10.3. Проверка расчетов с покупателями и заказчиками

К покупателям относятся лица, осуществляющие приобретение готовой продукции и товаров, а к заказчикам - заказывающие работы и услуги.

Проверка операций с покупателями и заказчиками осуществляется по данным счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Такую проверку могут проводить специалисты органов государственного контроля (Комитет государственного контроля, Министерство по налогам и сборам, Национальный банк, Министерство финансов, Министерство эко­номики, Национальный статистический комитет), ведомственного контроля и аудиторы. Цель проверки - соблюдение законодательства при совершении операций по расчетам с покупателями и заказчиками. Задачами проверки являются:

• проверка наличия договоров с поставщиками и подрядчиками и соот­ветствие их оформления требованиям законодательства;

• проверка соблюдения выполнения условий договоров по срокам, ас­сортименту, количеству, качеству и суммам, инструментам и валютам пла­тежа и др.;

• оценка задолженностей по реальности ко взысканию и по срокам по­гашения;

• проверка организации претензионной работы и ее эффективности;

• анализ эффективности используемых инструментов расчета и валют платежа.

Источниками информации являются:

• бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках;

• статистическая отчетность: отчет о задолженности (форма № 12-ф (расчеты)),

• отчет об экспорте и импорте отдель­ных товаров (форма № 12-вэс (товары)), отчет об экспорте и импорте услуг (форма № 12-вэс (услуги));

• регистры бухгалтерского учета: Главная книга, журнал-ордер № И; ведомости № 16 и 16-а;

• документы: договоры и контракты, накладные и инвойсы, счета-фактуры, таможенные и статистические декларации, акты и рекламации, пла­тежные инструкции, сертификаты (происхождения, качества, гигиенические и т.п.), материалы инвентаризации, графики инвентаризации расчетов с по­купателями и заказчиками, учетная политика и др.

Проверка расчетов с покупателями и заказчиками проводится по дан­ным счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в разрезе субсче­тов по каждому покупателю и заказчику отдельно с целью установления не только реальности, но и своевременности отражения в бухгалтерском и налоговом учете соответствующих записей.

Проверяющему следует убедиться, что построение аналитического учета обеспечивает получение следующих данных:

• о покупателях и заказчиках, срок оплаты расчетных документов которых не наступил;

• покупателях и заказчиках, не оплативших в срок расчетные документы;

• авансах полученных;

• векселях, по которым срок поступления денежных средств не наступил;

• векселях, дисконтированных (учтенных) в банках;

• векселях, по которым денежные средства не поступили в срок.

• Важным моментом является определение наличия просроченной дебиторской задолженности и ее причин, а также выяснение мер, принимаемых ко взысканию.

По результатам сверки расчетов с дебиторами организация может дей­ствовать одним из следующих способов:

• послать дебитору напоминание об оплате;

• подать на дебитора в суд;

• списать задолженность за истечением срока давности (в случае если долг нереален к взысканию, необходимо компенсировать сумму долга за счет резерва по сомнительным долгам, или если резерв не создавался - списать как прочие текущие расходы).

Если в результате сверки расчетов выявлена дебиторская задолженность покупателя, то ему направляют напоминание об оплате. В на следует указать номер и дату договора поставки (с приложениям сумму задолженности (в том числе просроченной) в разрезе поставок, сроки и порядок оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе сумму начисленной неустойки). Такое напоминание целесообразно отсылать заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда можно быть уверенным, что дебитор письмо получит.

В ряде случаев партнеры какое-то время ведут телефонные переговоры по погашению задолженности. Если они не дают результат - выставляется претензия.

К учету расчетов с покупателями и заказчиками непосредственное отношение имеет субсчет 76-3 «Расчеты по претензиям», на котором отражаются штрафы, пени, неустой­ки, взыскиваемые за несоблюдение договорных обязательств. Необходимо заметить, что обязательное условие для отражения сумм финансовых санкций в бухгалтерском учете — их признание плательщиками или факт присуждения этих санкций судом (суммы предъявленных претензий, не признанных плательщиками, на учет не принимаются).

В процессе розыска дебитора может выясниться, что данная организация ликвидируется. Это значит, что для ее ликвидации органом, принявшим решение о ликвидации, должна быть создана ликвидационная комиссия Такая комиссия помещает в официальной печати по месту нахождения организации публикацию о ее ликвидации, порядке и сроке подачи кредитора­ми заявлений о претензиях. Следовательно, если выяснится, что дебитор ликвидируется, по взысканию дебиторской задолженности необходимо об­ращаться в ликвидационную комиссию.

