6. Цілісність даних.

Цілісність даних означає систему правил, що використовуються в Microsoft Access для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях, а також забезпечує захист від випадкового вилучення або зміни зв'язаних даних.

Якщо накладені умови цілісності даних, то Microsoft Access не дозволяє додавати у зв'язану таблицю записи, для яких немає відповідних записів у головній таблиці або ж змінювати записи в головній таблиці таким чином, що після цього у зв'язаній таблиці з'являться записи, що не мають відповідних записів у головній таблиці, а також вилучати записи у головній таблиці, для яких є підлеглі записи у зв'язаній таблиці.

Встановити цілісність даних можна, якщо виконані наступні умови:

• Зв'язане поле головної таблиці є ключовим полем або має унікальний індекс.

• Зв'язані поля мають один тип даних. (Тут існує два виключення.)

• Обидві таблиці належать одній базі даних Microsoft Access.

Встановивши цілісність даних, необхідно слідувати наступним правилам:

• Неможливо ввести в поле зовнішнього ключа зв'язаної таблиці значення, що не міститься в ключовому полі головної таблиці.

• Не допускається вилучення запису з головної таблиці, якщо існують зв'язані з нею записи в підлеглій таблиці.

• Неможливо змінити значення ключового поля в головній таблиці, якщо існують записи, зв'язані з даним записом.

Щоб накласти ці правила на конкретний зв'язок, при його створенні потрібно встановити перемикач Обеспечение целостности данных в діалоговому вікні Связи. Якщо даний перемикач встановлений, то будь-яка спроба виконати дію, що порушує одне з перерахованих вище правил, приведе до виведення на екран попередження, а сама дія виконана не буде.

7. Режими каскадного оновлення і каскадного вилучення.

У зв’язках, для яких визначена цілісність даних, користувач має можливість вказати, чи потрібно автоматично виконувати для пов'язаних записів операції каскадного оновлення і каскадного вилучення. Якщо включити дані параметри, стануть можливими операції вилучення і оновлення, які в іншому випадку заборонені умовами цілісності даних. Щоб забезпечити цілісність даних при вилученні записів або зміні значення ключового поля в головній таблиці, автоматично вносяться необхідні зміни в зв'язані таблиці.

Якщо при визначенні зв'язку в діалоговому вікні Связи встановити перемикач Каскадное обновление связанных полей, то будь-яка зміна значення в ключовому полі головної таблиці приведе до автоматичного оновлення відповідних значень у всіх зв'язаних записах.

Якщо при визначенні зв'язку у діалоговому вікні Связи встановити перемикач Каскадное удаление связанных записей, будь-яке вилучення запису в головній таблиці приведе до автоматичного вилучення зв'язаних записів у підлеглій таблиці.

8. Сортування записів.

Дані розміщуються в таблиці в довільному порядку по мірі їх введення. Перегляд таких даних утруднюється. Для приведення даних у визначений порядок, в базах даних використовується поняття сортування.

Для сортування слід попередньо встановити мову, якою ведеться база даних і за алфавітом якої виконується сортування. Для цього вибрати команду Сервис, Параметры..., перейти на вкладку Общие.

Є можливість при виконанні сортування записів виконати просте сортування, при якому всі записи сортуються або за зростанням, або за спаданням. При сортуванні за зростанням, значення розташовуються в алфавітному порядку від А до Я. Дати – від більш ранньої до більш пізньої. Числа впорядковуються в порядку зростання від меншого до більшого.

При сортуванні поля за зростанням записи, які містять порожні поля, вказуються в списку першими. Цифри, які знаходяться в текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Щоб їх відсортувати в числовому порядку, всі текстові рядки повинні містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, то на початку повинні стояти нулі. Наприклад, результатом сортування за зростанням текстових рядків «1», «2», «11» і «22» буде «1», «11», «2», «22». Щоб рядки були відсортовані належним чином, перед числами з меншою розрядністю ввести нулі: «01», «02», «11», «22».

Неможливо сортувати поля МЕМО, гіперпосилання або об’єкти OLE.