5. Связи между таблицами

В большинстве случаев все данные не хранятся в одной таблице. Дело в том, что при избытке полей в таблице с ней становится тяжело работать. Информацию разбивают на несколько таблиц, а затем устанавливают между ними связи. Можно просмотреть связи, установленные между таблицами в базе данных. Находясь в окне БД, щелкните на кнопке Схема данных на панели инструментов (или выберите пункт Схема данных в меню Сервис). Access откроет окно Схема данных.

Каждый прямоугольник представляет собой таблицу и содержит список ее полей. Линия, соединяющая две таблицы, показывает, какое поле используется для связи, а также тип отношения. Например, от поля Код сотрудника в таблице Сотрудники к полю Код Сотрудника в таблице Отчеты о расходах тянется линия. Число 1, находящееся рядом с таблицей Сотрудники, указывает, что это сторона отношения «один». Знак бесконечности у таблицы Отчеты о расходах означает «многие» - то есть у каждого сотрудника может быть один или более отчетов о расходах. Просмотрев отчеты о расходах через поле Код сотрудника, можно сказать, кто сдал отчет, а кто - нет.

Связь один-ко-многим установлена также между таблицами Отчеты о расходах и Сведения о расходах. Эта связь осуществляется через поле Код отчета о расходах, которого не видно, так как прямоугольник со списком полей слишком мал. Используя средства Windows, увеличьте прямоугольник. В данном случае общая информация об отчете находится в таблице Отчеты о расходах, а подробное описание каждого пункта расходов - в таблице Сведения о расходах. Связь один-ко-многим указывает на то, что каждый отчет о расходах может содержать несколько отдельных статей.

И, наконец, связь между таблицами Сведения о расходах и Тип расходов. Тип

отношения - один-к-одному, то есть каждая статья расходов относится только к одному типу расходов.

Щелчок на кнопке закрытия окна Схема данных вернет вас в окно БД.

6. Переключение между режимами формы и таблицы

П ри просмотре формы можно быстро переключиться в режим таблицы, не прибегая для этого к окну БД. Открывая форму, вы попадаете в Режим формы. Для изменения режима просмотра используйте кнопку Представление формы со стрелкой справа. Значок кнопки указывает на режим, в который произойдет переключение при нажатии на нее.. Чтобы выбрать режим, не представленный на значке, щелкните на стрелке, расположенной рядом с кнопкой, и выберите один из режимов работы в списке:

• Конструктор

• Режим формы

• Режим таблицы.

7. Макет таблицы

В режиме Конструктора можно просмотреть макет таблицы или формы. Для просмотра макета таблицы необходимо выбрать имя таблицы в окне БД и щелкнуть на кнопке Конструктор. В верхней части окна Конструктора таблиц расположены три столбца. В левом отображены Имена полей таблицы. В среднем Тип данных, которые могут быть представлены в этом поле. Правый предназначен для необязательного описания. В нижней части окна отображаются Свойства выделенного поля на двух вкладках Общие и Подстановка.

Ознакомьтесь с макетами и свойствами полей всех таблиц созданной базы данных.

В Н И М А Н И Е:

• По окончании занятия сдайте методическое указание преподавателю.

• Закройте приложение Access командой Файл - Выход. Изменения и дополнения, выполненные в текущем сеансе работы, автоматически перезаписываются в файле на диске.