый РКО, щелкните мышью на кнопке Создать, расположенной на панели инструментов окна списка документов. На экране появится окно до­кумента Расходный кассовый ордер.

• В открывающемся списке Вид операции выберите значение Выдача подотчетному лицу (рис. 8.10).

Сумма под отчет может быть выдана из любой кассы организации в любой валюте. Если подотчетному лицу выданы деньги в валюте, то и отчет ведется в этой же валюте. Выбор валюты осуществляется в открывающемся списке Счет учета.

• В поле Сумма введите сумму выданных из кассы денежных средств.

Рис. 8.10. Окно документа Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача подотчетному лицу

• Для поля Подотчетное лицо выбором из справочника Физические лица укажите сотрудника организации, которому выдаются денежные средства под отчет, а из справочника Статьи движения денежных средств занесите в одноименное поле статью движения денежных средств.

Далее заполняются данные, используемые для формирования печатной формы документа. В поле Выдать вводится информация о том, кому выданы денежные средства из кассы. Поле Основание предназначено для ввода содержания хозяй­ственной операции. В поле Приложение перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием номеров и дат составления. Поле По документу предназначено для ввода реквизитов документа, удостоверяющего личность полу­чателя.

Документ Расходный кассовый ордер позволяет получить печатную форму РКО.

• Для формирования и вывода на экран печатной формы документа нажмите кнопку Расходный кассовый ордер. На экране появится окно печатной унифици­рованной формы КО-2 (рис. 8.11).

Для печати документа предназначена кнопка Печать на панели инструментов окна печатной формы.

Рис. 8.12. Окно печатной формы документа Расходный кассовый ордер