І рівень

Принцип

Характеристика

___ Принцип сумісності розпоряджень і персональної відповідальності

1. Кожен співробі­тник служби діловодства повинен мати чітко визначені функції, які не торкаються роботи інших працівників.

Принцип

Характеристика

____ Принцип діапазону контролю

2. Кожному працівнику служби діловодства слід надати стільки прав та обов'язків, скільки він спроможний виконати протягом встановленого часу.

____ Принцип чіткого розмежування функцій

3. Служба діловодства повинна адекватно з найменшими втратами реагувати на зміни внутрішнього середовища й швидко адаптуватися до можли­вості змін ззовні.

_____ Принцип пропорційності (раціональне співвідношення повноважень, обов'язків та відповідальності фахівців кожного рівня управління)

4. При застосуванні цього принципу слід правильно визначати кількість підлеглих, якими можна ефективно керувати. Зазначена норма має бути обґрунтованою не тільки економічно, а й психологічно. У кожному конкретному випадку норму керованості слід визнача­ти на основі аналізу характеру і змісту основних видів управлінських процесів і узагальнення практичного досвіду. При цьому як критерій діапазону контролю може застосовуватись економічний показник ‒ максимальна ефективність роботи працівників служби протягом робочого дня. 

____ Принцип гнучкості та економічності

5. Цей принцип виключає подвійне підпорядкування і можливість отримання непогоджених розпоряджень від вищого керівництва. Керівник служби діловодства, беручи на себе певні обо­в'язки з управління колективом і документними ресурсами, повинен вміти давати адекватні розпорядження і відповідати за їх виконання.

Принцип, що порушено

Зміст порушення

1

2

Принцип…. сумісності розпоряджень і персональної відповідаль­ності

У положенні про службу діловодства не містяться основні завдання та функції, права та сукупність вимог, що визначають порядок роботи, права та відповідальність її співробітників.

Принцип….пропорційності

Посадові інструкції не відображають вимоги до кваліфікації працівників – кваліфікаційні вимоги (рівень вищої освіти, вимоги до стажу роботи у службі діловодства, або повна загальна середня освіта, професійно-технічна освіта)

Принцип, що порушено

Зміст порушення

Принцип ….чіткого розмежування функцій

Співробі­тник архівного підрозділу виконує окремі обов’язки працівників відділу скарг.

Положення

Інструкція з діловодства

Розділ 2«Документування управлінської діяльності»

Розділ 3 «Організація документообігу»

Розділ 4 «Забезпечення збереженості документів»

1. Вимоги щодо формування справ

2. Приймання і попередній розгляд документів

3. Підготовка справ до архівного зберігання

4. Порядок реєстрації документів

5. Підготовка й опрацювання внутрішніх і вихідних документів

6. Порядок відправлення (надсилання) вихідних документів

7. Організація оперативного зберігання документів у структурних підрозділах

8. Вимоги до бланків документів та їх облік

9. Порядок направлення документів на виконання

10. Особливості складання й оформлення окремих видів документів

11. Документування діяльності колегіальних органів підприємства

12. Організація контролю за виконанням документів

13. Складання номенклатури справ

Документи

Кількість документів

Разом

Разом оригінали

тираж (копії)

Вхідні

28

-

Запрошення СумДУ на участь у ІІ Міжнародній конференції

10

15

Форма 50 СГ (річна) «Звіт про основні економічні показники роботи сільськогосподарських підприємств»

1

-

Вихідні

124

348

Внутрішні

57

243

Разом