Информационно-справочные документы.Справкии докладныезаписки

Справки– документы, содержащие описание иподтверж-дениетехилииныхфактовисобытий.Справкиобычноделятнадве группы: информация о фактах и событиях служебногохарак-тера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам иуч-реждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.Этосправки о подтверждении места учебы и работы,занимаемойдолжности, заработной плате, месте проживания и т. п.Приведемпримеры.

Московское городскоеобъединение Генеральномудирек-книжнойторговли"Москнига" торуобъединенияКировское районноекниготорговое "Москнига"объединение ГорбуновуА.В.

Магазин №...

Справка

Дата Номер

О комплектовании товарных фондов в 20... г. В 20... г.комплек-тование товарных фондов магазинапроисходилозасчетследую-щихисточников(в тыс.руб.):

1. Книготорговая база"Москнига" –...

2. Объединение"Книгоэкспорт" –...

3. Издательство"Прогресс" –...

4. Специальная книжнаяэкспедиция –...

Директормагазина (подпись)

Московский государственныйис-торико-архивныйинститут

Справка

Дата Номер

КузьковаАннаИвановна учитсянаIIIкурсе дневногоотде-ленияфакультетагосударственногоделопроизводства.Справкавыдана дляпредставлениявполиклинику.

Декан

факультетагосударственного

делопроизводства (подпись)

Докладная записка– документ, адресованныйруководителюданного или вышестоящего учреждения и информирующий егоосложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте,со-держащий выводы и предложения составителя. Текстдокладнойзаписки делится на две части: констатирующая, гдеизлагаютсяфакты или описывается ситуация, и вторая – где излагаютсяпред-ложения, просьбы.

Контрольно-ревизионныйотдел ГенеральномудиректоруДата объединения

ИвановуИ.И.Докладнаязаписка

Оназначении документальной ревизиив магазине № ... Припрове-дении 09.04.10 г. инвентаризации товарных фондов магазина№...обнаружена недостача различных товаров на сумму ...руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарныхопе-раций магазина№... запериодс01.01.10по09.04.10г.

Замначальника

отдела (подпись)

1. Тексту докладной записки обязательно предшествуетзаго-ловок.

2. Внутренние докладные записки, подаваемыеруководителюструктурного подразделения или руководителюучреждения,оформляютсянапростомлисткебумаги.Машинописнымспособомвоспроизводятся реквизитыбланка;наименованиеструктурногоподразделения, вид документа,дата.Подписывает–составитель.

3. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящиеин-станции, оформляется на общем бланке учреждения иподписыва-ется руководством.

4. Как и во всяком документе, в докладной запискезаголовокначинаетсяспредлогаоиформулируетсяспомощьюотглаголь-ного существительного:О назначении..., О проверкеи т.п.

Деловые письмаприменяются для решениямногочисленныхоперативных вопросов, возникающих в управленческойдеятель-ности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем.Класси-фикацию деловыхписемпозволяет построить классификацияпро-изводственных ситуаций, вызывающих необходимостьвпереписке.

Пофункциональному признакуписьма можно разделитьнадвегруппы:

1)письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос,письмо-просьба,письмо-обращение,письмо-предложение идр.);

2)письма,нетребующие письма-ответа(письмо-предупреждение,письмо-напоминание,письмо-приглашение идр.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс тогописьма,которое явилось причиной дляпереписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можновыде-лить следующие аспекты в содержании деловыхписем:

1. факт напоминания –письмо-напоминание;

2. выражение гарантии – письмогарантийное;

3. указание на достигнутую степень согласия,свершившийсяфакт –письмо-подтверждение;

4. информирование о намечаемых или уже проведенныхмеро-приятиях – информационноеписьмо;

5. указание на факт отправки прилагаемых к письмудокумен-тов – сопроводительноеписьмо;

6. предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.–письмо-предупреждение.

Одноитожеписьмоможетсодержатьгарантию,просьбуинапоминание, т. е. бытьмногоаспектным.

