Вопрос 1.3. Прохождение исходящих и внутренних документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Обработка исходящих документов состоит из следующих опе­раций:

• составление проекта исходящего документа;

• визирование проекта документа;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• подписание документа руководителем;

• регистрация документа (журнал, РК, персональный компью­тер);

• проставление номера на документе;

• проверка правильности адресации;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Вопрос 2.Формирование и хранение дел

Вопрос 2.1. Составление номенклатуры дел

Специальным классификационным справочником, определя­ющим порядок распределения документов в дела, служит номен­клатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится вГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98). Иначе го­воря, номенклатура дел — это простейший классификатор, поз­воляющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, орга­низации, предприятии, фирме и охватывать все документы, со­здаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел быва­ют трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учрежде­ниях, не имеющих структурного деления, и в структурных под­разделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреж­дении номенклатуры дел структурных подразделений объединя­ются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет струк­турную схему построения, в которой названиями частей (класса­ми) являются наименования структурных подразделений.

Каждая организация обязана иметь смою конкретную (индиви­дуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следу­ющего года ее можно было бы ввести в действие.

Основные правила работы ведомственных архивов указы­вают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории ор­ганизаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекоменда­тельный характер.

Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных ор­ганизаций.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одо­бряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государст­венный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хра­нение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК выше­стоящей организации. Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с кото­рым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, чет­вертый экземпляр является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для за­ведения по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Однако не реже одного раза в пять лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотрен­ными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела; с его помощью мож­но быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только правильно составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.