Задание №7 обработка данных
I. Поиск и замена значений.
Для нахождения записей по определенному условию необходимо использовать раздел меню Правка|Найти… Рассмотрим на примере таблицы преподаватель. Найдем всех преподавателей, имеющих техническую степень.
В данной таблице в режиме таблицы выбираем раздел меню Правка|Найти… в строке Образец: вводим текст: техн, в строке Поиск в: выбираем из ниспадающего списка или вводим сами текст: Уч.степень, в строке Совпадение: выбираем из списка С любой частью поля. При нажатии кнопки Больше>> открывается еще одна часть окна со строкой Просмотр:, куда устанавливаем запись Все, чтобы поиск проходил по всему полю таблицы. При нажатии кнопки Найти далее происходит поиск первого совпадения с образцом. Для продолжения поиска нужно вновь нажать кнопку Найти далее.
Найдите в таблице Студент студентов с проходным баллом 4,5.
Для осуществления замены необходимо использовать закладку этого же окна замена.
Откроем таблицу Изучение в режиме таблицы. Заменим все записи Пр на Практика. Для этого на закладке окна Поиск и замена выберем закладку замена и заполним строки следующим содержимым:
Образец: Пр.
Заменить на: Практика
Поиск в: Вид занятий
Совпадение: Поля целиком
Просмотр: Все
Для быстрой замены можно нажать кнопку Заменить все.
В таблице Успеваемость замените оценку 3 на запись Удовлетворительно. По окончании работы верните исходные данные в таблицах.
II. Применение фильтров
Фильтр-это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей из таблицы, формы или запроса.
Имеется три вида фильтров: по выделенному, обычный и расширенный.
Фильтр по выделенному.
Самый простой из способов задания условий в фильтре – это выделение данного условия в поле таблицы или формы.
Откроем таблицу Группа и выделим в поле Кол. студ. в группе число 35, чтобы выбрать из таблицы список групп, в которых по 35 человек. Затем выполните команду Записи|Фильтр|фильтр по выделенному или нажмите соответствующую кнопку панели инструментов, или в контекстном меню выберите раздел фильтр по выделенному. После применения фильтра в таблице останутся только те группы, в которых 35 человек. Для отмены фильтра нужно выбрать команду Записи|Удалить фильтр.
В таблице Студент выберите тех, чьи фамилии начинаются на букву П.
Обычный фильтр.
Вызывается с помощью команды Записи|Фильтр|Изменить фильтр.
Отфильтруем записи таблицы Преподаватель и выберем ассистентов кафедр с кодом 02 и 05.
Создание макросов
Макрос — программа, состоящая из последовательности макрокоманд. Макрокоманда — это инструкция, ориентированная на выполнение определенного действия. При выполнении макроса макрокоманды выполняются последовательно в порядке их расположения.
Язык макросов обеспечивает возможность выполнения большинства задач, не прибегая к языкам программирования.
Создание макроса начинается в окне базы данных, где надо выбрать вкладку Макросы и нажать кнопку Создать.
Формирование макрокоманд в окне макроса
М
акрокоманды,
составляющие макрос, вводятся в столбец
Макрокоманда.
Для ввода макрокоманды можно нажать
кнопку раскрытия списка макрокоманд в
этом столбце и выбрать нужную. Можно
ввести имя макрокоманды с клавиатуры.
В нижней части окна выводятся Аргументы макрокоманды. Значения аргументов задаются путем выбора их из списка, открывающегося в строке аргумента. В поле справа от строк аргументов выводится сообщение с пояснениями для выбранного аргумента. Каждая новая макрокоманда макроса добавляется в следующей строке бланка.
После ввода всех макрокоманд в макрос его надо сохранить, воспользовавшись командой меню Файл|Сохранить или кнопкой панели инструментов макроса. Для выполнения макроса нужно нажать кнопку панели инструментов Запуск. Можно создать макрос, запускающийся при каждом открытии БД. Этот макрос отличается только тем, что должен иметь имя AutoExec. Для просмотра и редактирования существующего макроса надо открыть его в Конструкторе.
Использование условий в макросе
Условия позволяют определить порядок передачи управления между макрокомандами в макросе и обеспечивают выполнение определенных ветвей алгоритма. Условие вводится в строку макрокоманды в столбец Условие вызываемый в окно макроса нажатием соответствующей кнопки панели инструментов. Условие задается с помощью логического выражения. Для образования набора макрокоманд, которые нужно связать с выполнением условия, в их условии записывается многоточие (...). Если выражение истинно, выполняется макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие за ней макрокоманды до следующей макрокоманды с условием Если выражение ложно, то макрокоманда, находящаяся в той же строке и все следующие за ней макрокоманды, у которых вместо условия проставлено многоточие (...), будут пропущены.
