2.4.5. Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности

По каждому виду деятельности необходимо указать детальный список фактических функций, обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту. Особое внимание надо уделить четкости формулировок, чтобы работнику было совершенно ясно, за что он отвечает.

Возможная группировка функций, обязанностей:

А. Ежедневные обязанности;

Б. Периодически выполняемые обязанности (указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, и т. д.);

В. Обязанности, выполняемые нерегулярно.

При определении функций, обязанностей и ответственностей должностного лица необходимо учитывать ряд следующих факторов:

1. Перечисленные функции, обязанности и ответственности должны быть приоритетными. Если для какого-то вида деятельности характерно большое количество функций (обязанностей, ответственностей), то должно быть выделено 20% "критических" функций (обязанностей, ответственностей), которые обеспечивают 80% успеха (Закон Парето!);

2. Эти функции, обязанности и ответственности должны поддаваться оценке;

3. Определение функций, обязанностей и ответственностей должно быть кратким и начинаться с глагола в повелительном наклонении;

4. Для менеджеров под обязанностями и ответственностью понимаются проблемы, связанные как с производством (работами, услугами), так и с человеческим фактором.

В одном из рекомендованных литературных источников (Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха. — Мн.: ООО «Новое знание», 1998) содержатся примеры перечней обязанностей и форм ответственности должностных лиц.

Если должность предполагает осуществление нескольких видов деятельности, то функции, обязанности и ответственности фиксируются по каждому из них.

В табл. 1 показан пример определения функций для должности «доцент».

Таблица 1

Функции, обязанности и ответственности по каждому виду деятельности доцента

Виды деятельности	Функции, обязанности и ответственности
А) обучение студентов	А1. Читать лекции А2. Вести семинары А3. Руководить написанием контрольных работ заочниками А4. Руководить написанием курсовых работ А5. Руководить написанием дипломных работ А6. Консультировать студентов А7. Принимать курсовые экзамены А8. Принимать зачеты А9. Принимать государственные экзамены в составе Государственной аттестационной комиссии
Б) научная деятельность
В) методическая работа
Г) саморазвитие

В зависимости от особенностей должности в описании работы может оказаться уместным изложить лишь перечень обязанностей или же могут быть указаны требуемые результаты. Если возможны оба подхода, то предпочтение следует отдать второму.

Также нужно учесть, что описание работы может быть облечено в одну из двух основных форм, в зависимости от того, на чем акцентируется внимание - на выполнении определенной задачи или на ответственности. Из этих двух форм более предпочтительна та, которая ориентирована на ответственность. Хотя то, чем заняты работники на своем рабочем месте, безусловно, важно, главное - рамки их ответственности и конечная цель.

В приложении 5 представлены расширенные требования к содержанию данного раздела.