2. Организация ведения и учета операций с денежными средствами на ооо «пкф Мнев и к»
Для ведения кассовых операций ООО «ПКФ Мнев и К» устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций. Издается распорядительный документ (приказ) об установленном лимите остатка наличных денег.
Расчет лимита выполняется по формуле:
L = V/P * Nc,
где L - лимит остатка наличных денег в рублях;
V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
Р - расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;
Nc-период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.
Так, за октябрь 2016 г. выручка компании составила 553784 рублей. Для расчета лимита главный бухгалтер решил использовать показатели этого месяца.
553784 руб. : 31 раб.дн. × 7 раб.дн. = 125048 руб.
При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги компания учитывает объем выдач наличных денег за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы и других выплат работникам.
Лимит остатка наличных денег в этом случае рассчитывается по формуле:
L=R/P*Nn,
Где L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;
Р - расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дня);
Nn-период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы и других выплат работникам, в рабочих днях.
Так, в кассу в течение первого полугодия 2016 г. не поступала наличная денежная выручка. Компания регулярно производила расходы на хозяйственные нужды. Для этого кассир по чековой книжке снимала с расчетного счета денежные средства. За февраль 2016 г. такие расходы составили 120 000 рублей. Для установления лимита остатка кассы главный бухгалтер использовала показатель февраля 2016 г. Лимит остатка кассы для компании был равен:
120 000 руб. : 28 раб. дн. × 7 раб. дн. = 30000 руб.
Анализируемая компания хранит на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег. Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, выплат, включенных в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций.
Работу с кассой осуществляет кассовый работник, определенный руководством предприятия из числа своих работников, с возложением на него соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. На предприятии имеется несколько касс и кассиров, поэтому один из кассиров выполняет функции старшего кассира.
При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) применяется контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр.
Схема автоматизации учета кассовых операций на предприятии представлена на рисунке 1.
Массивы справочной информации
Ввод данных в поля экранных форм первичных кассовых документов
Сохранение документов и формирование записей о совершенных хозяйственных операциях в базе данных
Печать приходных и расходных кассовых ордеров и других документов
Формирование кассовой книги
Печать отчетов кассира и вкладных листов кассовой книги
Формирование и печать учетных регистров по регламенту и запросам пользователей
Формирование статей бухгалтерской отчетности
Рис. 1 - Схема автоматизации учета кассовых операций
ООО «ПКФ Мнев и К» обязано обеспечивать порядок ведения кассовых операций. В том числе:
внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег);
недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег;
хранение на банковских счетах в банках свободных денежных средств.
Наличные деньги поступают в кассу организации: с банковских счетов организации, от покупателей (выручка от продаж), от продажи имущества, от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм), в оплату за денежные документы, от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба), от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.
Денежные документы на предприятии ООО «ПКФ Мнев и К» учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.
Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).
Расчеты с контрагентами в рублях на предприятии ООО «ПКФ Мнев и К» производятся в безналичном порядке через расчетный счет. Количество расчетных счетов не ограничено: их можно открывать сколько угодно и в любом количестве банков.
Основная часть расчетов организации ООО «ПКФ Мнев и К» осуществляется безналичным путем – перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником при осуществлении этих расчетов является банк.
У организации ООО «ПКФ Мнев и К» открыт в банке ОАО «Уралсиб» расчетный счет (№4070281050000034522) для хранения денежных средств и операций по расчетам.
На расчетном счете ООО «ПКФ Мнев и К» сосредоточены свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.
С расчетного счета производятся почти все платежи организации ООО «ПКФ Мнев и К»: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк). Для того чтобы банк принял, выдал или осуществил операцию с безналичными денежными средствами, бухгалтер представляет в банк специально оформленные документы, подписанные руководителем и главным бухгалтером предприятия, т.е. лицами, чьи образцы подписей представлены в банк.
В ООО «ПКФ Мнев и К» используется двусторонняя компьютерная-модемная связь «Банк-Клиент», которая имеет возможность отослать платежное поручение и принять выписки из банка в течении нескольких минут. Благодаря этой системе бухгалтеру не нужно каждый раз предоставлять в банк платежные документы, что позволяет обеспечить экономию рабочего времени бухгалтера. В свою очередь денежные средства указанные в платежном поручении в тот же день будут списаны со счета клиента и в течение 1–2 дней дойдут до контрагента.
ООО «ПКФ Мнев и К» периодически получает от банка выписку со штампом банка. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей.
Выписки обрабатываются по мере поступления в бухгалтерию организации в хронологическом порядке. На основании банковских выписок делаются записи на счетах бухгалтерского учета. В выписке указывается:
Наименование клиента.
Наименование банка.
Номер счета.
Дата, за которую предоставляется выписка.
Состояние счета на начало этого дня.
Поступление средств на счет с указанием суммы и документа, на основании которого производиться поступление.
Выбытие средств со счета с указанием суммы и документа, на основании которого производиться выбытие.
Состояние счета на конец дня.
Подпись операциониста банка.
Если в кассе ООО «ПКФ Мнев и К» не хватает денежных средств на выплату заработной платы или выплаты командировочных расходов, то предприятие получает наличные деньги из банка через кассира по денежному чеку, выписанному на его имя. При сдаче денежных средств в банк кассир ООО «ПКФ Мнев и К», сдающий деньги, заполняет «Объявление на взнос наличными». Бланк «Объявления» он получает у оператора банка. Бланк «Объявления» состоит их трех частей. Верхняя часть остается в банке, средняя часть (квитанция) передается кассиру. Нижняя часть объявления (ордер) тоже возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской выпиской. На каждой из трех частей проставляются: дата, от кого приняты деньги, банк получателя и получатель, назначение взноса. В правом верхнем углу первой и второй частей находится номер расчетного счета ООО «ПКФ Мнев и К» и сумма цифрами.
Основными источниками поступления денежных средств на расчетный счет ООО «ПКФ Мнев и К» являются:
– сданная выручка с кассы;
– поступление платежей от покупателей и заказчиков;
– поступление кредитов и займов.
Банк может списать деньги с расчетного счета ООО «ПКФ Мнев и К» только по поручению организации.
В бесспорном порядке списываются требования кредиторов по решению суда, требования налоговой инспекции в части налоговых недоимок и пеней, начисленных по результатам проверки.
Инвентаризация кассы ООО «ПКФ Мнев и К» проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» и Порядком ведения кассовых операций.
Цель инвентаризации кассы ООО «ПКФ Мнев и К» - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствия остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.
Проведение инвентаризации кассы обязательно в случаях:
при смене кассира;
при выявлении недостач и хищений;
перед составлением годовой отчетности.
В остальных случаях сроки проведения инвентаризации кассы устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии).
Инвентаризация кассы ООО «ПКФ Мнев и К» начинается с проверки соответствия учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе.
Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО «ПКФ Мнев и К» определяет руководитель организации. повтор Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.
При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.
Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:
– правильности оформления первичных расходных документов – наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах.