10.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами

и расчетов с персоналом по прочим операциям

Подотчетные лица – работники организации, которым выданы денежные средства в подотчет на определенные цели.

Проверка расчетов с подотчетными лицами осуществляется, как правило, сплошным способом и проводится с целью установления реальности и обоснованности выдачи денежных средств должностным лицам организации под отчет и расходования ими денежных средств на хозяйственные нужды и командировочные расходы.

Задачами проверки являются:

• соблюдение правил выдачи подотчетных сумм;

• своевременность представления авансовых отчетов и отчетов о командировках;

• целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

• правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;

• порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

• своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

Источниками информации в ходе проверки являются;

• бухгалтерская отчетность; бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках;

• статистическая отчетность: отчет о состоянии расчетов (форма Ne 12-ф (расчеты));

• регистры бухгалтерского учета: Главная книга, журнал-ордер № 7; учетные регистры по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и счету 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

• документы: задание на командировку, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами, отчеты по командировкам. расходные кассовые ордера, отчеты кассира.

Контролер должен знать, что не разрешается выдача под отчет денежных средств ли­цам, не работающим в данной организации, а также штат­ным работникам, имеющим задолженность по подотчетным суммам, полученным ранее. Необходимо проверить наличие приказа руководителя организации, которым определен круг лиц, имеющих право на получение под отчет денежных средств на операционные и хозяйственные расходы, а в каж­дом конкретном случае — приказа на выдачу авансов на ко­мандировочные расходы.

Устанавливая наличие задолженности у подотчетного лица по ранее выданным в подотчет суммам, проверяющий исследует записи в регистре аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в котором указывается задолженность за подотчетным лицом по состоянию на первое число каждого месяца, если им не представлен авансовый отчет или представлен, но не на всю полученную в подотчет сумму денежных средств. В регистре кроме суммы аванса указывается дата ее возникновения, которая должна быть подтверждена расходным кассовым ордером и записью в кассовой книге или выпиской из банка с приложением платежных документов. Авансовые отчеты проверяются с точки зрения правильности оформления, арифметических подсчетов, законности и целесообразности расходования каждой суммы, возможности искажения полученного под отчет размера аванса.

Хозяйственные расходы

Законность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы прове­ряются сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение материальных ценностей, оплата работ и услуг) с записями в документах, подтверждающими фактическое поступление ценностей на склад или получение услуг. Документы, приложенные к авансовому отчету, сличаются с материалами складского учета (карточки учета, заборные карты, требования) для выявления возможных злоупотреблений в виде повторной оплаты ценностей в безна­личном порядке. Такие факты обнаруживаются благодаря составлению накопительных ведомостей и проведению встречных проверок по идентичным товарам(услугам) приобретаемым за наличный и безналичный расчет.

Если подотчетное лицо использовало полученные денежные средства для расчетов с физическими лицами за выполненные работы и оказанные услуги, то проверяющий обращает внимание на качество оформленных документов, основной из которых — акт выполненных работ (оказанных услуг). По дефектным ведомостям, сметно-финансовым расчетам устанавливается, предусматривалось ли выполнение работ и в каком объеме, по каким расценкам они оплачены, не могли ли эти работы быть выполнены ранее хозяйственным или подрядным способом и оплачены безналичным путем. Одновременно проверяется реальность указанных в платежных ведомостях адресов и номеров паспортов лиц, получив­ших денежные средства.

Командировочные расходы

В процессе контроля расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов.

Проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает:

— признание факта служебной командировки;

— проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

При проверке командировочных расходов прежде всего устанавливается наличие приказа о командировании работника и уточняются указанные в нем сроки и цели командировки. Затем подвергаются проверке оформление команди­ровочных удостоверений и их регистрация в специальном журнале. Особенно внимательно исследуются записи по ито­гам командировки: отметки о прибытии и убытии с позиций соблюдения сроков командировки, правильность заполнения авансового отчета, обоснованность применения норм суточных и оплаты проживания. Если организация принимала решение об оплате суточных сверх установленных норм, то необходимо установить, на какой счет отнесена разница.

