Конструирование однотабличного запроса с групповой операцией
Рассмотрим технологию конструирования однотабличного запроса с групповой операцией на примере таблицы СТУДЕНТ.
Запрос с функцией Count
ЗАДАНИЕ
Создать запрос на выборку для таблицы СТУДЕНТ.
Из списка таблицы СТУДЕНТ перетащим в бланк запроса поле НГ - номер группы. Это поле создадим для указания, что по этому полю должна производиться группировка. Перетащим в бланк запроса поле НС, по которому будет вычисляться функция Соипt для подсчета числа студентов в группе.
Нажмите кнопку Групповые операции, замените слово Группировка в таблице НС на функцию Соипt. Для этого вызовите список и выберите эту функцию. Сохраните запрос под именем Число студентов в группах. Просмотрите запрос.
Подпись поля Count_НС замените на Фактическое число студентов. Для ввода этой подписи в бланке запроса установите на поле НС курсор мыши и нажмите правую кнопку. В контекстно-зависимом меню выберите Свойства.
В окне Свойства поля в строку Подпись введите Фактическое число студентов. Просмотрите запрос. Сохраните запрос под именем Ф_число студентов.
Запрос с функцией Avg
ЗАДАНИЕ
Подсчитать средний проходной балл в группе.
Сформируем запрос на выборку для таблицы СТУДЕНТ с функцией Avg для поля ПБАЛЛ - средний проходной балл студентов. В бланке запроса заполните поля НГ и ПБАЛЛ. Нажмите кнопку Групповые операции, замените слово Группировка в таблице ПБАЛЛ на функцию Avg. Для ограничения точности результата двумя знаками выберите в окне Свойства поля в строке Формат поля - Фиксированный. Сохраните запрос под именем Средний прох. балл. Просмотрите запрос.
Запрос с несколькими групповыми функциями.
ЗАДАНИЕ
Выполнить расчет числа студентов и среднего проходного балла в группе в одном запросе.
Это возможно, т.к. группы записей в обоих случаях формируются одинаково. Сформируйте запрос и сохраните его под именем Число студ. и средний балл группы.
Задание условий отбора в запросах с групповыми операциями.
В запрос с групповыми операциями можно включать поля для задания условий отбора записей из таблицы.
ЗАДАНИЕ
Подсчитаем число студентов в группах с проходным баллом большим, чем 4,5.
Для этого в запрос Число студентов и средний балл группы включите поле ПБАЛЛ и в строке Групповые операции заменим слово Группировка словом Условие, выбрав его из списка. После этого введем в строку Условие отбора: >4,5. Просмотрите и сохраните запрос под именем Балл > 4,5.
Задание №6 разработка отчетов
Создание отчета для одной таблицы
Рассмотрим технологию создания однотабличного отчета на примере получения списков студентов по группам. Пусть макет формируемого отчета должен иметь вид в соответствии с рис.5. В отчете должны последовательно со своими заголовками выводиться списки студентов для каждой группы.
Для каждой группы при формировании отчета необходимо рассчитать средний проходной балл. Записи списка группы должны выводиться в порядке возрастания номера студента в группе. На каждой странице отчета предполагается вывод названия отчета.
СПИСКИ СТУДЕНТОВ
(Текущая дата)
Список студентов группы__________
Номер Фамилия И.О. Год рождения Прох. Балл
Средний проходной балл группы _________
Рис.5. Макет для создания отчета со списками студентов по группам
Создание однотабличного отчета в режиме конструктора
В окне базы данных выберем закладку Отчеты и нажмем кнопку Создать.
В окне Новый отчет выберем таблицу СТУДЕНТ, которая будет источником данных для отчета, и выберем режим работы - Конструктор.
В открывшемся окне конструктора отчет содержит разделы, указанные на рисунке. Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью кнопки Заголовок/Примечание отчета или выполнив команду Вид- Заголовок/Примечание отчета.
Рис.6 Разделы отчета в режиме конструктора
Группировка данных отчета
Так как общий список студентов должен быть разбит по группам, выполним группировку по полю НГ (номер группы). Для этого нажмем кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов конструктора и заполним поля открывшегося окна.
В окне будет представлено поле НГ, по которому определена группировка и поле НС, по которому определена сортировка. Для создания в отчете заголовка и примечания группы в окне Сортировка и группировка выбрать:
Заголовок группы Да
Примечание группы Да
Группировка По полному значению
Интервал 1
Не разрывать Полную группу
Если установить курсор на строку поля НС, в его свойствах группы будет представлено Нет как в строке заголовка, так и в строке примечания, что и определяет только сортировку по этому полю.
После определения группировки в окне конструктора отчетов появляются дополнительные разделы Заголовок группы НГ, Примечание группы НГ.
Размещение данных в разделах отчета
Данные в отчете должны быть сконструированы так, как показано на макете отчета (рис.5).
