3. Документология как наука

До настоящего времени нет полной ясности среди ученых о том, как нужно называть общую науку о документе. МФД предложила называть эту науку "Документацией". В русском языке термин "Документация" имеет иной смысл, чем за границей. В русском языке - совокупность документов, например, учебная документация, технологическая, финансовая. У нас настойчиво ведутся поиски собирательного термина для всех наук, предметом которых является документ. Документ изучается библиографоведами, библиотековедами, книговедами, архивоведами, информатикой, филателией, филуменией, филокартией, фалеристикой, бонистикой, вексилологией, геральдикой. Каждая их этих сфер развивалась обособленно и не нуждалась в едином термине.

В связи с принятием законов, которые регулируют информационное право, потребовалось выработать общие подходы (термин) для всех этих наук. Академия наук еще в 60-е годы предложила называть эту науку "Документалистикой". При президиуме Академии наук создана постоянная комиссия по документалистике. Эта комиссия предложила концепцию документалистики, но понимали ее, как прикладную отрасль кибернетики и предметом ее считалась оптимизация управления документными системами всех типов, от изобразительного искусства до делопроизводства. Оптимизация - наилучшее решение в данных условиях. Документалистика сузила свою область до оптимизации управления. Она стала больше заниматься только одним аспектом документа - информационной составляющей. Это и есть главные недостатки.

Есть термин "документоведение". Им пользуются несколько отраслей, связанных с документами: архивная, патентная, библиотечная, библиографоведения и другие. Каждая их этих сфер вкладывает свое собственное понимание в документ, то есть понимает его ограничено. В итоге образовалось несколько документоведений. Поэтому возникла необходимость создания четкого понятия "документ" и появления науки, охватывающей все виды документов. Предметом документологии являются все виды документов и все проблемы, связанные с их жизненным циклом. В цикл входит: создание, тиражирование, реклама документа, распространение, защита, приобретение, обработка, переработка (составление документа на базе имеющегося), организация хранения, использование документа. Документология включает в себя исследования закономерности формирования и управления документами, исследование вопросов истории документа, теории и технологии развития документов.

Дефиниция "документ".

Слово "документ" является основным понятием документологии и на протяжении, по крайней мере, 100 лет ученые стараются выработать строгую дефиницию этого понятия. Первоначально П.Отле предложил именовать документами все, что графическими знаками изображен какой-либо факт или идея. Документ - материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенную для ее передачи в пространстве и времени, используемый в общественной практике. В документе важна закрепленная (записанная) информация, используемая в общественной практике. По определению только то документ, что одновременно передается и в пространстве, и во времени. Документ - единство, состоящее из носителя данных, данных записанных на нем, значение, относящегося к данным (ЮНЕСКО). Значение придается человеком, например, Puma. Документ - стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной коммуникации в качестве завершенного сообщения. В этом определении есть наличие смысла, стабильная вещественная форма, предназначенность для использования, завершенность сообщения, стабильный вещественный носитель. Документ - информация, которая используется как единица в документационном процессе. Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации 1995 г. и ряд других законов дают следующую дефиницию: документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Федеральный закон об обязательном экзамене документов принят тоже в это время (1993 г.). Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной на нем способом, созданным человеком для передачи ее во времени и пространстве (ГОСТ). Общее для всех определений: Документ - материальный объект, информация и ее фиксация. Слово "документ" послужило прилагательным к ряду других терминов, которые широко используются в нашей науке и таких терминов к настоящему времени набирается довольно много, около 10, и единообразного их понимания еще не выработано. Широко используются термины: документальный, документный, документированный, документационный, документарный, документовый, документографический. Они выражают разные аспекты работы с документами. Документовый - предназначенный для изготовления материальной основы документа (документовая бумага, чернила). Документный - состоящий из документов (документный ресурс, фонд). Документальный - основанный на документах, включает документы в свой состав (документальный фильм). Документальные системы - чья деятельность основана на документах. Система, составной частью которой являются документы. Поскольку все социальные процессы оснащены документам, поскольку все социальные системы являются в той или иной мере документальными. Документальные системы делятся: специальные; неспециальные. Специальные документальные системы - имеют своей целью работу с документами.

Неспециальные документальные системы - работают посредством документов. Документированный - документировать, процесс фиксирования информации путем записи знаками на материальной основе. Способы документирования, средства, инструмент, субъект, например, фотографирование, пленка, фотоаппарат. Документированная информация = документ.

Документарный - документ с реквизитами, обеспечивающими юридический статус документа, например, документарные ценные бумаги (Гражданский кодекс РФ). Бездокументарные ценные бумаги - документы, передающиеся по электронным каналам. Документографический - описывающий документы. В связи с этими определениями существуют разные профессии. Документолог - работает с любым документом. Документовед - более узкая специализация. Документалист - создает документальные фильмы, произведения. Документатор - программа ПК, которая преобразует совокупность данных в самостоятельную совокупность.

САПР - система автоматического проектирования. Преобразует исходные сведения в новые, путем создания нового документа. Документ служит для образования новых понятий, значений и в этом проявляется развитие документологии (применительно и к слову "документ").