Нужную информацию о реальности, достоверности и целевой эффективности командировочных расходов дает проверка наличия письменно сформулированных заданий по командировке, а также отчетов об их исполнении с резолюцией руководителя организации об утверждении. Следует помнить, что авансовый отчет представляется в течение трех дней по возвращении из командировки (исключая день прибытия) в случае получения средств подотчет из кассы и не позднее 15 дней в случае получения средств на банковскую карточку.

Следует помнить, что размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь:

за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов - суточные - 60000 рублей за каждый день командировки;

за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов - суточные при однодневных служебных командировках и командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, - 30000 рублей;

без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, - 20000 рублей в сутки.

Необходимо также проверить, как поставлен контроль со стороны бухгалтерии за своевременностью возврата неиспользованных подотчетных сумм. В этих целях исследуются данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Одновременно устанавливаются виновные лица, не принявшие должных мер к взысканию этих сумм.

На заключительном этапе проверки расчетов с подотчетными лицами изучается состояние бухгалтерского учета использования подотчетных сумм. Проверяющий обращает внимание на то, все ли авансовые отчеты подписаны бухгалтером и утверждены руководителем, вносятся ли бухгалте­ром необходимые исправления при отсутствии оправдатель­ных документов, выявлении арифметических ошибок или неправильно оформленных документов. Тщательной проверке подлежат правильность корреспонденции счетов, проставленная бухгалтером против каждой суммы расхода в авансо­вом отчете, точность переноса данных в учетные регистры.

Записи в учетном регистре по счету 71 проверяются по данным авансовых отчетов и кассовых документов. Суммы, выданные в подотчет и отраженные в регистре, сверяются по каждому подотчетному лицу с расходными кассовыми орде­рами, отчетами кассира, авансовыми отчетами, учетным регистром по счету 50. Операции по возвращенным и удержан­ным из подотчетных сумм средствам можно сопоставить с данными приходных кассовых ордеров, отчетами кассира, учетным регистром по счету 50, если денежные средства вне­сены в кассу, а если произведено удержание из заработной платы — то с данными расчетно-платежной ведомости. Расходы, относимые с кредита счета 71 в дебет счетов 26 «Общехозяйственные затраты», 25 «Общепроизводственные затраты», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию» и других сверяются с по­казателями учетных регистров по этим счетам в разрезе статей затрат.

Далее изучается правильность составления учетных записей на счетах

Нарушения, встречающиеся в практике учета расчетов с подотчетными лицами, делятся на две группы:

• допускаемые администрацией организации;

• возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

• отсутствие утвержденного списка лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на хозяйственно-операционные нужды;

• выдача денег в под отчет работникам, не предусмотренным в списке;

• выдача подотчетных сумм работникам, имеющим задолженность по ранее полученным авансам;

• скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов без всякой потребности;

• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица по невозвращенному в кассу остатку подотчетных сумм и др.

Ко второй группе нарушений относятся:

• несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращение остатка денег в кассу;

• передача денег другому подотчетному лицу;

• расходование аванса не по назначению;

• неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;

• предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

Расчеты с персоналом по прочим операциям включают расчеты по предоставленным займам и расчеты по возмещению материального ущерба. В процессе проверки изучаются:

• правомерность и надлежащее документальное офор­мление предоставления займов работникам организации;

• своевременность и полнота поступающих от работни­ка-заемщика платежей;

• • реальность оценки материального ущерба, причинен­ного работником организации в результате недостач и хище­ний денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также других видов ущерба;

• . правомерность определения лиц, виновных в причи­ненном материальном ущербе;

• своевременность и полнота возмещения материального ущерба виновными лицами;

• правильность ведения синтетического и аналитического учета расчетов с персоналом по прочим операциям и достоверность соответствующих показателей отчетности.

