5. Способ документирования

Определяют те или иные способы фиксирования информации, или способы документирования на материальном носителе, или вещество записи. Рукописный, машинописный, электромеханический, электрографический, электронный способы документирования. При этом каждый из этих способов, в свою очередь, разделяется на свои виды и разновидности. Например, печатный способ: тиснение. Понятия: оттиск, краскооттиск. Документ можно производить высеканием и тогда вещество записи будет отсутствовать. Во многих других случаях вещество носителя и вещество записи могут совпадать, а могут и нет. Помимо вышеописанных способов применяются химические способы (фотодокументирование), термические, диазографические. Перфорирование (пробивание отверстий в определенных местах носителя). Рельефно-точечный способ - на носителе выдавливаются символы и информация считывается органом осязания. Электромагнитный способ документирования состоит в разной степени намагниченности участков материального носителя. Один из самых сложных способов документирования - электронный. Основным средством записи является ПК. Специалист документолог должен иметь представление о многообразии документированной информации, это ему позволит ориентироваться в материальных носителях.

6. Материальная конструкция документа

Документ всегда имеет конструктивную форму. Материальная конструкция - исторически сложившаяся форма документа, которая характеризуется суммой издательских и полиграфических признаков, не зависящих от их содержания документа. Материальная конструкция - внешний вид документов. Основанием для выделения материальной конструкции служит место, занимаемое документом в пространстве. Документы можно разделить на: одномерные, двумерные (плоские), трехмерные. Одномерные документы - условные. Например, азбука Морзе, то есть распространяющийся в одном измерении. Лентные документы. Оправдывают себя во всех случаях, когда необходимо зафиксировать информацию во времени, поэтому они используются, когда нужно зафиксировать некий процесс, например, звук. Развитие плоских документов изначально имело ленту в основании. Если лента разрезается на равные части, которые подклеиваются одна к другой, то получается двумерный лист. Лист может быть различной длины и ширины (кинолента, диафильм). Лентные материалы широко применяются для машиновоспринимаемых документов. Наматываются на бабины, свиваются в рулон, например, свиток. В древнем делопроизводстве все документы, которые имеют отношение к одному делу подклеивались один за другим, превращавшись в свиток. Со временем были изобретены другие способы (в виде листов). Форма непрерывной ленты широко используется для принтеров, телетайпных машин. Конструктивная форма - лист, листовой материал. Форма стопа (деньги, карты). В виде стопы представлены практически все картотеки, перекидные календари. Форма листа используется очень широко. Первоначально известна в виде глиняных табличек, которые использовались в III тыс. до н.э. представляли собой прямоугольные глиняные пластинки, на которых писался текст сверху вниз, справа налево. Еще одна форма листового материала - карты. Создавались в глубочайшей древности. Использовались за VII тыс. до н.э. Сейчас в организационно-управленческой деятельности используется большое количество контейнеров для хранения материалов. Перфокарты - карты с перфорациями (отверстиями). Бывают: ручной сортировки; машинной сортировки. Визитные карточки. Отражают личность владельца, но не обязательно во всех аспектах. Визитные карточки могут быть разными у одного и того же лица. В ней пишут: предприятие, И.О.Ф., титулы, ранги, адрес... Размеры для мужчин: 60*100 мм Размеры для женщин: 50*90 мм Женская визитная карточка оформляется с большим изяществом, качеством.

Этикет. Текст визитной карточки печатается с двух сторон на двух языках. Делается на том языке, куда едет человек. Визитная карточка представляется при знакомстве. Если человек был, а компаньона не было, то оставляется визитка с загнутым верхним правым углом. Если визитная карточка направляется заочно, начальникам, то в нижнем левом углу ставится P.P. (рекомендация). Если с целью поздравления, то P.F., Новый год - N.A. Можно дать ответ в виде визитной карточки. Визитными карточками обмениваются на международных встречах с целью знакомства. Их можно вкладывать в сувениры, в цветы. Если визитная карточка получена по почте, то необходимо ответить в течение суток. Визитная карточка как вид документа послужила поводом к созданию визитных карточек не только личных, но и визитных карточек учреждений. Формат визитки послужил толчком к созданию документов другого рода: календарь, проездной, смарт-карта. Folders - сложенный лист плаката. Рекламные материалы, афиши, объявления известны более ста лет. Конструктивная форма документа - диптих. Если прикреплялась третья страница - триптих, а если много листов - полиптих. Блокнот - листы скреплены по верхней грани. Folio - формат листа А1. На одном печатном листе умещается 40.000 знаков. Один печатный лист равен авторскому листу. Фолиант - книга, сделанная из полномасштабных листов. Фолиация - это, когда документы состоят из отдельных листов, например, фолиация 40 листов. При этом фолиация пишется с одной стороны листа. Пагинация - информация пишется с двух сторон листа. 1/4 листа - тетрадь. Кодекс - несколько тетрадей скреплены вместе. В настоящее время это слово употребительно лишь к правовому документу. Буклет - в основании конструкции листа - лист складывается гармошкой (дословно с французского - маленькая книжка). Пейпербук - книга в мягкой обложке. По международному стандарту, издание объемом меньше 48 страниц - брошюра, независимо от формата. Издание больше 48 страниц, если основную часть составляет письменный текст - книга, иллюстрации - альбом. Еще одна конструктивная форма - гармоника. Когда лист складывается гармошкой. Исходной конструкцией для всех документов является строка или лента.

Диск. В виде диска могут издаваться документы и на бумажной основе, а также грампластинки, значки, этикетки, компакт-диски. Все конструктивные формы, которые когда-либо были изобретены продолжают свою жизнь и сегодня, потому что у каждой есть свои преимущества.