Редагування даних.
Табличний процесор Excel орієнтовано на роботу з даними, що весь час змінюються. Для цього його оснащено могутніми засобами редагування, локалізації та виправлення помилок у робочих аркушах. Програма дає змогу без особливих зусиль вилучати, копіювати, вирізувати, вставляти і переміщати клітинки та діапазони клітинок.
Редагування даних клітинок
Безпосередньо в клітинках редагують дані, довжина яких сумісна з їхніми розмірами. Якщо дані в поточній клітинці неправильні, то їх можна легко вилучати натисканням на клавішу Delete, або за допомогою команд Оосновне —
Редагування — Очистити, або введенням нових даних. Однак, якщо дані клітинок довгі, то для їх редагування краще скористатися рядком формул.
Скасування і повторення останньої операції
В Excel передбачена можливість скасувати останню операцію та відновити початковий стан клітинок робочого аркуша. Оперативно скасовують останню операцію за допомогою кнопки Скасувати ввід в панелі швидкого доступу або клавішами Ctrl+Z. Повторити останню виконану операцію, тобто відновити скасовану дію, можна кнопкою Повернути в панелі інструментів або клавішами Ctrl+Y. Скасування останньої операції та її відновлення виконуються командами Скасувати ввід і Повернути ввід із панелі швидкого доступу. Використовуючи вказані кнопки та послуги, можна переглянути робочий аркуш (клітинку) до і після виконання певної дії.
Вставлення і видалення стовпців, рядків і клітинок
Для вставлення порожнього стовпця треба виділити стовпець таблиці, перед яким є намір його розмістити, і активізувати команду Вставлення — Клітинки — Вставити. Вставлення стовпців (рядків) супроводжується автоматичним налаштуванням формул таблиці за місцем їх нового розміщення. Вилучення об’єктів робочого аркуша здійснюється через послугу Вставлення — Клітинки — Видалити, яка активізує вікно різних варіантів видалення (Рис. 5.6). За структурою воно аналогічне вікну Вставити клітинки.
Рис. 5.6
Копіювання і переміщення комірок
Копіювання і переміщення комірок у програмі Excel можна здійснювати методом перетягування або через буфер обміну. При роботі з невеликим числом комірок зручно використовувати перший метод, при роботі з великими діапазонами – другий.
Метод перетягування.
Щоб методом перетягування скопіювати або перемістити поточну комірку (виділений діапазон) разом із змістом, треба навести покажчик миші на рамку поточної комірки (він прийме вигляд стрілки).
Тепер комірку можна перетягнути в будь-яке місце робочого аркуша (місце вставки позначається спливаючою підказкою).
Для вибору способу виконання цієї операції, а також для більш надійного контролю над нею рекомендується використовувати спеціальне перетаскування за допомогою правої кнопки миші. У цьому випадку при відпусканні кнопки миші з'являється спеціальне меню, у якому можна вибрати конкретну виконувану операцію.
Автоматизація введення
Тому що таблиці часто містять однотипні дані, чи дані які повторюються, програма Excel містить засоби автоматизації введення. До числа наданих засобів належать: автозавершення, автозаповнення числами й автозаповнення формулами.
Автозавершення.
Для автоматизації введення текстових даних
використовують метод автозавершення. Його застосовують при введенні в комірки одного стовпчика робочого аркуша текстових рядків, серед яких є такі, що повторюються. У ході введення текстових даних у чергову комірку програма Excel перевіряє відповідність уведених символів рядкам, що є в цьому стовпчику вище.
Якщо виявлено однозначний збіг, уведений текст автоматично
доповнюється. Натискання клавіші Enter підтверджує операцію автозавершення, у протилежному випадку введення можна продовжувати, не звертаючи увагу на пропонований варіант. Можна перервати роботу засобу автозавершення, залишивши у стовпчику порожню комірку. І навпаки, щоб використовувати можливості засобу автозавершення, заповнені комірки мають іти підряд, без проміжків між ними.
Автозаповнення числами.
При роботі з числами використовується метод автозаповнення. У правому нижньому куті рамки поточної комірки є чорний квадратик – маркер заповнення. При наведенні на нього покажчик миші (він звичайно має вигляд товстого білого хреста) здобуває форму тонкого чорного хрестика. Перетаскування маркера заповнення розглядається як операція «розмноження» змісту комірки в горизонтальному або вертикальному напрямку.
Якщо комірка містить число (у тому числі дату, грошову суму), то при перетаскуванні маркера відбувається копіювання комірок чи їхнє заповнення арифметичною прогресією. Для вибору способу автозаповнення варто робити спеціальне перетаскування з використанням правої кнопки миші. Нехай, наприклад, комірка A1 містить число 1. Наведіть покажчик миші на маркер заповнення, натисніть праву кнопку миші, перетягніть маркер заповнення так, щоб рамка охопила комірки A1, B1 і C1, і відпустіть кнопку миші. Якщо тепер вибрати в меню, що відкривається, пункт Копіювати комірку, усі комірки будуть містити число 1. Якщо ж вибрати пункт Заповнити, то в комірках з’являться числа 1, 2, 3. Щоб точно сформулювати умови заповнення комірок, треба виконати команду Основне — Редагування — Заповнити — далі за вибором самого користувача. У діалоговому вікні, що відкрилося, Прогресія вибирається тип прогресії, величина кроку і граничне значення. Після натискання на кнопці ОК програма Excel автоматично заповнює комірки відповідно до заданих правил.
Автозаповнення формулами.
Цю операцію виконують так само, як автозаповнення числами. Її особливість полягає в необхідності копіювання посилань на інші комірки. У ході автозаповнення до уваги беруть характер посилань у формулі: відносні посилання змінюються відповідно до відносного розташування копії й оригіналу, абсолютні залишаються без змін.
Пошук і заміна фрагментів робочого аркуша
Пошук заданого фрагмента робочого аркуша (книги) здійснюється через послугою Основне — Редагування — Знайти й виділити, за допомогою якої можливо відкрити вікно Пошук і заміна (Рис. 5.7).
Рис. 5.7
До поля цього вікна водять фрагмент пошуку. Це може бути частина формули, заголовка
або тексту, а також характерне слово або окремий символ. Власне пошук здійснюється через команду Знайти далі, яка дає змогу виявляти заданий об’єкт у межах робочого аркуша.
У вкладці Знайти задають також режими й ділянки пошуку.
Після виявлення потрібного фрагмента послугою Знайти вікна Пошук і заміна активізують вкладку Замінити, до якого і вводять нову редакцію фрагмента. Користуючись командою Замінити, вибраний фрагмент замінюють новим. Пошук наступного фрагмента поновлюється командою Знайти далі, після чого процес заміни повторюється до кінця робочого аркуша. Перейти до наступного циклу пошуку можна також за допомогою клавіш Shift+F4, а повернутися
до попереднього — клавіш Ctrl+Shift+F4.
Процедура пошуку і заміни прискорюється командою Замінити все, яка виправляє вибраний фрагмент по всьому робочому аркушу.