Однако может выясниться, что дебитор уже ликвидирован. Доказатель­ством этого будет справка налоговых органов об исключении организации из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных пред­принимателей. В случае ликвидации организации требования кредиторов, не удовлетворенные из-за недостаточности имущества ликвидируемого юри­дического лица, считаются погашенными. В свою очередь, кредиторы вынуж­дены признать задолженность ликвидированной организации безнадежной.

Если в результате переписки с дебитором выяснится, что ом уклоняется от погашения своего долга, необходимо обратиться а судебные органы дал разрешения вопроса в судебном порядке. Решение судебных органов может быть положительным, т.е. с должника взыскивается долг, либо отрицатель­ным, т.е. судом будет отказано во взыскании.

При отрицательном решении суда будет указана причина отказа: про­пуск срока исковой давности, отсутствие достаточных доказательств по образовавшемуся долгу и т.п. В любом случае основанием для отражения закрытия задолженности в бухгалтерском учете будет решение суда.

Если письмо дебитору было вручено, но ответа от него не последовало, также следует обращаться в налоговую инспекцию, в которой дебитор со­стоял на налоговом учете, следственные органы и др.

Все эти аспекты тщательно проверяются и анализируются, что позволяет проверяющему сделать соответствующие выводы по результатам проверки.

Полученную информацию целесообразно сформировать в разработочной таблице, что позволит:

• сформировать информацию о своевременности отражения отгрузки, оформления первичных документов, отражения в бухгалтерском учете;

• осуществить анализ расчетов с дебиторами, одновременно определяя сроки непогашенной задолженности;

• сформировать вывод о целесообразности дальнейшего сотрудничества с конкретным покупателем на основе предыдущих отгрузок и своевремен­ности расчетов по ним.

В соответствии с Инструкцией №102 на конец отчетного года после проведения инвентаризации организации обязаны формировать резервы по сомнительным долгам.

Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность, возник­шая в результате реализации продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг, которая не погашена в срок, установленный договором или законодательством (если срок не установлен - в течение 12 месяцев с даты возникновения дебиторской задолженности), и не обеспечена соответствующими гарантиями. Резервы по сомнительным долгам создаются на конец отчетного периода. Периодичность создания резервов по сомнительным долгам закрепляется в учетной политике организации. Предусмотрены следующие способы создания резервов по сомнительным долгам:

• по каждому дебитору на основе анализа платежеспособности дебитора, возможности погашения им задолженности полностью или частично и других факторов:

• по группам дебиторской задолженности на основе ее распределения по срокам непогашения;

• по всей сумме дебиторской задолженности на основе показателя выручки от реализации продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг за отчетный период и коэффициента сомнительной задолженности.

Исходя из способа создания резервов, определенного и установленного учетной политикой методика контроля будет отлична.

Проверка осуществляется по данным счета 63 «Резервы по сомнитель­ным долгам».

Цель проверки - установить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности по формированию и использо­ванию резерва по сомнительным долгам и соответствии их требованиям законодательства Республики Беларусь.

Задачами проверки операций по формированию и использованию ре­зерва по сомнительным долгам являются:

• установить наличие оправдательных и первичных документов и про­верить их оформление в соответствии с требованиями действующих нор­мативных правовых актов;

• проверить записи на счетах бухгалтерского учета операций по форми­рованию и использованию резерва по сомнительным долгам;

• проанализировать законность формирования и использования резервов по сомнительным долгам с учетом требований учетной политики и норма­тивных правовых актов Республики Беларусь;

• проанализировать сальдо и обороты по счету 63 «Резервы по сомни­тельным долгам» и данных синтетического и аналитического учета;

• изучить периодичность и порядок проведения инвентаризаций резерва по сомнительным долгам, а также порядка отражения их результатов в учете и отчетности.

Источники информации:

• бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях н убытках, отчет о движении денежных средств, отчет о движении капитала,

• пояснительная записка;

• налоговая отчетность: декларация (расчет) по налогу на прибыль и налогу на добавленную стоимость;

• -статистическая отчетность: отчет о финансовых результатах (форма 12-ф (прибыль)) и отчет о задолженности (форма № 12-ф (расчеты));

• регистры бухгалтерского учета: Главная книга, журналы-ордера, ведо­мости, разработочные таблицы и др.;

• регистры налогового учета по налогу на прибыль;

• первичная документация: товарно-транспортные накладные, акты сверки расчетов и т.д.;

• другая: инвентаризационная опись, договоры поставок, купли-продажи, учетная политика и др.

