Основы работы в текстовом процессоре Microsoft Word

3. Основы работы в текстовом процессоре Microsoft Word

ЗАДАНИЕ

1. Изучить интерфейс программы Microsoft Word, убедиться, что на экране отображены панели инструментов «Стандартная» и «Форматирование»

Настроить следующие параметры шрифта: Times New Roman, 14 пунктов, масштаб 100%, без разрежения и уплотнения

Настроить следующие параметры абзаца: нулевые отступы слева и справа, отступ красной строки 1см, одинарный межстрочный интервал, выравнивание по ширине

Настроить следующие параметры страницы: левое поле 2,5см, верхнее, нижнее и правое – 2см

Сохранить внесенные изменения в шаблон, придумав для него осмысленное имя

Создать на базе сохраненного шаблона новый документ

Набрать предложенный преподавателем фрагмент текста, воспроизводя его особенности (выделения шрифтом, абзацы и т.д.). Использование нескольких пробелов подряд не допускается!

Сохранить созданный документ.

1. Интерфейс Microsoft Word

Интерфейс текстового процессора Microsoft Word 2010 (Рис. 3 .1) представляет собой стандартный оконно-ориентированный интерфейс с представлением инструментов в виде лент. Многооконная организация Microsoft Word позволяет одновременно работать с несколькими документами, каждый из которых расположен в своем окне.

Основу интерфейса составляют ленты инструментов. В Microsoft Word присутствуют следующие основные ленты (названия лент в дальнейшем будут выделяться полужирным шрифтом и подчеркиванием):

Главная лента содержит основные элементы для работы с текстом. Лента Вставка содержит команды для вставки в текст различных объектов. Лента Разметка страницы содержит команды, настраивающие параметры страниц документа, их нумерацию, размер бумаги и т.д.. Лента Ссылки служит для вставки в текст объектов, автоматизирующих работу с ним: сносок, оглавлений, списков иллюстраций и проч. Лента Рассылки содержит инструменты, автоматизирующие нанесение информации на почтовые конверты, картотечные бирки т.д., а также инструменты, позволяющие автоматически генерировать текст для конвертов или бирок путем слияния неизменных частей текста с изменяемыми строками из всевозможных адресных книг. Данные инструменты в пособии не рассматриваются, поэтому лента Рассылки на Рис. 3 .1 скрыта. Лента Рецензирование содержит инструменты, позволяющие вносить в документ правки одновременно несколькими людям. Вопросы рецензирования также не рассматриваются в пособии, однако лента была оставлена на экране, так как через нее осуществляется управление модулем проверки правописания. Наконец, лента Вид посвящена отображению различных элементов текста и интерфейса программы на экране.

Ленты, в свою очередь, разбиты на группы. В дальнейшем названия групп будут выделены курсивом и подчеркиванием. В группах расположены непосредственно кнопки. Если навести указатель мыши на кнопку, через секунду рядом появится всплывающая подсказка с кратким описанием функции кнопки.

Некоторые кнопки могут фиксироваться в нажатом положении. Чтобы «отжать» кнопку, нужно щелкнуть по ней еще раз или нажать другую кнопку из этой же группы кнопок.

Некоторые кнопки раскрываются в меню, содержащее либо несколько команд, либо галерею объектов, из которых пользователю предлагается выбрать подходящий. Признаком кнопки с меню является наличие в правой ее части значка . В некоторых случаях кнопка со значком является единым целым, в других – имеется возможность нажать как символ для открытия меню, так и саму кнопку для быстрой активации пункта, выбранного из меню последним. В дальнейшем в пособии пункты меню кнопок будут выледены подчеркиванием.

Рис. 3.1 Окно приложения Microsoft Word 1 – кнопка системного меню; 2 – панель быстрого доступа; 3 – меню «Файл»; 4 – заголовки лент инструментов; 5 – заголовок окна; 6 – кнопки инструментов на ленте; 7 – названия групп инструментов; 8 – кнопка открытия диалогового окна; 9 – стандартные кнопки управления окном; 10 – кнопка сворачивания ленты; 11 – кнопка вызова справки; 12 – кнопка маркера табуляции; 13 – вертикальная и горизонтальная линейки; 14 – рабочая область; 15 – непечатаемые символы; 16 – кнопка отображения линеек; 17 – область задач; 18 – вертикальная полоса прокрутки; 19 – панель управления просмотром;20 – строка состояния; 21 – горизонтальная полоса прокрутки; 22 – кнопки перехода

Поскольку ленты инструментов занимают достаточно много места на экране компьютера, их можно скрыть, нажав кнопку в правом верхнем углу окна. От лент останутся только их заголовки, а кнопка превратится в кнопку , разворачивающую ленты.

