4. Документ как материальный носитель информации

Под документом понимается:· материальный носитель информации, имеющий юридическую силу;· зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Идентифицировать документ позволяют номер и дата регистрации, подпись ответственного лица, печать. Документы являются составной частью Унифицированной системы документации. Назначение такой системы – стандартизация формы и содержания документов в рамках, единых для страны в целом. Электронный документ – это данные, хранимые в памяти ЭВМ и предназначенные для просмотра, прослушивания и регистрации документа. Наиболее часто для хранения электронных документов используются диски и магнитные карты.Широкое распространение получили комбинированные носители данных – банковские карточки, совмещающие личные реквизиты пользователя с перезаписываемой на чип или магнитную ленту информацией; карты для оплаты проезда в метро; карты телефонных разговоров и др.

10.Информационные технологии

Технология – это совокупность знаний о способах и средствах проведения производственных процессов, при которых происходит качественное изменение обрабатываемых объектов. Информационная технология – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Особенностью информационных технологий является то, что исходным «сырьем» и конечной готовой «продукцией» в них является информация. Ту информацию, которая используется в качестве «сырья» (первичную информацию), называют термином «данные», а результат переработки, который служит непосредственно для принятия управленческих решений, – «информационным продуктом». Информационные технологии включают процессы сбора, передачи, хранения и другой обработки информации. Таким образом, компьютерная информационная технология – это информационная технология, основанная на использовании персональных компьютеров и телекоммуникационных средств. Инструментарий компьютерных информационных систем – один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы на котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персональных компьютеров: текстовый процессор, издательские системы, электронные таблицы, СУБД, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и др.), экспертные системы и т. Д

10.Информационные технологии в управлениии

Существуют две основные концепции, отражающие сложившиеся точки зрения на структуру экономических систем и роль в них компьютерной обработки информации. Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, в результате чего происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты. Основной недостаток данной стратегии – необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии. Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы, также существующая структура должна модернизироваться. Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами. Достоинства данной стратегии следующие: · рационализация организационной структуры фирмы;· максимальная занятость всех работников;· высокий профессиональный уровень сотрудников;· интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей. К основным ее недостаткам можно отнести следующие:· существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;· наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления. Компьютерные информационные технологии находятся в постоянном развитии, существенно меняются средства производства и технологии; кроме того, информационные технологии являются и базой, и способом обмена информацией, предоставления ее клиентам. В настоящее время компьютерные информационные технологии помогают создавать и распространять знания и информацию через новые системы работы, знания, приложения, которые обеспечивают компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру.