Вопрос 3. Система информационно-справочной документации

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

К справочно-информационным документам относятся справ­ки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телефонограммы и телеграммы.

Эта группа документов носит вспомогательный характер по отношению к другим группам организационно-распорядительных документов и не является обязательной к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Основные виды информационно-справочных документов:

1) Справка — это документ, содержащий описание и подтверж­дение фактов, событий.

Справки по производственным вопросам может составляться по запросу руководства и содержать информацию по производствен­ной тематике.

Такие справки могут быть внутренними и внешними докумен­тами. Справки, предназначенные для руководителя организации и не выходящие за ее пределы (внутренние), составляет и подпи­сывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций (внешние), должны быть подписа­ны руководителем организации. Внешние справки должны обя­зательно иметь заголовок к тексту, раскрывающий их содержание или указывающий дату или период времени, к которому относят­ся сведения, изложенные в них.

Справки составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Справка с места работы, подтверждающие трудовой стаж и оплату работника, составляются на бланке предприятия форма­та А5. Бланк справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведе­ния, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу ука­зывается место предоставления справки в именительном падеже (например, «Детсад № 72» или «По месту требования»).

Справка подписывается руководителем организации, его за­местителями или руководителем структурного подразделения в рамках должностных полномочий, а также главным бухгалтером. Если в справке отсутствуют данные о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справки с места работы заверяются печа­тью .

2) Докладная записка — это документ, адресованный руководи­телю своей организации или в вышестоящую организацию, со­держащий изложение какого-либо вопроса, или факта.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту.

Текст докладной записки делится на две части:

1. Изложение фактов, послуживших причиной ее составления.

2. Выводы, предложения организации или должностного лица.

Внутренние докладные записки подписываются составителем (автором); внешние докладные записки (направляемые в выше­стоящие органы) подписываются руководителем предприятия.

3) Объяснительная записка — это документ, составляемый работ­ником (должностным лицом) организации и объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невы­полнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или тех­нологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснитель­ной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

4) Акт — это документ, составленный несколькими лицами (ко­миссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентари­заций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги фор­мата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизи­тов в угловом варианте исполнения. Назва­ние документа печатается от левого поля формуляра с разрешен­ным интервалом между символами шрифта «А К Т ».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В не­обходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

5) Протокол — это документ, в котором фиксируются последо­вательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных во­просов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, являются более предпочтительными. Первая страница протокола оформляется на общем бланке организацион­но-распорядительного документа формата А4; последующие стра­ницы печатаются на обычной бумаге того же цвета и формата.

В состав реквизитов протокола входят название вида докумен­та, дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заго­ловок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи председателя заседания и секретаря.

Текст протокола состоит из:

1. вводной части – приводятся данные о председателе, секретаре, присутствующих членах коллегиального органа и приглашенных на заседание, а также излагается повестка дня.

2. основной части – основная часть текста протокола строится в следующей по­следовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ).

Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, раз­делов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печа­таются от левого поля формуляра.

В необходимых случаях оформляются выписки из протокола, которые содержат полностью все разделы протокола по отдельно­му вопросу повестки дня и подписи председателя заседания и секретаря. В отдельных случаях выписка из протокола заверяется печатью организации (коллегиального органа).

Для протокола совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов в угло­вом варианте исполнения.

6) Телеграмма — это официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Телеграммы бывают простыми, срочными, правительствен­ными и международными.

Разновидностями телеграмм являются фототелеграмма, теле­грамма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, теле­грамма с оплаченным ответом и др.

Адрес телеграммы часто является условным (например, РОС­ТОВ-ДОН АЛМАЗ).

Текст телеграммы должен быть предельно кратким («теле­графный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа в тексте телеграммы, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (но­мера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчи­ваться номером инициативной телеграммы.

7) Телетайпограммы (телексы) оформляются аналогичным образом.

8) Телефонограмма — это оперативная информация, передава­емая по телефону, которая записывается от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются на­именование учреждений адресанта и адресата: реквизит «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема теле­фонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, который составля­ется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 для слу­жебного письма, т.е. выражается предложным падежом с предло­гом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам — кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограм­мы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излага­ются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превы­шать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

9) Факс (телефакс) как современный способ передачи информа­ции является весьма распространенным. Он удобен, так как поз­воляет с большой скоростью передавать на любые расстояния оригинальный текст документа (сообщения) со всеми особеннос­тями его оформления.

Любой документ формата А4 может быть отправлен адресату (или множеству адресатов) с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного: текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.