31.10.2015 Г. Подпись фио

Если у лица с которым согласовывают документ имеется замечания, то ставиться запись: «с содержанием приказа не согласен. Пояснения прилагаются». Должность, дата, подпись, ФИО.

11. Нумерация листов в документах начинается с второго листа до последнего. Номер проставляется в правом верхнем или нижнем углу. Точка не ставится.

12. Выполненные документы имеют реквизит «Отметка о выполнении документа и направление его в дело». Он включает:

– слова «в дело»;

– № дела, куда подшивается документ;

– дата направления в дело;

– подпись главного бухгалтера.

Реквизит располагается в левой или центральной части нижнего поля первого листа документа.

Бухгалтерия составляет и оформляет следующие организационно-распорядительные документы:

– акты;

– докладные записки на имя руководителя;

– инструкции по учету ТМЦ, ДС и др.;

– пояснительные записки;

– служебные и сопроводительные письма;

– протоколы и д.р.

Акты чаще всего составляют на типовых бланках, но иногда используются формы, разработанные бухгалтерией. Бухгалтерия принимает участие в составлении актов, которые относятся к первичным документам (например, акт о ликвидации ОС, МБП, акт приемки-передачи ТМЦ и т.д.).

Докладная записка информирует руководителя о выполненной работе или о ситуации, требующей срочного применения решения руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей:

– в первой показывается цель представления записки;

– во второй – предложение автора записки по данному вопросу.

Записки бывают инициативные и информационные.

Пояснительную записку составляют для объяснения ситуации, о деятельности предприятия.

Служебное письмо составляется с соблюдением требований, предъявляемых к служебной корреспонденции. Текст письма состоит из двух частей:

– в первой аргументируется потребность в написании письма;

– во второй, выдвигают предложение или просьбу. Письмо оформляют на фирменном бланке (Например, бухгалтерия составляет служебные письма по вопросам финансовых соглашений, расчетов с бюджетом и др.).

Сопроводительное письмо сообщает адресату факт отправки приложенных к нему документов (при отправке отчетов, пересылке исполнительных листов, обязательств и д.р.).

Сопроводительные письма составляются на фирменных бланках и начинаются словами:

– «Представляем»;

– «Направляем»;

– «Посылаем» и т.д.

В данном письме перечисляют документы, которые предоставляются. Пись-мо заканчивается словами: Например:

«Приложение: финансовая отчетность за 2015 г.».

3. Текущее хранение документов.

Заключительным этапом документооборота является формирование бухгалтерских документов и отчетности в специальные папки – дела – для дальнейшего их текущего и долговременного хранения. Документы должны храниться в архиве. В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и отчетности в Украине» ответственность за хранение обработанных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности несет собственник или руководитель предприятия, а в соответствии с п. 6.7 Положения № 88 «хранение первичных документов, регистров учета и отчетности, которые являлись основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформления и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия».

В момент заведения дел и до момента их передачи в архив, дела хранятся по месту их оформления, в связи с этим необходимо различать текущий и постоянный архив учетных документов на предприятии.

Архив – это помещение, в котором, в специально предусмотренных шкафах, сейфах, хранятся документы, и исключается возможность их порчи или потери.

Текущий архив создается в бухгалтерии для хранения документов за текущий год или месяц, на основании которых составляется отчетность, и те, к которым работники бухгалтерии часто обращаются. В соответствии с правилами архивной работы, документы прошлого года хранятся в бухгалтерии на протяжении следующего года, после чего сдаются в постоянный архив. Текущий архив организуется на предприятии главным бухгалтером. Обязанность хранить и выдавать документы из текущего архива возлагаются на конкретного работника бухгалтерии приказом руководителя. Текущий архив основан на четкой классификации документов в системном формировании их в дела. Выделяют следующие способы систематизации обработанных документов в делах:

– предметный (по операциям и вопросам);

– корреспондентский (по организациям и лицеям);

– хронологический (по порядку номеров ж/о, мемориальных статей).

Текущий архив предприятия можно хранить в папках (скоросшивателях) или связанных пачках на стеллажах, полках, шкафах, или ящиках столов в помещении бухгалтерии, если в нерабочее время оно надежно закрывается.

Конечным этапом работы с документами в текущем архиве является обработка дел для дальнейшего их хранения в постоянном архиве.

4. Принцип формирования дел бухгалтерского архива.

1. Первичные документы, как правило, хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.

2. Каждая партия первичных документов за текущий месяц, которые относятся к конкретному бухгалтерскому регистру, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номер документов (с номера по номер включительно), количество листов.

3. Кассовые документы, авансовые отчеты, выписка банка с приложениями, др. документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и в конце месяца переплетены.

4. Каждое дело должно иметь отдельную папку, номер (код), название, которое должно быть коротким и точным, при его составлении необходимо учитывать срок хранения. Код и название дела, должны соответствовать номенклатуре дел.

Дело не должно иметь более 250 листов и быть толще 2,5 см. Если на протяжении года в деле накапливается много документов, то их формируют в нескольких томах.

В дела подшивают только оригиналы документов, а в случае их отсутствия – заверенные копии.

Перед передачей в постоянный архив, первичные документы, которые относятся к конкретному учетному регистру, комплектуют в хронологическом порядке и сопровождают справкой в архив.

В справке указывают: наименование учетного регистра; период, к которому относятся укомплектованные документы; перечень укомплек-тованных документов; дата комплектации и передачи документов в архив; подпись ответственного лица.