Краткие теоретические сведения

Основные понятия дисциплины

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, направленная на организацию документирования в организации и управления технологическим циклом движения документов.

Управление, как процесс, состоит из подготовки и принятия правильных и своевременных решений, проверки их исполнения. Поэтому термин ДОУ подчеркивает информационно-составляющую в современной организации делопроизводства.

Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Главной задачей современного делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы организаций и предприятий любой формы собственности и любой сферы деятельности. Деятельность каждой организации осуществляется в соответствии с задачами, поставленными в Уставе

организации. В процессе осуществления этих задач создаются служебные документы, отражающие деятельность организации.

ДОУ состоит из документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми

документами, созданными данной организацией и полученными из других организаций:

− прием;

− распоряжения;

− регистрация;

− контроль исполнения;

− справочная работа;

− формирование дел;

− хранение и использование документации;

− движение документальной информации по инстанциям.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традициями.

Соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документа придает юридическую силу документу.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа.

Документ – зафиксированная на материальном носителе (бумаге, диске) информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит – элемент документа (дата, №, подпись, текст и т.д.),

расположенный в строго определенном месте согласно формуляру для каждого типа документа.

Формуляр – совокупность расположенных в установленной

последовательности реквизитов.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (ОРД) или административной документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, всего их 30, но и зоны и последовательность их размещения на документе (Приложение 1).

Формуляр образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Размеры полей документа:

Верхнее – не менее 20 мм;

Левое – не менее 20 мм;

Правое – не менее 10 мм;

Нижнее – не менее 20 мм.

Документы оформляются на бланках стандартных размеров:

− формат А4 (297x210 мм);

− формат А5 (148x210 мм).

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем

типографским или иным способом реквизитами, содержащими информацию. По

назначению выделяют три вида бланков:

− для писем;

− для конкретного вида документов (приказы, акты и т.д.);

− общий бланк.

Постоянную информацию – наименование организации, справочные данные

об организации, наименование вида документа – располагают двумя способами:

− вдоль верхнего поля (продольный вид бланка);

− в левом верхнем углу 73x73 мм (угловой вид бланка).

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлен следующий

состав реквизитов:

01 – Государственный герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа.

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа

14 – место составления или издания документа.

15 – адресат.

16 – гриф утверждения документа.

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту.

19 – это отметка о контроле за исполнением документа.

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения.

22 – подпись руководителя.

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа.

25 – оттиск печати.

26 – отметка о заверении копии.

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа.

Эти реквизиты могут быть взаимоисключающими, например: 01 и 02,

01, 02 и 03, 09 и 10, 15 и 16. Часть реквизитов зависит от вида документа, поэтому на каждом конкретном документе их будет гораздо меньше. Ниже приведена классификация реквизитов по признакам постоянства и обязательности на документе.

Таблица – Классификация реквизитов

Тип реквизита	Наименование реквизита
Обязательные	Наименование организации, дата, регистрационный номер, текст, подпись.
Постоянные	а) не меняются вообще: наименование вида документа; б) не меняются длительное время: наименование организации, справочные данные организации
Меняющиеся	Дата, текст, заголовок к тексту

Схема расположения реквизитов на угловом и продольном бланках

осуществляется согласно требованиям ГОСТ6.30-2003 (смотри приложение)

Таблица – Условные части любого документа

Часть любого документа	Характеристика части, главное назначение	Номера реквизитов по ГОСТ 6.30-2003
Заголовочная	Сведения об организации и первичные сведения о самом документе	01-17
Содержательная	Главная часть, раскрывающая смысл и назначение	18-21
Оформляющая	а) совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений; б) вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документами	22-25 26-30

Любой документ, кроме письма, имеет следующую схему построения:

1. Реквизиты заголовочной части документа

− наименование организации;

− наименование вида документа;

− дата и регистрационный номер документа.

2. Реквизиты содержательной части документа

− заголовок к тексту (кроме формата А5)

− текст

3. Реквизиты оформляющей части документа:

− подпись

− визы согласования документа

− отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит 30

Электронная подпись — это атрибут документа в электронном виде, полученный за счет преобразования данных при использовании закрытого ключа. Он позволяет отследить любое изменение информации после создания подписи, а также гарантированно установить ее авторство.

ЭП предназначена для того, чтобы установить лицо, которое заверяет документ. В ряде случаев, определенных законодательством РФ, она является юридическим аналогом подписи от руки.