Проверка расчетов по предоставлению займов

В процессе проверки следует обратить внимание на обязательное наличие договоров займа, заключенных между организацией и работником. По договору займа одна сторона (за­имодавец) передает в собственность другой стороне (заемщи­ку) деньги или другие вещи, определенные родовыми при­знаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Если в договоре не указано иное, то неденежный заем предполагается беспроцентным, а денежный — процентным.

Заемщик обязан возвратить заимодавцу полученную сумму займа в срок и порядке, которые предусмотрены дого­вором займа. В случае отсутствия в договоре условия о разме­ре процентов их размер определяется ставкой рефинансиро­вания Национального банка Республики Беларусь на день уплаты заемщиком суммы долга или его соответствующей части.

Договором займа может быть предусмотрено его возвращение как в полном объеме, так и по частям (в рассрочку). Если в ходе проверки вскрыты случаи нарушения заемщи­ком срока, установленного для возврата очередной части зай­ма, то следует определить, выдвигал ли заимодавец требова­ние досрочного возврата всей оставшейся суммы займа вмес­те с причитающимися процентами (данное право закреплено в ч. II ст. 764 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Выдача денежного займа должна быть оформлена расходным кассовым ордером или платежным поручением, а передача займа в натуральной форме — соответствующей накладной.

Расчеты с работниками организации по предоставленным им займам должны отражаться на субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».

При учете операций по погашению неденежного займа могут возникать как положительные, так и отрицательные разницы между стоимостью имущества, переданного в заем, и стоимостью имущества, полученного при погашении этого займа. Подобные разницы должны быть учтены в составе внереализационных доходов или расходов в том отчетном периоде, в котором имущество подлежит оприходованию в бухгалтерском учете организации.

Следует знать, что суммы займов (в том числе беспро­центных), в денежной и натуральной формах предоставлен­ных физическим лицам, работающим в организациях по тру­довым договорам, не учитываются в составе затрат при ис­числении налога на прибыль.

Проверка расчетов по возмещению материального ущерба

Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей, установлена главой 37 ТК.

Работник может быть привлечен к материальной ответственности при одновременном наличии следующих условий (часть первая ст.400):

- ущерба, причиненного нанимателю при исполнении трудовых обязанностей;

- противоправности поведения (действия или бездействия) работника;

- прямой причинной связи между противоправным поведением работника и возникшим у нанимателя ущербом;

- вины работника в причинении ущерба.

При определении размера ущерба учитывается только реальный ущерб, упущенная выгода не учитывается, за исключением случая причинения ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (часть вторая ст.400).

Работники, как правило, несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по их вине нанимателю (часть первая ст.402).

Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы работника.

Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.

До издания распоряжения нанимателя об удержании из заработной платы от работника должно быть затребовано письменное объяснение.

Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством.

В остальных случаях возмещение ущерба производится в судебном порядке.

С руководителей организаций и их заместителей материальный ущерб взыскивается в судебном порядке по заявлению собственника или уполномоченного им органа либо прокурора.

Ущерб возмещается независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), которым причинен ущерб нанимателю (ст.408).

В процессе проверки расчетов по возмещению материального ущерба в первую очередь устанавливается обоснованность его размера. Затем изучается правильность его документального оформления, т.е. инспектируются соответствую­щие организационно-распорядительные и первичные доку­менты (инвентаризационные и сличительные ведомости, приказы (распоряжения) руководителя о списании недостачи на виновное лицо, решения судебных органов). После этого проверяющий определяет своевременность возмещения виновными лицами материального ущерба, одновременно проверяя наличие первичных документов, свидетельствующих об этом.

Завершается проверка расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба изучением правильности, полноты и своевременности внесения записей в регистры синтетического и аналитического учета. Суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, должны относиться в дебет счета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту субсчета 73-2 записи производятся в корреспонденции с дебетом счетов:

• учета денежных средств — на суммы внесенных платежей;

• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на суммы удержаний из сумм по оплате труда;

• 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» должен вестись по каждому работнику организации.