Тема 4. Організація роботи служби діловодства План

1. Положення про службу діловодства. Основні завдання та функції діловодної служби.

2. Інструкція з діловодства. Особливості сучасної організації діловодної служби.

Завдання для самостійного виконання.

1. Законспектувати наступні питання:

1. Загальні принципи діяльності служби діловодства.

2. Вивчення Додатку 4 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (із занесенням у конспект лекцій).

Перелік практичних завдань та порядок їх виконання.

Завдання 4.1. Виконати тестові завдання:

Вибрати правильні відповіді серед запропонованих.

1. Структурний підрозділ підприємства, який забезпечує обіг службових документів, тимчасове (до передання архівному підрозділу) зберігання документаційного фонду або його частини й організовує роботу зі службовими документами в інших структурних підрозділах:

1. служба діловодства (управління справами);

2. відділ документального забезпечення й контролю;

3. загальний відділ;

4. відділ діловодства;

5. канцелярія;

6. працівник підприємства.

2. Назва підприємства, назва структурного підрозділу, заголовок до тексту документа, текст документа ‒ це:

1) реквізити Положення про службу діловодства;

2) розділи Положення про службу діловодства;

3) реквізити Інструкції з діловодства.

3. Поділ установ на чотири категорії, пов'язаний з урахуванням:

1. масштабу діяльності підприємства;

2. складу й територіального розташування структурних підрозділів підприємства

3. обсягу документообігу.

4. Установи І категорії (з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік) можуть обрати наступну форму організації діловодства:

1. централізовану;

2. децентралізовану;

3. змішану.

4. У практиці управління підприємства діловодство реалізується (здійснюється):

1. управлінням справами;

2. загальним відділом;

3. канцелярією.

4. До склад служби діловодства відносяться:

1. підрозділи з обліку та реєстрації;

2. копіювально-множильне бюро;

3. архів.

4. Інструкція з діловодства ‒ це:

1. нормативний документ, який визначає порядок створення служби діловодства, її завдання, функції, права та обов'язки, організацію роботи, взаємодію з іншими структурними підрозділами установи;

2. основний нормативно-методичний документ, що визначає та встановлює єдиний порядок створення документів і роботи з ними на підприємстві.

8. В якому розпорядчому документі зазначають дату набуття чинності інструкції з діловодства на підприємстві?

1. у статуті підприємства;

2. у положенні про облікову політику підприємства.

3. у наказі керівника підприємства;

9. Як часто слід переглядати інструкцію з діловодства з метою визначення необхідності внесення до неї змін та доповнень?

1. щорічно;

2. щомісячно.

10. До технологічних функцій служби діловодства належать:

1. реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

2. організація робочих місць працівників служби діловодства;

3. проведення нарад і консультацій з питань, що стосуються компетенції служби діловодства;

4. контроль за строками виконання документів і доручень керівництва.

Завдання 4.2. На підставі вихідних даних розмежуйте основні завдання служби діловодства й права, закріплені за службою діловодства (табл. 1). Вихідні дані:

1. участь у розробленні посадових інструкцій працівників служби діловодства;

2. контроль дотримання встановленого на підприємстві єдиного порядку документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами; сприяння скороченню документообігу;

3. залучення фахівців структурних підрозділів підприємства до підготовки проектів службових документів за дорученням керівництва;

4. запитування від керівників структурних підрозділів відомостей, необхідних для удосконалення форм і методів роботи зі службовими документами;

5. повертання виконавцям службових документів й вимагання їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог до оформлення цих документів;

6. розроблення та впровадження локальних нормативних і методичних документів із діловодства;

7. встановлення на підприємстві єдиного порядку документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами;

8. перевірка організації роботи з документами у структурних підрозділах і доведення результатів перевірки до керівників структурних підрозділів для вжиття ними відповідних заходів;

9. участь у розробленні та впровадженні на підприємстві електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису;

10. впровадження сучасних автоматизованих систем в роботу зі службовими документами.

Таблиця 1

Завдання служби діловодства й права

Завдання служби діловодства	Права, закріплені за службою діловодства

Завдання 4.3. Діяльність служби діловодства означає дотримання певних загальних принципів.