Прием и первичная обработка документов

Операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших - секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»

Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Ниже приводятся примерные формы журналов регистрации.

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Индекс (№) документа	Дата	Адресат	Краткое содержание	Исполнитель	Примечание
56/0/	26.02.2014		О поставках продукции	Калинин

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Индекс (№) документа	Дата поступления	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направляется документ	Отметка об исполнении
46/01	26.05.2014	ОАО «Маяк»	О взаиморасчете	Гл. бух. Ивановой

Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме – секретарь.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.