14. Жизненный цикл документа

Создание. Создается первоначально в голове автора (самый плохой архитектор отличается от самой хорошей пчелы тем, что он сначала выстраивает сооружение в голове, затем переносит его на бумагу и лишь потом начинает его строить). Документ создается: идея, черновик, редактирование, беловик, издание, тиражирование. После издания документа возникает задача довести его до пользователя. 2. Распространение. Предполагает наличие каналов распространения. Это зависит от характера документа, например, канал распространения - почта. На каждый вид документа имеются свои каналы распространения и, в целом, в стране существует целая система распространения документов. С точки зрения получателя документа, документ должен быть собран. 3. Сбор. Включает в себя: заказ, оплата, контроль выполнения заказа, приемка документа. В зависимости от вида документа, от характера взаимоотношений получателя и отправителя некоторые этапы могут отсутствовать либо видоизменяться. Принятый документ подлежит обработке. 4. Обработка. Включает в себя оснащение документа необходимыми реквизитами, учет. Обработка нужна, чтобы точно определить, когда документ поступил, кому направлен, срок исполнения, получен ли ответ и когда. Зачастую обработка включает в себя дублирование входящих и исходящих документов. Обработанные документы подлежат размещению и хранению. 5, Размещение. Подчиняется своим правилам документационной системы. Документы хранятся в течение того времени, пока они представляют реальный или потенциальный интерес для пользователей или для сотрудников фирмы. Поэтому для каждого вида документа определены сроки хранения.

6. Доставка. Доставка документа пользователю может осуществляться, как своими каналами, так и каналами по которым он распространяется. Способы доставки документа внутри фирмы: рассыльные, транспортные средства (пневмопочта), внутрифирменные системы электронной связи. Документ составляется для того, чтобы он мог быть использован.

7.Использование. Использование документа есть творческий процесс, который осуществляется адресатом. В процессе использования воспринимается информация.

8.Преобразование. Преобразование документа в новый документ, например, написание реферата.

9. Утилизация. Когда необходимость в документе отпадает, он утилизируется. Преобразование документа приводит к появлению нового документа, то есть весь этот цикл повторяется. Существуют под каждый из этих десяти процессов и множества этапов собственные документальные институты общества. Причем их количество гораздо больше, чем перечисленные здесь. Например, документ создают издательства, редакции периодических изданий, причем только редактированием документа занимаются редакторы разного профиля (научный редактор, литературный, технический, художественный, главный), корректоры, реклама, библиографирование - чтобы документ попал в государственную статистику печати. Цензура - документально-коммуникационный институт.