Хранение кассовых документов

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

Все кассовые документы (включая ленты ККТ) необходимо хранить в течение пяти лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом оформления документа.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные документы подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию. Она составляет акт об уничтожении, оформляемый в произвольной форме.

2. Приходные и расходные кассовые оепрации

Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. По нашему мнению, целесообразно реквизитом печати, используемой на квитанции к ПКО, сделать надпись "Получено".

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами. Нумерация кассовых ордеров ведётся по порядку, начиная с 1 января по 31 декабря. Кассовые ордера подлежат регистрации в Журнале регистрации формы КО-3.

Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам (ПКО), форма КО-1. Заполняется в 1 экземпляре. Вместе с ними выписывается и отрывная квитанция, которая выдается на руки лицу, предоставившему наличность в кассу.

Образец заполнения Приходного кассового ордера показан на странице 81 Пособия.

В графе Основание отражается содержание финансовой операции: выручка от реализации, вклад в уставный капитал, спонсорский взнос, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач и т.д.

В Приложении указываются первичные документы: авансовый отчёт, заявление, решение собрания и т.д.

Коды ОКУД и ОКПО берутся из справки Госкомстата.

"Принято от ________": в этой строке указываются фамилия, имя и отчество этого работника в родительном падеже; если деньги принимаются от работника сторонней организации, то пишем "наименование организации" через "Фамилия, имя, отчество".

В строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись "без налога (НДС)".

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу. Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию.

При несоответствии вносимой суммы, кассир предлагает вносителю внести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму.

Если вноситель отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму.

Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, на общую сумму принятых наличных денег.

КСО может оформляться не только бухгалтером, но и кассиром. В этом случае бухгалтер выдаёт кассиру подшивку бланков ПКО с проставленными номерами.

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам (РКО), форма КО-2. Образец представлен на странице 82. Заполняется в 1 экземпляре.

При получении расходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера и ее соответствие образцу, соответствие сумм, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. Проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, либо по доверенности и документу, удостоверяющему личность.

Если выдача денег производится по доверенности, после ФИО получателя указываются ФИО доверенного лица. Доверенность остаётся как приложение к РКО.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями.

Получатель денег пересчитывает под наблюдением кассира наличные деньги и ставит свою подпись. Претензии не принимаются.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.