52 Тайм-менеджмент – управление временем. Внешние и внутренние причины нехватки времени.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. При планировании следует учитывать такие основные правила: При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие; Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий: Упорядочение заданий; Оценка продолжительности действий; Резервирование времени (в соотношении 60: 40); Принятие решений по приоритетам и перепоручениям; Контроль учета выполненного. Принципа Парето (в соотношении 80:20). В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата. Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях: Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %; Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %; Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %. Внешние причины дефицита времени обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. Сюда в первую очередь относятся следующие: Нагромождение работ ,неэффективный информационный обмен, слабая мотивация труда . Внутренние причины дефицита времени зависят от характеристик личности руководителя, таких как организованность и самодисциплина, особенности темпера-мента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить следующие: Постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость, бесплановость работы, нежелание видеть проблему.

53. Психологические аспекты «мозгового штурма» в управлении персоналом.

Метод мозгового штурма подразумевает получение решения как продукта коллективного творчества специалистов в ходе заседания, проводимого по определенным правилам, и последующего развернутого анализа его результатов. Его сущность состоит в том, что при принятии коллективного решения решаются две основные задачи: • Генерирование новых идей в отношении возможных вариантов развития процесса • Анализ и оценка выдвинутых идей

1 В условиях мозгового штурма средством, позволяющим убрать так называемые барьеры, выступает дискуссия, которая помогает высвободить творческую энергию и, включив людей в интерактивную коммуникацию, приобщить их к активному поиску решений поставленной проблемы. 2. Мозговой штурм является, по сути, наиболее свободной формой дискуссии. Главная функция этой технологии – обеспечение процесса генерирования идей, без их критического анализа и обсуждения участниками. 3. Метод мозгового штурма базируется на психологических и педагогических закономерностях коллективной деятельности. В традиционных условиях профессиональной деятельности, на деловых совещаниях творческая активность руководителей и специалистов зачастую сдерживается по тем или иным причинам, среди которых существенное место занимают разнообразные барьеры: психологические, коммуникативные, социальные, педагогические и т.д.

4. Генерирование идей происходит в условиях комфортной творческой атмосферы.

Первый этап – генерирование (набрасывание) идей, предложение различных вариантов – в обязательном порядке проводится в эго-состоянии «Дитя» (Э.Берн). Это – пожалуй, основное условие, реализация которого позволяет участникам психологически раскрепоститься и выдвигать приходящие в их «детскую» голову разнообразные и необычные предложения, вплоть до самых «сумасшедших» и парадоксальных. Правила, которыми руководствуются ведущий и участники на этом этапе, следующие: 1) Какой бы фантастичной ни была идея, выдвинутая любым из участников, она должна быть встречена с одобрением. Записываем

2) Категорически запрещены взаимные критические замечания и промежуточные оценки. Иначе блокирование творческого мышления участников отдельными коллегами, которые с позиции «Р – состояния» сразу же высказывают оценочные суждения по поводу выдвинутых другими участниками «мозгового штурма» предложений + ПЕРЕПАЛКА. 3) Не допускайте мысли, что обсуждаемая проблема неразрешима. Не включать «неисправимых пессимистов» + приободрять участников. 4) Избегайте мысли, что обсуждаемая проблема может быть решена только известными способами. 5) Чем больше идей выдвинуто, тем выше вероятность появления новой и ценной, той, которая позволит эффективно решить проблему, создать конкурентное преимущество, совершить прорыв и т.п. Алекс Осборн, «отец» рассматриваемой методики, был прав: количество часто порождает качество. 6) В ходе «мозгового штурма» допускаются и приветствуются дополнительные усовершенствования, разрешается задавать вопросы коллегам с целью уточнения их идей. 7) Если проблема в целом не поддается решению, попробуйте расчленить ее на составные части – кусочки. 8) Решение проблемы может быть найдено в других сферах. Разрешается менять все параметры: уменьшать или увеличивать стоимость, сроки, размеры, расстояния и т.п. 9) Каждый участник мозгового штурма должен стремиться не к демонстрации своих познаний и квалификации, а к решению выдвинутой проблемы. Самый главный минус. 10) Во время обсуждения нет ни начальников, ни подчиненных - есть ведущий и участники.

11) Не ждите одобрений или осуждения вашей идеи со стороны коллег, не обращайтесь к руководителю мозгового штурма за поддержкой. 12) В процессе первого этапа «мозгового штурма» меньше думайте о возможных последствиях. Вопросы ресурсного обеспечения для реализации конкретного варианта решения обсуждаемой проблемы, взвешивание всех «плюсов» и «минусов» от внедрения определенной альтернативы будут обсуждаться на втором этапе. 13) Следует воздерживаться от перешептываний, переглядываний, а также жестов, которые смогут быть неверно истолкованы другими участниками. Такое поведение отдельных участников «мозгового штурма» может трактоваться как оценочное (осуществляемое с «Р-позиции»), что негативно влияет на творческий процесс и снижает его эффективность. В такой ситуации ведущий может обратиться с вопросом к участникам, которые перешептываются, переглядываются между собой, о чем они ведут речь, и напомнить, что все идеи ценны и высказываются вслух. ПОДВОДИМ ИТОГ. Второй этап – анализ и оценка поступивших предложений