По тематическому признакупроводится условноеразли-чение между деловой и коммерческой корреспонденцией.Счита-ется, что переписка, которая оформляет экономические,правовые,финансовые и все другие формы деятельности предприятия,назы-вается деловой корреспонденцией, а переписка по вопросаммате-риально-технического снабжения и сбыта относится ккоммерче-ской корреспонденции. В сфере торговых отношенийсложилисьопределенные типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответназапрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта);письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа;письмо-отказотпоставкитовара,отоплатыит.п.;письмо-рекламация;письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соот-ветствует практическим ситуациям, вызывающимнеобходимостьписьменного общенияпартнеров.

Рассмотрим некоторые образцы деловыхписем.

Сопроводительноеписьмо–письменный текст, которыйинфор-мируетадресатаонаправлениидокументов, прилагаемыхкписьму.Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись«Программы

курса"Организацияделопроизводства"».Программапредпола-гаетсякактиповаядлявсехтехникумовподелопроизводству.От-зывпросимприслатьдо12ноября20...г.Приложение:на24л.в1экз.

Письмо-приглашение –письменное приглашениеадресатупринять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Онимо-гут адресоватьсякакконкретным лицам,так иучреждениям.Внихраскрывается характер проводимого мероприятия,указываютсясроки проведения и условия участия в нем.Например:

Учебно-методическое объединение (УМО) 22–23 июняпро-водитширокоеобсуждениемоделиспециалиста"Документовед-организатордокументационногообеспеченияуправления".Таккакспециалисты такого профиля работают на предприятиях и вуч-режденияхотрасли,просимВаспринятьучастиевработеУМО,высказатьсвоипредложенияпокорректировке учебногоплана.

Заседание состоится в помещении Московскогоисторико-архивного институтапо адресу: ул. 25Октября,д. 15,актовыйзал.

Началоработыв10ч.утра.Иногородниеучастникиобеспечи-ваютсяобщежитием.

Председатель СоветаУМО

проф.,докт. ист.наук В.И.Дурновцев

Гарантийное письмо –документ, обеспечивающийиспол-нение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычнога-рантируется оплата или предоставление чего-либо (местаработы,проведения исследований и т. п.). Эти письма имеютповышеннуюправовую функцию, поэтому изложение текста должно бытьпре-дельно четким и ясным.Например:

Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машинвы-числительного центраинститута.

Оплата гарантируетсясосчета№ ... в.... отделенииГосбан-

ка.

Завод готов принятьнаработу выпускницуинститутапо

специальности документовед-организатордокументационногообеспечения управления.Ее мужтакжеможетрассчитыватьнатрудоустройствовгородепо своейспециальности.

Инициативное письмо–это письмо, требующееответа.Боль-шая категория таких писем выражает просьбу (предложение,за-прет) к адресату в решении каких-либо вопросов.Например:

При развертыванииработ пореставрации историческихцен-

ныхзданийинститутавыясниласьневозможностьпоэтапногопро-ведения реставрации с продолжением учебного процесса вчастипомещений.ПросимВасоказатьсодействиеввыделенииарендныхпомещений площадью... кв. м. дляперенесения всехучебныхзаня-тий на время реставрациизданий.

Письмо-ответпо своему содержанию носит зависимыйхарак-теротинициативныхписем,таккактемаеготекстаужезаданаиостается изложить характер решения поставленного винициатив-ном письме вопроса: принятие или отказ от предложения,выпол-нения просьбы.Например:

115422,Москва,

ул.Зеленая,д.5,кв.38Иванкину М.П.

СообщаемВам,что документы ПетровскойМТСКлимовскогорайонаИвановскойобластиза1934-1935гг.вархивнахранениенепоступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работывназваннойМТСзауказанныегодынепредставляетсявозможным.

ДиректорГосархива Н.К.Крымкина

Письмо-запрос –коммерческий документ,представляющийсобой обращение импортера к экспортеру с какой-либопросьбой.

Например:

Касательно: альбомаобразцов

Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбомоб-разцов хлопчатобумажных, шерстяныхивискозных тканей,атакже прейскурант на20...г.

Суважением