6. Технологии управления и система «5s»

Понятие "технология управления" означает определенную последовательность действий, операций и процедур, выполнение которых, в конечном итоге, приводит к достижению необходимого промежуточного и/или конечного результата.

Различают технологии управления намечаемые (проектируемые) и фактические, которые отличаются от первых "подстройкой" под конкретные условия и, следовательно, отражают их особенности.

Во второй половине 90-х годов некоторые социальные организации начали разрабатывать и использовать стандарты применительно к технологиям управления. Как они действовали?

Прежде всего, были "сфотографированы" имеющиеся технологии управления, чтобы иметь представление о реальных процессах (кто, что и как делал) от начальной точки А до конечной Б. Далее эти "фотографии" были превращены в стандарты внутреннего пользования, наличие которых позволило:

• иметь реальное представление о том, кто, что и как делает.

• оценивать тем или иным образом качество любой технологии управления по её составным частям и в целом;

• разрабатывать и выполнять меры по совершенствованию используемых технологий управления, начиная, в первую очередь, с так называемых "узких мест";

• получать так называемый "эффект совершенствования и стандартизации", который имеет различные показатели – сокращение затрат времени; снижение трудоёмкости, более эффективное использование помещений, большие удобства для клиентов и другие.

Таким образом, чтобы внутриорганизационное управление было более качественным, необходимо (при прочих равных условиях) обладать аналитико-оценочной информацией по используемым управленческим технологиям.

Какие технологии управления в настоящее время считаются передовыми? Какими преимуществами они обладают по сравнению с прежними? Что необходимо практически сделать в данной социальной организации для освоения этих технологий? Что представляют собой перспективные системы и технологии управления?

В принципе, данный круг вопросов и конкретные ответы на них показывают важность технико-технологического и, следовательно, управленческого развития социальных организаций как в целом, так и конкретно.

Российскому стилю управления присущ глобализм, главными результатами которого являются громоздкость и негибкость систем, усложнённость процессов и процедур, что, в конечном итоге, приводит к низким, несвоевременным и некачественным результатам.

Высокоэффективные социальные организации отличаются другим стилем, для которого характерен поиск и применение простых, доступных и, самое главное, мотивационно-стимулирующих систем, обеспечивающих эффект совершенствования.

Например, целый ряд российских организаций, предприятий и учреждений внедрили у себя известную японскую систему «5S», которая является одним из распространённых инструментов, получивших своё название от пяти ключевых слов (понятий), лежащих в её основе:

1. Организация (Seiri - Сейри) – отделить необходимые предметы от ненужных и удалить последние. На рабочем месте должны быть только те предметы, которые необходимы и только в нужном количестве.

2. Порядок (Seiton - Сейтон) – хранить необходимые предметы в четко определенных местах для обеспечения легкого и немедленного доступа и возврата. Непродуктивные действия, такие как хождения, поиски необходимого предмета, «взять – положить обратно», и т.д. должны быть устранены, либо потери рабочего времени свести к минимуму.

3. Чистота (Seiso - Сейсо) – содержать рабочие площади в чистоте, а оборудование, инструменты в идеальном состоянии.

4. Стандартизация (Seiketsu - Сейкетсу) – поддерживать организацию труда, порядок и чистоту на систематической основе. Основные аспекты работы должны подлежать стандартизации и контролю.

5. Дисциплина (Shitsuke - Сицуке) – неуклонно выполнять установленные (стандартизированные) процедуры. Проблемы должны выявляться сразу же после возникновения и устраняться непосредственно в их источнике.

Идеологическое и стимулирующее подкрепление применения системы 5S позволяет получить, прежде всего, организационный эффект, выраженный в сэкономленном времени. Перевод этого эффекта в экономический производится путём подсчёта среднеарифметической стоимости одного рабочего часа в каждом подразделении и соответствующего умножения на сэкономленное время.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие значения имеет понятие “организация”? Чем они отличаются друг от друга?

2. В чем состоит отличие социальных организаций, например, от промышленных предприятий?

3. Что свойственно социальной организации как субъекту и объекту управления?

4. Из чего состоит управляющая система в социальной организации?

5. Что практически даёт синхронизация основных составляющих внутриорганизационного управления и соответствующих систем?

6. Какой смысл вкладывается в понятие “технология управления”?

7. Для чего на практике используют систему 5S и какой эффект от этого получают?

Задания для самоконтроля:

Задание первое: Найдите в готовом виде или сами нарисуйте схему организационной структуры любой социальной организации. Какую существенную информацию можно извлечь из данной схемы? Дайте устный или письменный ответ.

Задание второе: Как можно измерить потребности клиентов (пациентов) конкретной социальной организации? В каком виде можно представить эти измерения?

Задание третье: Выберите любую составляющую внутриорганизационного управления. Далее зафиксируйте соответствующие ей системы и кратко устно или письменно охарактеризуйте их.

Задание четвёртое: Устно или письменно приведите практический пример, когда цели не были обеспечены необходимыми видами и объёмами ресурсов. Чем это было вызвано? Каких именно ресурсов не хватило и почему?

Задание пятое: Реализуйте любую составляющую из системы 5S применительно к своему рабочему месту. Какой конкретно эффект получен и как его можно посчитать?

Рекомендуемая литература:

1. Армстронг М., Бэрон А. Performange management. Управление эффективностью работы /Пер. с англ. – М.: HIPPO, 2005. – 374 с.

2. Афонин Ю.А., Жабин А.П., Панкратов А.С. Социальный менеджмент. Учебник для вузов. – М.: Изд-во МГУ, 2004. – 320 с.

3. Боссиди Л., Чаран Р. Искусство результативного управления /Пер. с англ.

• М.: Добрая книга, 2004. – 288 с.

4. Войтенко А.И., Комаров Е.И. Организация, управление и администрирование в социальной работе. Учебник. – М.: РИОР: ИНФРА-М, 2010. – 255 с.

5. Менеджмент социальной работы /Под ред. Е.И.Комарова, А.И.Войтенко. – М.: ВЛАДОС, 2001. – 288 с.

6. 7 нот менеджмента. Настольная книга руководителя /Под ред. В.В.Кондратьева. – М.: Эксмо, 2007. – 832 с.