2.16. Організація ділових нарад

Умовно ділові наради можна розділити відповідно до питань, що на них розглядаються:

• адміністративні;

• кадрові;

• фінансові;

• технічні;

• технологічні;

• оперативні.

Проте, часто зручно класифікувати наради за типом задач, що підлягають вирішенню. Ось деякі з них.

Проблемні наради – їх завдання – пошук оптимального управлінського розвитку задачі, яка обговорюється. Вони організовуються за такою схемою: доповідь питання дискусія розробка рішення. Щоб нарада була ефективною її необхідно підготовити, а саме: роздати тези доповіді, довідки, що стосуються доповіді, проект рішення.

Інструктивні наради – передача розпоряджень “зверху до низу” для швидкого виконання. На таких нарадах необхідно розробити чіткі директиви для кожного підрозділу чи групи, визначити конкретні строки виконання для кожного співробітника, що узгоджені з загальними термінами.

Оперативні наради – на цих нарадах інформація йде за схемою “знизу вгору”. Тут виявляють ділянки роботи, на яких необхідно зосередити основні зусилля.

Підготовка нарад – це комплекс організаційних заходів. По перше – дні та години нарад повинні бути постійними. Найкраще робити нараду в кінці дня, зранку доцільні лише оперативки.

В нараді повинні приймати участь лише найнеобхідніші люди. Керує нарадою керівник або його заступник. Проте за виконання рішень наради відповідає керівник.

Перед початком наради слід вказати орієнтовний час її закінчення, а також добре продумати перелік питань, що обговорюватимуться (програму). Звичайно на нараді обговорюють два-три головні питання та два-три додаткові.

Доповіді з головних питань роблять спеціалісти, які відповідають за ці ділянки роботи.

Дискусія вимагає детальної продуманості і в ній слід дотримуватися таких правил:

1. Не допускати прямих нападів на опонентів.

2. Керівник, зокрема, повинен бути дуже тактичним.

3. Спочатку обговорюють ці питання, щодо яких відсутні протиріччя.

4. Після цього розглядаються з аргументацією спірні питання.

5. Недопустимо використовувати оцінки типу “несерйозно”, “сумнівно”, “з цим важко погодитися” і т.д.

Метою кожної наради є прийняття рішення.

Рішення готується спеціальною комісією або керівником, який підсумовуючи нараду формулює рішення. Якщо питання не ясне, то рішення відкладають до вияснення додаткових обставин. Остаточно рішення приймає керівник або його формулюють на черговій нараді.

Керівнику наради необхідно орієнтувати учасників на прийняття прямих, чітких, однозначних рішень, які не допускають двозначностей. Не слід використовувати такі формулювання рішень: “покращити роботу”, “звернути увагу”, “підвищити рівень” і т.п.

Необхідно встановлювати тверді строки виконання рішень та назначати осіб, що здійснюють контроль за їх виконанням і зобов’язані інформувати про це керівника. В той же час, виконавцям необхідно надавати права і можливості.

Практика ділових нарад вказує на те, що раціональна робота оперативки не перевищує 20 - 30 хв., проблемних нарад – 1,5 - 2,0 год., причому складні питання слід детально розглядати не довше 40 - 45 хв. Якщо нарада затягується, то її необхідно припинити до пошуку прийнятного рішення іншим разом. Доцільно при проведенні нарад зобов’язати секретаря наради нагадувати учасникам та керівнику про регламент і необхідність переносу питання, вирішення якого не визріло.