Требования к разделу 5 описания работы «функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности»

(Требования подготовлены с использованием опыта американской компании «SISTEMATIC MANAGEMENT DEVELOPMENT» - См.: Практическое руководство по менеджменту: Международный опыт достижения успеха — Мн.: ООО «Новое знание», 1998, с. 32-35)

Любой человек при получении работы хотел бы иметь ответы на следующие вопросы.

• Чего от меня ожидают?

• Каковы мои обязан­ности на работе?

• Как я должен буду распределять свое время?

• Что понимается под хорошим выполнением работы?

• Какова степень моей самостоятельности в принятии решений?

• Как и когда моя работа будет оцениваться и измеряться?

Когда работники не могут удовлетворительно выполнить работу, то причина кроется чаще всего в отсутствии взаимопонимания между работником и менеджером по одному или нескольким из перечисленных вопросов.

Ответы на эти вопросы можно найти в опре­делении термина "работа". Ниже дается пере­чень основных составляющих понятия "работа" и связанных с ними обязанностей и ответствен­ности. Это определение дает возможность уста­новить время, необходимое каждому работнику для выполнения его обязанностей. На его основе разрабатываются инструкции и нормативы, которые позволяют проиллюстрировать работни­ку, что понимается под приемлемым темпом ра­боты, и методы оценки его работы. Этот процесс определения содержания работы должен проис­ходить, по меньшей мере, раз в год. Только в этом случае можно быть уверенным, что испол­нитель правильно поймет свои обязанности. Ес­ли же характер работы в течение года меняется, то должны быть внесены и соответствующие коррективы в понимание этого термина.

Ниже перечислены этапы, которым менеджер должен следовать при заполнении формуляра, определяющего характер работы (в конце этого раздела приведены примеры заполнения фор­муляров).

1. Главные количественные составляющие работы (Что ожидается)

Каждый работник должен знать параметры подотчетности для своей работы. Эти параметры выявляются в результате разделения всех обя­занностей работающего на отдельные состав­ляющие, которые должны быть выполнены.

Основные параметры подотчетности (главные количественные составляющие работы) долж­ностного лица определяются теми результатами, которые должны быть получены. Они выявля­ются путем анализа функций каждого долж­ностного лица и определяют ключевые моменты его ответственности.

Примеры параметров подотчетности:

• Сбыт;

• Продажа товаров;

• Производство (выполнение работ, оказание услуг);

• Прогноз;

• Бюджетные расходы;

• Административная деятельность;

• Учеба.

2. Обязанности и ответственность (Что такое личная ответственность)

По каждому параметру подотчетности долж­ны быть указаны те обязанности и те формы ответственности, которые этот параметр опре­деляет. При этом должно быть выделено 20% "критических" обязанностей, которые обеспе­чивают 80% успеха.

При выявлении обязанностей и форм ответ­ственности должностного лица необходимо учи­тывать ряд следующих факторов:

1. Перечисленные обязанности должны быть самыми приоритетными.

2. Эти обязанности должны состоять из элементов, которые поддаются оценке.

3. Определение форм ответственности должно быть кратким и начинаться с глагола в повелительном наклонении.

4. Для менеджеров под обязанностями и ответственностью понимаются проблемы, свя­занные как с производством, так и с чело­веческим фактором.

Примеры перечня обязанностей и форм ответственности должностных лиц:

Ответственный за сбыт:

Продавать и расширять объем сбыта.

Следить за регионами сбыта.

Развивать новые формы бизнеса.

Продавать продукцию (работы, услуги) равномерно.

Гарантировать разумные цены.

Поддерживать инвентаризационный контроль.

Способствовать продвижению вашей продукции (работ, услуг) на рынке.

Выполнять все административные процедуры.

Поддерживать политику и процедуры, уста­новленные руководством.

Менеджер по товарам:

Разрабатывать план маркетинга.

Производить мониторинг товаров.

Следить за соблюдением бюджета.

Вести график товародвижения.

Разрабатывать прогнозы сбыта.

Владеть информацией о сбыте.

Разрабатывать план саморазвития.

Ответственный за производство (работы, услуги):

Достигать поставленных производственных целей.

Поддерживать контроль за качеством.

Выполнять правила безопасности.

Организовать обучение персонала.

Следить за себестоимостью продукции (работ, услуг).

Заполнять всю необходимую документацию.

Следить за нормальной работой оборудования.

Добиваться доброжелательных отношений между сотрудниками.

3. Распределение времени (Как необходимо распределять свое время)

В служебную документацию необходимо включать графу, где менеджер указывает время, за которое должна быть выполнена работа по главному подотчетному показателю. Данные этой графы являются для работника указанием для распределения времени и усилий на выполнение подотчетного показателя. (Процент времени, затраченный на выполнение всех подотчетных показателей, должен быть равным 100%.)

Приложение 6