Тема 5: «Деловодство бухгалтерии и организация архива» (2ч.)

Вопросы:

1. Понятие и организация деловодства в бухгалтерии.

2. Порядок составления организационно-распорядительных документов.

3. Текущее хранение документов.

4. Принцип оформления дел бухгалтерского архива.

5. Постоянное хранение документов.

6. Организация изъятия документов.

7. Утилизация документов.

8. Хранение электронных документов

1. Понятие и организация деловодства в бухгалтерии.

Организация работы с документами – это важная часть процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления.

Деловодство – это совокупность работ связанных с ведением корреспонденции; приемом и отправкой документов; регистрацией, контролем за выполнением; хранением обработанных документов в текущем архиве.

Базовым моментом в системе деловодства является номенклатура и форма документов. Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел с определением сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Различают три вида номенклатуры дел:

– типовая – общепринятая;

– приблизительная – близкая типовой;

– индивидуальная.

Номенклатуру дел на предприятии разрабатывает должностное лицо ответственное за деловодство (секретарь-референт, канцелярия, главный бухгалтер) с привлечением работников архива (архивариусов).

На большинстве предприятий формирование дел осуществляется по видам документов. Например, акты, приказы, контракты и т.д. Сформированная номенклатура утверждается руководителем предприятия. Всем отделам на предприятии и делам в номенклатуре присваивают индекс, который состоит из индекса структурного подразделения предприятия (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела подразделения. Например, юридический отдел может иметь индекс «01», индекс дела договоров – «01-01», а индекс первого договора – «01-01-001» и т.д.

В конце года в номенклатуре дел осуществляют итоговую запись о количестве и категории дел, фактически заведенных за год. Номенклатуру дел составляют в 3-х экземплярах, на каждом из которых проставляют гриф согласования с Экспертной комиссией и руководителем архива предприятия. 1 экземпляр остается в отделе, который ее составил, 2 – передается в архив, 3 – используется для формирования дел и поиска документов.

Бухгалтерия осуществляет деловодство и формирование дел в соответствии с принятыми нормативными документами. Номенклатуру дел бухгалтерии составляет главный бухгалтер и согласовывает её с централизованной номенклатурой дел на предприятии.

В номенклатуре дел указывают: индекс дел, который содержит номер структурного подразделения и порядковый номер дела; наименование дел; количество томов (дел); срок хранения; даты начала дела, передачи их в архив, лица, ответственные за формирование дел.

Распределение дел в номенклатуре может быть следующим:

1. Организационно-распорядительная документация вышестоящей организации (приказы, распоряжения).

2. Внутренняя организационно-распорядительная документация

3. Плановая и отчетная документация.

4. Учетные регистры.

5. Первичная документация.

6. Переписка.

После завершения календарного года номенклатуру дел закрывают на срок хранения до 10 лет.