Примерное распределение учебного времени:

План лекции	мин
Вступительная часть	10
1.Понятие документирования, назначение и виды документов, составляемых в ОВД	20
2. Общие правила составления и оформления документов	30
3. Реквизиты документов, составляемых в ОВД и требования, предъявляемые к ним.	20
Заключительная часть (подведение итогов)	10

Нормативные акты и рекомендуемая литература к теме № 1:

Основная:

1. Конституция Российской Федерации, 1993г.

2. Об архивном деле: Федеральный закон РФ от 22.19.2004 № 125-ФЗ //СЗ РФ. - 2004. - № 43. - Ст. 4169.

3. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ //СЗ РФ. - 2006. - № 31 (ч. 1). - Ст. 3448.

4. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон РФ от 29.12.1994г. № 77-ФЗ //СЗ РФ. - 1995. - № 1 . - Ст.1.

5. О библиотечном деле: Федеральный закон РФ от 29.12.1994 № 78-ФЗ //СЗ РФ. - 1995. - № 1. - Ст. 2.

6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-2003 (Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. № 265-ст).

7. Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ: Приказ МВД РФ от 20 июня 2012г. № 615//Опубликован не был. СПС «Консультантплюс».

8. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов СПб.: Питер, 2003.

Дополнительная:

9. Коренев А.П. Основы управления в ОВД. - М., 2003.

10. Калатанов Ю.Н. Делопроизводство и работа с обращениями граждан в МВД и его подразделениях // Вестник МВД России, 1999 г., № 3-4.

11. Кирсанова М.В., Кобух С.П., Аксенов Ю.М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учебное пособие. М.: ИНФРА, 2004

12. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000

13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: учебник для Вузов М.: МЦФЭР, 2004.

Материально-техническое обеспечение:

1. На занятиях используется проектор для демонстрации презентаций по темам.

1. Понятие документирования, назначение и виды документов, составляемых в овд

Деятельность сотрудников ОВД связана с повседневным составлением, оформление, изучением самых различных документов. В науке управления в качестве документов рассматриваются любые носители информации, которые могут обращаться в документационных системах, подвергаясь процессам поиска, передачи, хранения.

Именно деятельность сотрудников ОВД по составлению, оформлению, изготовлению служебных документов называется документирование.

В Федеральных Законах РФ «Об обязательном экземпляре документов»¹ и «О библиотечном деле» от 29.12.1994г.² дается следующее определение: «документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования», а в Федеральном Законе РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006г. закреплено понятие «документированная информация». «Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».³

Кроме того, вышеуказанный закон закрепляет понятие «информации».

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

К вышеуказанным определениям документа можно добавить, что документ в делопроизводстве означает средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов.

Следовательно, основным назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой информации. Так, документы, составляемые в ОВД, содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, скрывшихся от суда и следствия и т.д. Информация, будучи зафиксированной, в документах, неоднократно используется сотрудниками ОВД при анализе возникающих проблем, разработке и осуществлении мер по их разрешению.

Рассматривая значение документов в управленческой (внутриорганизационной) деятельности ОВД, можно сказать, что они являются формой реализации всех функций процесса управления. Например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа для подразделения. Осуществление такой функции процесса управления, как контроль, заканчивается обычно составлением акта и справки о проверке, отчета о выполненной работе и т.д. Между тем, рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления не означает, что во всех случаях реализация каждой функции должна сопровождаться составлением документов. Документ это лишь одна из форм реализации управленческой деятельности. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым минимумом документов.

Документы, составляемые в ОВД, являясь одним из средств связи ОВД между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники ОВД запрашивают из других органов и организаций, необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям и т.д.

Юридическое значение документов, составляемых в ОВД, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Например, составленный работником милиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя. Выданное гражданину разрешение на приобретение оружия является официальным удостоверением наличия у данного лица соответствующего права. Справка о результатах проверки работы ОВД, подразделения или его отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния работы.

Способность документов служить юридическим доказательством обуславливает возможность контроля законности и эффективности деятельности ОВД (их подразделений и сотрудников) посредством изучения составляемых ими документов. Так, при изучении документов, содержащих сведения о расстановке сил и средств, о результатах их использования, могут быть сделаны выводы об эффективности деятельности органа. Изучение материалов уголовных дел, постановлений о наложении административных взысканий позволяет оценить состояние законности в деятельности органа и его отдельных сотрудников и принять меры к устранению выявленных нарушений.

В ОВД составляется множество различных документов. Уяснению их разнообразия служит классификация документов, которая осуществляется по различным критериям.

В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности ОВД, создаются документы, которые подразделяются на следующие виды:

• управленческие (организационно-распорядительные);

• оперативно-розыскные;

• уголовно-процессуальные;

• административно-процессуальные.

Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности ОВД.В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются: на распорядительные, отчетные и документы общего характера.

Распорядительные документы - письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания, планы и другие).

Отчетные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет о работе, рапорт или докладная записка, справка и другие).

Группа документов общего характера включает разнообразные документы по различным вопросам деятельности органа, подразделения (акт, протокол, служебное письмо, телеграмма и другие).

Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность ОВД. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД РФ.

Уголовно-процессуальные отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и т.д.). Требования к их содержанию и оформлению определены уголовно-процессуальным законодательством.⁴

Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об АПН, акты обследования объектов разрешительной системы и т.д.) отражают административную деятельность ОВД по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены административно-процессуальным законодательством⁵, а также ведомственными нормативными актами МВД РФ.

В зависимости от места возникновения и направления движения все документы подразделяются на: исходящие, входящие и внутренние.

Исходящие - это документы, отправляемые ОВД, в адрес других органов, организаций и граждан.

Входящие - это документы, поступающие в ОВД из других органов (организаций, учреждений) или от граждан.

Внутренние - документы, созданные в ОВД и не подлежащие отправке.

По количеству отражаемых в документах вопросов выделяют простые и сложные.

Простой - документ, составленный по одному вопросу.

Сложный документ, в котором содержится информация по двум или большему числу вопросов.

В деятельности ОВД следует стремиться к составлению простых документов, что облегчает дальнейшую работу с ними. Множество вопросов, затронутых в одном документе, может потребовать их исполнения разными сотрудниками. В этом случае документ будет многократно передаваться от одного исполнителя другому, что замедлит процесс его исполнения. Для ускоренного прохождения сложных документов нередко возникает необходимость их размножения, производства выписок, что усложняет документооборот.

По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов

Различают: односторонние и двусторонние (многосторонние). Односторонние документы составляются по имени одного лица (одной стороны органа или должностного лица). Рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела, о наложении административного взыскания, приказ о назначении сотрудника на должность и большинство других документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.

Документы, в составлении подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон, именуют двусторонними (многосторонними). Так, например, акт о приеме одним сотрудником ОВД от другого каких-либо документов, материалов составляется и подписывается передающим и принимающим эти материалы. Акт обследования объектов разрешительной системы составляется членами комиссии, в которую входят представители ОВД объекта. Эти документы, как и другие, составлены с участием представителей заинтересованных сторон (организаций, граждан) и иметь их подписи.

В зависимости от степени секретности содержащейся в документе информации.

Документы подразделяются на: документы особой важности, совершенно секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые документы). Порядок работы с документами, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию (особой важности, совершенно секретными, секретными) и не подлежащими открытому опубликованию (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами.

Помимо названных, существуют и другие подходы к классификации документов: По срокам хранения, по технике нанесения информации (рукописные и машинописные, фотодокументы) и другие.

Характер деятельности сотрудников ОВД обуславливает интерес к рассмотрению таких видов документов, как официальные документы, подлинные документы, документы копии. Решение некоторых юридических вопросов может быть основано только на информации, содержащейся в официальном или подлинном документе, для разрешения других вопросов достаточно изучение копий документов.

1. официальный документ - это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

1. подлинник официального документа - это первый или единственный экземпляр официального документа;

2. подлинный документ - это документ, сведения о времени и месте создания которого и об его авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем соответствуют действительности;

3. копия документа - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или части их.

Различают следующие виды копий;

• факсимильная копия - это копия документа, отражающая все без исключения особенности подлинника (фотокопия, ксерокопия);

• свободная копия - содержит всю информацию документа-подлинника, но без графического соответствия последнему. Свободная копия воспроизводит лишь содержание подлинника, но не его форму;

• выписка - это копия, содержащая полное воспроизведение части документа и заверенная в установленном порядке (например, выписка из протокола оперативного совещания);

• дубликат - это копия, создаваемая взамен утраченного или поврежденного подлинника и имеющая юридическую силу подлинника. По содержанию и по форме дубликат не отличается от документа подлинника. На таких копиях делается пометка - дубликат;

- отпуск - устаревший, хотя еще и употребляемый термин для обозначения копий исходящего документа, который получается одновременно с изготовлением подлинника (под копировальную бумагу). Отпуск содержит все реквизиты подлинника, за исключением входящих в состав бланка, на котором выполняется документ - подлинник.

В соответствии с Приказом МВД РФ № 615 в деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России; индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением); в) межведомственные соглашения, протоколы; распоряжения; директивы; указания; акты; заключения; докладные записки; справки; обзоры; доклады; пояснительные записки; планы; телеграммы; телефонограммы; факсограммы; письма.