Вопрос 6.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги.

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам организации на командировочные и административно-хоз. расходы.

Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы предприятия.

Наличные деньги выдаются под отчёт:

1. На хозяйственно-операционные расходы:

• Канцелярские.

• Почтово-телеграфные и т.д.

• Приобретение горюче-смазочных материалов.

• Расходы, связанные с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле.

2. Для предстоящих командированных расходов.

3. На представительские расходы.

Основанием для заполнения сводных регистров по учёту расчётов с подотчетными лицами являются:

• Расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчёт.

• Авансовые отчёты (на израсходованные суммы).

• Новые проходные и расходные кассовые ордера (на расхождения в суммах, полученных и израсходованных).

Денежные средства под отчёт выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчёт с приложением оправдательных документов (товарные чеки за купленный товар, проездные документы) и представить их бухгалтерию.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, правильность их оформления и подсчёта сумм, а также на оборотной стороне формы указывают: суммы расходов, принятые к учёту и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчёт утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учёту. Остаток неиспользованного аванса сдаётся подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдуется подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру.

Учёт расчётов с подотчетными лицами ведётся на активно-пассивном счёте 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету возникает задолженность работника перед предприятием, по кредиту погашается задолженность работнике перед предприятием. По кредиту возникает задолженность работнику предприятия, по дебету она погашается.

Рассмотрим типовые проводки:

• Д 71 – К 50 (выдана в подотчёт на хозяйственные нужды и командировочные расходы из кассы).

• Д 71 – К 50 (выдано в возмещение допущенного перерасхода).

• Д 10 – К 71 (оприходованы материалы, приобретённые через подотчетных лиц).

• Д 26 – К 71 (списаны командировочные расходы (представительские)).

• Д 50 – К 71 (возвращены в кассу не израсходованные подотчетные суммы)

• Д 94 – К 71 (невозвращенные в срок подотчетные суммы отражены как недостача).

Аналитический учёт по счёту 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведётся по каждой сумме, выданной под отчёт.

Учёт командировочных расходов

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 ТК РФ).

За время нахождения в командировке за работником сохраняется зарплата по месту постоянной работы.

Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничена определённым сроком. Срок при командировке в пределах России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а при командировке за рубеж – 60 дней. Временное направление работника в другую местность на более продолжительный срок следует считать не командировкой, а временным переводом. Такой перевод требует обязательного согласия работника.

Распоряжение работодателя о выезде в служебную командировку формы Т- 9 является для работника обязательным. Размеры компенсационных выплат командируемым работникам зависят от места командировки. По этому основанию законодательство РФ выделяет 2 вида командировок:

• в пределах РФ;

• зарубежные страны.

В соответствии со статьёй 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

1. расходы по проезду;

2. расходы по найму жилого помещения;

3. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4. иные расходы, произведённые работником с разрешения работодателя.

Работнику при направлении в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

• обязательные консульские и аэродромные расходы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

В соответствии со статьёй 168 ТК РФ порядок и размены возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Датой выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а датой приехала – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно (00:00) датой отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее – последующие сутки.

Командированному работнику перед отъездом выдаётся денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. Для определения размера аванса рекомендуется составлять смету на командировочные расходы. В смете указываются: место командировки, сроки, транспорт проезда, расходы на проживание, размер суточных.

Не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчёт об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчёт по ним.

К авансовому отчёту прилагается: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходов по проезду.

Отчёт должен быть утверждён руководителем организации, после чего он должен служить основанием для выплаты подотчётному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса.

Налоговые аспекты учета командировочных расходов

Для целей налогового учёта расходы по проезду к месту назначению командировки и обратно компенсируются работнику полностью.

Оплаченные расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтвержденные документально, не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Для целей налогового учёта расходы по найму жилого помещения, подтверждённые документально, принимаются в размере фактически произведённых расходов. До 2009 года Постановлением Правительства РФ ОТ 8.02.2002 года № 93 было установлено, что суточные за каждый день нахождения в командировке на территории РФ не должны превышать 100 руб. С 1.01.2009 года для коммерческих организаций не нормируется для целей налогообложения прибыли суммы суточных и полевого довольствия. С этой даты порядок и размеры возмещения суточных расходов организации будут определяться самостоятельно с их отражением в коллективных договорах или локальных нормативных актах организации.