Таким образом, условие позволяет пропускать некоторый набор макрокоманд из последовательности макрокоманд макроса. Например:
Первое условие макроса (условие 1) проверяет значение поля ГОРОД в текущей записи формы. Эта форма работает с данными о студентах. На момент получения управления макросом эта форма должна быть текущим объектом.
Если <условие 1> истинно, т. е. студент не является жителем Петербурга, выполняются четыре первых макрокоманды. Пятая макрокоманда будет выполнена только в случае выполнения <условие 2>.
При невыполнении <условие 1> пропускаются первая макрокоманда с этим условием и следующие за ней, отмеченные многоточием.
Примеры логических выражений в условии выполнения макрокоманды:
Проверка в текущей записи формы, из которой запускается макрос:
значения в поле ОЦЕНКА на равенство двойке
ОЦЕНКА = 2;
нахождения значения в поле ДАТА ИСПОЛНЕНИЯ в интервале не раньше 2-фев-95 и не позже 2-мар-95
[Дата исполнения] Between #2-фев-95# And #2-мар-95#;
значения в поле ОЦЕНКА на равенство пустому (Null) значению
Is Null([ОЦЕНКА]) или [ОЦЕНКА] Is Null.
Проверка одновременного выполнения двух условий на равенство заданным значениям в поле НП и поле ОЦЕНКА:
[НП]="Информатика" And [ОЦЕНКА]=5
В условиях могут использоваться функции, например, Dcount( ).
Подсчет числа значений в поле СТ таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ и сравнение его с заданным:
DCount("[СТ]", "ПРЕПОДАВАТЕЛЬ")>50.
Функция MsgBox() может быть использована для вывода на экран окна диалога, содержащего нужное сообщение, и кнопок ОК и Отмена, нажатие которых формирует то или иное значение функции.
Сравнивая значение, возвращаемое функцией MsgBox(), с заданным, пользователь может выбрать вариант действий:
MsgBox("Выдать справку?",1)=1
Первый параметр функции задает выводимое на экран сообщение, единица на месте второго параметра определяет отображение в окне диалога кнопок ОК и Отмена. Если пользователь нажимает кнопку ОК, функция возвращает значение "1", если кнопку Отмена, функция возвращает значение "2".
В условиях могут использоваться значения элементов управления из объектов, которые не являются текущими в данный момент.
Сравнение значения поля КОЛ в текущей записи формы ГРУППА с заданным:
Forms![ГРУППА]![КОЛ]<30 .
задание
Необходимо рассчитать количество студентов в группах и внести эти данные в поле КОЛ в таблице ГРУППА.
Подсчет количества студентов реализован запросом Число студентов в группе. Обновление поля КОЛ на основе полученных в этом запросе данных будет выполнять запрос Обновление ГРУППА_КОЛ. Последовательное выполнение этих запросов решает поставленную задачу.
Создание запроса Обновление ГРУППА_КОЛ.
Сначала создадим запрос на выборку на основе таблицы ГРУППА и таблицы ЧИСЛО СТУДЕНТОВ, которая создается при выполнении запроса Число студентов в группе (открыть запрос в конструкторе и на панели инструментов конструктора выбрать тип запроса Создание таблицы…). Для преобразования запроса на выборку в запрос на обновление выберите на панели инструментов конструктора тип запроса Обновление. Заполните бланк запроса в соответствии с рисунком 13 и сохраните под именем Обновление ГРУППА_КОЛ.
Создание макроса Расчет числа студентов в группах.
Создадим макрос, который решит поставленную задачу. Для этого необходимо заполнить бланк создания макроса в соответствии с рисунком 14 и сохранить его под именем Расчет числа студентов в группах.
Рис.13. Запрос на обновление таблицы Группа
Рис.14. Макрос задачи в режиме конструктора
Рассмотрим некоторые макрокоманды:
СдвигРазмер – позволяет задать размер и место положение окна активного объекта
УстановитьСообщения – отключает вывод на экран окон сообщений с предупреждениями на время выполнения макроса
ОткрытьЗапрос – выполняет запрос. Имя этого запроса указывается в аргументах макрокоманды
ОткрытьТаблицу – открывает таблицу Число студентов, созданную запросом Число студентов в группе
ВыводНаЭкран – в зависимости от значения аргумента макрокоманды Включить вывод, позволяет отображать или не отображать на экране открываемые в следующих макрокомандах таблицы
Сообщение – выдает сообщение “Таблица Группа обновлена”.