Характеристика функцій структурних підрозділів служби діловодства

Назва підрозділу	Характеристика функцій
Секретаріат
Підрозділ з обліку та реєстрації
Відділ раціоналізації роботи з документами
Підрозділ розгляду листів, скарг (група листів, бюро скарг, відділ звернень населення тощо)
Експедиція
Копіювально-множильне бюро
Архів

Завдання 4.7. На прикладі конкретного підприємства охарактеризувати функції служби діловодства:

• розробка, впровадження та ведення альбому уніфікованих форм документів підприємства;

• реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів та виконання інформаційно-довідкової роботи по документам;

- контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;

- контроль проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін;

- організація комп’ютерних машинограм та текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження;

- розробка номенклатури справ підприємства, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документальної інформації;

- організація та ведення діловодства за пропозиціями, заявами, скаргами громадян;

- організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах;

- розробка заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавчої дисципліни;

- контроль за правильністю оформлення і формування справ у структурних підрозділах підприємства;

- організація роботи архіву підприємства відповідно до чинних нормативно-методичних рекомендацій Укрархіву;

- підвищення кваліфікації працівників служби діловодства та архіву, проведення нарад і консультування з питань, що належать до компетенції служби діловодства;

- організація робочих місць, АРМ, умов праці співробітників служби діловодства.

Методика виконання практичних завдань.

- дослідити нормативно-правові акти та наукову літературу, які регулюють питання, що досліджуються;

-  виконати практичні вправи відповідно до поставленого завдання.

Список рекомендованої літератури:

1. Заочний курс «Загальне діловодство на підприємствах різних форм власності». Частина № 2. Локальні нормативні документи служби діловодства [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://undiasd.archives.gov.ua/doc/zmi/SR_11_2013.pdf.

2. Заочний курс «Загальне діловодство на підприємствах різних форм власності». Частина № 3. Основні вимоги до організації діловодства й документообігу [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://undiasd.archives.gov.ua/doc/zmi/SR_05_2013_kurs.pdf.

3. Сельченкова С. Діловодство : практичний посібник. – К. : Інкубанабула, 2009. ‒ 480 с. [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://pidruchniki.com/1376102556442/dokumentoznavstvo/struktura_funktsiyi_sluzhbi_dilovodstva.

4. Служба діловодства як суб’єкт управління в установі [Електронний ресурс]. – Режим доступу : shag.com.ua/lekciya-4-tema-kuletura-dilovodstva-ta-yiyi-skladovi.html?page=5.

5. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, зареєстровані в Міністерстві юстиції України від 22.06.2015 р. за № 736/27181 [Електронний ресурс] / Міністерство юстиції України. – Режим доступу : https://minjust.gov.ua/ua/news/47379.