В ходе проверки проверяются обоснованность применения способа опре­деления резервов по сомнительным долгам и методика его расчета, а также соответствие их учетной политике. Вначале проверяется наличие докумен­тов по инвентаризации дебиторской задолженности с покупателями и заказ­чиками, а затем - аспекты бухгалтерского учета. С этой целью анализируют­ся приказы о проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии, соблюдение сроков и порядка их проведения; полноты отражения инвентаризации дебиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета. Осуществляя проверку соответствия принятия решения о создании резерва по сомнительным долгам требованиям законодательства, устанавливается выполнение следующих условий:

• истек установленный договором срок погашения покупателем, заказ­чиком обязательств;

• обязательства не обеспечены гарантиями;

• проведен анализ возможности и вероятности погашения долга но каж­дому отдельному должнику (если был выбран вариант формирования по каждому дебитору на основе анализа платежеспособности дебитора, воз­можности погашения им задолженности полностью или частично и других факторов).

Устанавливается соответствие применяемой в организации методики фор­мирования резерва способу, закрепленному в учетной политике. Анализиру­ется соблюдение требований нормативных правовых актов Республики Бела­русь по списанию дебиторской задолженности, признанной организацией безнадежной к получению в части налогового учета. На основании получен­ной информации устанавливаются полнота отражения хозяйственных опе­раций по резерву по сомнительным долгам на счетах бухгалтерского учета; соответствие данных синтетического и аналитического учета и т.д.

В процессе проверки также определяется правильность корреспонденции счетов. На сумму создаваемых резервов железной дороги должны быть сделаны записи:

- дебет счета 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности"

субсчет первого порядка 12 "Прочие расходы по текущей деятельности"

субсчет второго порядка 30 "Суммы создаваемых резервов по сомнительным долгам"

кредит счета 63 "Резервы по сомнительным долгам".

Учетные записи по cписанию дебиторской задолженности, возникшей в результате реализации продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг и признанной организацией безнадежной к получению в году, следующем за отчетным на сумму ранее созданного резерва по сомнительным долгам:

- дебет счета 63 "Резервы по сомнительным долгам" и кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";

- дебет забалансового счета Z070 "Списанная безнадежная к получению дебиторская задолженность".

Учетная запись на сумму превышения списываемой дебиторской задолженности, признанной безнадежной к получению, над суммой ранее созданных резервов по сомнительным долгам:

- дебет счета 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности"

субсчет первого порядка 12 "Прочие расходы по текущей деятельности"

субсчет второго порядка 15 "Убытки от списания дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, а также невозможной (нереальной) для взыскания"

кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Учетная запись по присоединению неиспользованных резервов по сомнительным долгам к доходу отчетного периода:

- дебет счета 63 "Резервы по сомнительным долгам"

кредит счета 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности"

субсчет первого порядка 11 "Прочие доходы по текущей деятельности"

субсчет второго порядка 40 "Другие доходы по текущей деятельности".

При проверке достоверности отражения остатков дебиторской задолженности в бухгалтерском балансе следует учитывать, что при наличии у организации на конец квартала или года резервов по сомнительным долгам показатели статей бухгалтерского баланса, отражающих состояние дебиторской задолженности, приводятся с соответствующим уменьшением их балансовой стоимости на стоимость данных резервов.

Типичные ошибки и недостатки учета, выявляемые в процессе проверки расчетов с покупателями и заказчиками:

• отсутствие договоров на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг;

• замена подлинных документов копиями, не заверенными в установленном порядке;

• отсутствие доверенностей покупателей;

• ненадлежащее ведение учета (недостоверность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т.д.);

• ошибочные расчеты сумм НДС в товарно-транспортных и платежных документах;

• отражение на счетах бухгалтерского учета нереальной дебиторской и кредиторской задолженности;

• некорректная корреспонденция счетов бухгалтерского учета;

• счетные ошибки при отражении расчетов с покупателями и заказчиками (при измерении количества, веса, размеров и т.п.);

• регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы;

• наличие незаполненных обязательных реквизитов в документах;

• несвоевременное списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.