Размещение полей из таблиц
З начение номера группы должно быть представлено один раз в заголовке группы. Разместим поле НГ в разделе Заголовок группы НГ. Для этого нажмем кнопку панели инструментов конструктора отчетов Список полей и перетащим поле НГ в раздел заголовка НГ. Откорректируем подпись поля, изменив ее на Список студентов группы. Установим нужный шрифт в элементах. Нажмем кнопку панели инструментов По размеру данных для установки размеров рамки по размеру текста подписи или по команде Формат-Размер-По размеру данных.
Для формирования табличной части отчета последовательно разместим поля НС, ФИО, ГОДР, ПБАЛЛ в области данных. Поле размещается вместе с подписью, которая берется из структуры таблицы СТУДЕНТ. Подписи полей можно перенести в область заголовка путем вырезания и вставки. Если они совпадают с названиями столбцов в макете, их надо откорректировать. Заметим, что подписи также можно создать заново, воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись.
Включение вычисляемого поля в отчет.
Для включения расчетного реквизита Средний проходной балл группы нажмем кнопку Поле на панели элементов и разместим элемент Свободный в раздел Примечание группы НГ. Определим в свойствах этого элемента выражение для расчета среднего значения. Для этого напишем на закладке Данные в строку Данные функцию =Avg([ПБАЛЛ]), в строку Число десятичных знаков – 2, на закладке Макет в строку Формат поля – Фиксированный. Отредактируем подпись поля. Для этого выделим подпись и вызовем ее свойства. В свойствах объекта Поле на закладке Макет в строке Подпись запишем – Средний проходной балл группы.
Добавление текущей даты и номера страницы.
Для добавления в отчет текущей даты воспользуемся встроенной функцией Now(). Для этого создадим в заголовке отчета свободный элемент, нажав кнопку Поле, и зададим в окне его свойств на закладке Данные в стоке Данные = Now(). На закладке Макет в строке Формат поля выберем значение – Полный формат даты. Подпись этого поля выделим и удалим.
Для добавления номера страницы в нижний колонтитул создадим свободный элемент и заполним в его свойствах на закладке Данные строку Данные выражением =[Page]. Отредактируем подпись этого поля, записав в его свойствах на закладке Макет в строке Подпись - Стр.
Добавить в отчет поле текущей даты и времени можно также, выполнив в режиме конструктора команду Вставка - Дата и время. Установка в диалоговом окне Дата и время флажков Формат даты и/или Формат времени позволяет вставить текущую дату и/или текущее время и выбрать нужный формат.
В отчет будет добавлено поле, в свойствах которого на закладке Данные в строке Данные будет записано соответствующее выражение. Если в отчете имеется раздел заголовка, поле добавляется в этот раздел. Иначе поле вносится в раздел данных.
В качестве выражения записывается функция Format, которая формирует значение на основе заданных ей аргументов. Аргументами ее является функция Date(), возвращающая текущую системную дату, и формат, в котором должна выводиться дата.
Добавить в отчет поле нумерации страниц можно, выполнив в режиме конструктора команду Вставка - Номер страницы.
В окне диалога Номера страниц выбираются параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц.
Для печати номера на первой странице устанавливается флажок Отображать номер на первой странице.
Номера страниц выводятся с помощью выражения, записываемого в свойствах поля на закладке Данные в строке Данные. Выражение может иметь вид ="Страница"&[Раgе] или =''Страница" &[Раgе]& "из" &[Раgе], что соответствует выбранному Страница N или Страница N из М.
Завершение оформления отчета. Для окончательного оформления введем в Заголовок отчета название отчета - СПИСКИ СТУДЕНТОВ. Для этого воспользуемся кнопкой панели элементов Надпись. Установим нужный шрифт надписи, воспользовавшись панелью форматирования.
Для вывода названия отчета на последующих страницах введем его в Верхний колонтитул. Для этого скопировать данные из раздела Заголовок отчета и вставить в раздел Верхний колонтитул, а затем выбрать нужный шрифт, Далее надо указать в свойствах отчета на закладке Макет в строке Верхний колонтитул - Без заголовка. Свойства отчета могут быть вызваны при установке курсора на квадрате пересечения линеек. Создадим линии в соответствии с макетом, воспользовавшись кнопкой панели элементов Линия. Окончательно имеем (см. рис.7). Сохраните отчет под именем Списки групп.
Рис.7. Окно конструктора отчетов при разработке отчета для вывода данных из одной таблицы СТУДЕНТ.
Просмотр отчета. Переход из режима конструктора отчетов в режим предварительного просмотра осуществим, нажав кнопку Представление отчета. Для просмотра ранее созданного отчета нужно в окне базы данных выбрать Отчеты и нажать кнопку Просмотр. Отчет при просмотре отобразится на экране таким, каким он будет напечатан. В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов. Кнопка Масштаб позволяет видеть страницу отчета целиком. Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать поле номера страницы в нижнем левом углу окна.