При нажатии на клавишу Alt около каждого из названий лент будет отображена буква. Нажатие на соответсвующую буквенную клавишу развернет ленту, и буквы (или сочетания букв) отобразятся около каждой кнопки ленты. Это позволяет работать с лентами без использования мыши (при быстром наборе текста двумя руками перенос руки с клавиатуры на мышь и обратно занимает очень много времени по сравнению с нажатием клавиш).

К сожалению, в отличие от старых версий Microsoft Word, в современных версиях возможность настроить ленты инструментов «под себя» сильно ограничена. Пользователь может лишь скрывать с экрана ненужные ленты целиком, а также создавать свои ленты с любыми кнопками. Для этого следует щелкнуть по любой ленте правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Настройка ленты. Добавлять же отдельные кнопки на ленты Microsoft или удалять с них кнопки средствами Word нельзя (для этого можно использовать сторонние программы, в которых содержимое ленты изменяется редактированием ее кода на языке XML). Также для облегчения перехода со старых версий на новые можно установить стороннюю программу, добавляющую отдельную ленту с командами меню из старых версий Microsoft Word.

В качестве примера на Рис. 3 .2 показана лента «Главная», а на Рис. 3 .3 – лента «Вид».

Рис. 3.2 Лента «Главная»

Рис. 3.3 Лента «Вид»

Помимо ленты, некоторые наиболее часто используемые команды можно добавить на панель быстрого доступа. В отличие от сменяющих друг друга лент, данная панель всегда находится на экране.

Для добавления кнопок в панель можно нажать кнопку в ее правой части и в выпавшем меню отметить нужные пункты. Если желаемых команд в меню нет, следует выбрать пункт Другие команды…. Откроется окно настроек Microsoft Word со всеми доступными для панели быстрого доступа командами. Нужные команды копируют на панель кнопкой «Добавить», а ненужные удаляют кнопкой «Удалиить». Удалить кнопки с панели можно также, щелкнув правой кнопкой мыши по кнопке, и выбрав пункт контекстного меню Удалить с панели быстрого доступа. Также команды на панель можно добавлять, щелкнув по их кнопкам на лентах правой кнопкой мыши и выбрав пункт контекстного меню Добавить на панель быстрого доступа. Если щелкнуть по пространству между кнопками ленты, в панель будет добавлена вся группа кнопок.

Если в панели быстрого доступа добавлено слишком много инструментов, ее можно разместить не над лентой (где она закроет заголовк окна с именем редактируемого документа), а под ней. Для этого служит одноименный пункт контекстного меню при щелчке правой кнопкой мыши по панели.

Поскольку Microsoft Word автоматически настраивает размер кнопок на лентах, исходя из разрешения экрана, описания кнопок лент в пособии будут иллюстрироваться изображениями этих же кнопок из панели быстрого доступа.

В рабочей области непосредственно происходит работа над документом. Содержимое рабочей области можно перемещать относительно экрана компьютера. Для этого служат полосы прокрутки – горизонтальная и вертикальная.

Справа и слева от рабочей области могут отображаться различные области задач. Органы управления в каждой из них сосредоточены на выполнении какой-то определенной задачи. От диалоговых окон область задач отличает большой размер, возможность регулировать ширину перетаскиванием границ мышью и более простая структура.

Кнопка в правом верхнем углу области задач открывает меню, позволяющее переместить область задач (она может быть пристыкована к одной из боковых границ окна или к другой области задач, а может «плавать» в произвольном месте окна), изменить ее ширину или закрыть ее. Кнопка закрывает область задач, т.е. убирает ее с экрана.

Горизонтальная и вертикальная линейки позволяют ориентироваться в размерах при работе с документом. С их помощью также можно устанавливать размеры полей страниц (затемненная часть линейки), абзацных отступов, изменять ширину столбцов таблицы, управлять шириной колонок текста (когда их несколько) и устанавливать позиции табуляции (см. лабораторную работу №4). Линейка градуирована в сантиметрах. Отображение линеек включаются и выключаются с помощью кнопки над вертикальной полосой прокрутки или флажком «Линейка» в группе Показать ленты Вид.

Все маркеры перемещаются по линейке дискретно с шагом 0,25см. Если зажать клавишу Alt, маркеры будут перемещаться непрерывно, с точностью в 1 точку (пиксель) экрана.

Строка состояния расположена в нижней части окна Microsoft Word. В ней выводятся различные сообщения и справочная информация (номер текущей страницы, общее число страниц в документе, число слов и т.д.). Также в строке состояния отображаются значки модуля проверки орфографии (см. ниже), информация о сохранении документа на носитель (при отображении этого сообщения не следует вносить правки в документы во избежание зависания компьютера), значок печати (появляется в момент отправки документа на печать; щелчком на значке печать можно отменить). При щелчке по строке состояния правой кнопкой мыши отображается меню, позволяющее указать, какие именно данные необходимо выводить в строку.