2. Отчеты
Форму можно распечатать, но в первую очередь она все же предназначена для работы с информацией на экране. Для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать используют отчеты. Отчеты можно создавать, просматривать или редактировать, только если настроен принтер, иначе система выведет сообщение об ошибке.
Щелкните на пункте Просмотр отчетов. На экране появится новая кнопочная форма, содержащая три пункта, два из которых соответствуют различным типам отчетов, а один - возвращению в Главную кнопочную форму. Если появилось сообщение об ошибке, сообщите об этом преподавателю, дочитайте пункт 2 до конца и переходите к пункту 3.
Щелкните на пункте - Просмотр отчета «Отчет о расходах по типам». Появится окно, в котором запрашивается начальная и конечная даты - таким образом, можно распечатать информацию о расходах за необходимый промежуток времени. Введите значение начальной даты (дата начала заполнения базы данных) и конечной (дата завершения ввода данных). Если данные вводились в один день, то вводится одна дата в обе строчки. Щелкните на кнопке Просмотр - откроется окно просмотра отчета «Отчет о расходах по типам» за указанный период. Установите масштаб просмотра 75%. Щелкните на кнопке закрытия окна для возврата в кнопочную форму. Просмотрите отчет «Итоги по расходам сотрудников» за тот же самый период.
3. Окно базы данных
Формы, отчеты, запросы, макросы, таблицы и другие объекты являются составными частями БД. К некоторым из них можно добраться с помощью кнопочной формы, но все они доступны в окне базы данных - основном рабочем инструменте Access.
До сих пор чтобы открыть одно окно, вы закрывали другое. Сейчас щелкните на кнопке Окно базы данных на панели инструментов. Откроется окно БД, которое перекроет окно кнопочной формы. Переключаться между окнами можно через пункт меню Окно.
В окне БД представлены два раздела:
Раздел Объекты с основными типами объектов базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули. Например, чтобы просмотреть список таблиц, щелкните на кнопке Таблицы. Для просмотра списка форм щелкните на кнопке Формы. Щелкните поочередно на каждой кнопке и посмотрите, какие объекты были созданы в демонстрационной БД.
Раздел Группы, где создаются пользовательские группы объектов, предназначенные для хранения ссылок на объекты различных типов.
Сверху в окне БД располагаются три кнопки:
Открыть выводит на экран выделенную таблицу, форму или запрос. На странице Отчеты эта кнопка меняется на кнопку Просмотр, а на страницах Макросы и Модули на Запуск.
Конструктор предоставляет возможность изменять структуру (макет) выбранной таблицы, запроса, формы или отчета.
Создать позволяет создать новую таблицу, запрос, форму, макрос, модуль или отчет.
4. Режим таблицы
Формы и отчеты - это два способа просмотра данных в таблицах. При использовании формы, в зависимости от режима, можно просматривать одну и более записей одновременно. Если вам необходимо увидеть на экране как можно больше записей, необходимо воспользоваться просмотром в режиме таблицы.
Чтобы просмотреть таблицу в режиме таблицы, щелкните на вкладке Таблицы. Щелкните на таблице Сотрудники, затем на кнопке Открыть. Появится таблица, напоминающая электронную: ряд строк и столбцов. В таблице под именами полей отображены данные. Слово в скобках (Счетчик) указывает на то, что при добавлении записей Access будет автоматически нумеровать их, добавляя значение в поле Код сотрудника.
Введите новую запись о своем друге в таблицу.
Чтобы закрыть окно просмотра таблицы и вернуться в окно БД, выберите в меню Файл пункт Закрыть.