Пример оформления реквизитов любого документа, кроме письма

Наименование реквизита по ГОСТ Р 6.30-2003	Пример оформления	Примечание
Наименование организации	Издательский дом «МЕДИА	Должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах
Наименование вида документа	ПРИКАЗ	Должно соответствовать видам документов, предусмотренных по ОКУД
Дата и регистрационный номер документа	06.05.2014 №7	Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Год оформляется четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный номер – порядковый номер с начала года. Для придания документу юридической силы дата и номер прописываются от руки в момент подписания, утверждения документа
Заголовок к тексту (кроме формата А5)	О создании аттестационной комиссии	Отвечает на вопросы: О чем? (о ком?) – приказы, положения; Чего? (кого?) – протоколы, должностные инструкции
Текст	Оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, в виде соединения этих структур	Составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ
Подпись	Директор личная подпись Р.Л. Фет	Если документ оформлен не на бланке, то пишется полное наименование должности: Директор завода «Луч»
Гриф и визы согласования	а) внешнее: СОГЛАСОВАНО: Ректор финансовой академии л.п. Л.Р. Фет б) внутреннее: Замечания прилагаются Юрисконсульт л.п. Р.А. Блок	Внешнее согласование достигается оформлением реквизита «Гриф согласования документа», внутреннее – оформление реквизита «Визы согласования». Если согласование оформляют документом, то оно выглядит следующим образом: СОГЛАСОВАНО: Протокол общего собрания завода от 05.10.2014
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Издан приказ От 05.10.2014 №36-л В дело 06/07 Подпись 10.10.2014	Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения

Служебное письмо в силу особенностей его справочно-информационных

функций имеет следующую схему построения:

1. Реквизиты заголовочной части письма:

− наименование организации – автора;

− справочные данные об организации;

− дата и регистрационный номер документа;

− ссылка на регистрационный номер и дату входящего (инициативного) документа (в письме-ответе)

− адресат.

2. Реквизиты содержательной части письма:

− заголовок к тексту (кроме формата А5)

− текст

− отметка о наличии приложения (в сопроводительном письме)

3. Реквизиты оформляющей части письма

− подпись

− отметка об исполнителе

Пример оформления реквизитов служебного письма

Наименование реквизита по ГОСТ Р 6.30-2003	Пример оформления	Примечание
Справочные данные об организации	Мира ул. д.5, Екатеринбург,480354 Тел. (343) 219-04-03	Включают в себя почтовый адрес, набранный по новым почтовым требованиям, № телефона и другие сведения по усмотрению организации (номер факса, расчетный счет и т.д.)
Дата и регистрационный номер документа	05.11.2010 №11-03/132	Для исходящих документов номер состоит из 3 частей: 11 – порядковый номер подразделения; 03 – номер дела по номенклатуре дел; 132 – порядковый номер исходящего письма в течение календарного года
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	На №2-5/86 от 05.10.2010	Проставляют только на ответных исходящих письмах
Адресат	Директору завода «Медь» О.Н. Петрову Профсоюзная ул., д.5 г. Пермь, 413400	Документ не должен содержать более 4 адресатов, слово копия перед 2,3,4 адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляется список рассылки
Заголовок к тексту	Об участии в конкурсе	На документах формата А5 и допускается не ставить. Отвечает на вопрос о чем?
Текст	Ознакомившись с программой работы конкурса «Лучший специалист», направляем Вам заявку на участие в конкурсе. Просим включить нашу организацию в число участников конкурса	Текст строится по схеме: - введение – объясняются причины составления письма; - основная часть – излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения; - заключение – фиксируются основная цель письма. Текст излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем); - от первого лица единственного числа (считаю необходимым)
Отметка о наличии приложения	Приложение: на 1л. в 1экз.	Если приложение не названо в письме, то указывают его наименование
Отметка об исполнителе	В.А. Петров 243-11-12	Для оперативной связи со специалистом, владеющим информацией по вопросу, затронутому в письме.

Виды и оформление организационно-распорядительной документации

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.

 Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

К распорядительной документации относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

К информационно-справочным документам относятся: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма, телефонограмма.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Любой документ готовится в следующей последовательности:

1. Оформление заголовочной части

2. Работа над содержательной частью

3. Оформление документа – придание ему юридической силы.

Организацию работы с документами можно представить в виде следующей схемы:

Система управленческих действий при оформлении организационно-распорядительной документации

1. Подготовка управленческих документов

2. Технология работы с документами

3. Систематизация документов в течение календарного года

4. Организация архивного хранения

Типовые управленческие действия при оформлении ОРД

1. Согласование

2. Подписание

3. Утверждение

4. Доведение сведений, содержащихся в документе, под расписку работникам

Основные принципы организации документооборота на предприятии

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборот является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Различают три главных потока документации:

документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние); документы, которые отправляются в другие организации (исходящие); документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

передачу на исполнение;

предварительное рассмотрение;

первичную обработку;

рассмотрение руководством;

регистрацию.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

Пример создания и согласования внутренних документов

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Преимущества электронного документооборота:

Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян.

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.

Повышение безопасности информации и документов, снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку.

Пример электронного документооборота