Практическое занятие №6 Тема «Деловое сообщение как основная функцияофициально-делового стиля речи. Культура официальнойпереписки»

Время: 2 часа.

Цель:научить студентов анализировать текстыофициально-делового стиля.

Студент должензнатьосновные языковые особенностиофи-циально-деловой письменной речи; типы языковыхнарушений;уметьанализировать текст с точки зрения соблюденияязыковыхнорм.

Планзанятия

1. Интернациональные свойства официально-деловойпись-меннойречи.

2. Культура официальнойпереписки.

3. Типы языковыхнарушений.

Основные сведения потеме

Деловаяписьменнаяречь–однаизформделовогообщения,языковое средство фиксации (документирования)управленче-ской, деловой, служебной информации. Итог документирования–созданиедокумента.Юридическая сила документаобеспечивает-ся комплексомреквизитов– обязательных элементовоформлениядокумента. К ним относятся: наименование автора документа,ад-ресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения,печатьи др. Совокупность реквизитов и схема их расположения надоку-менте составляютформуляр документа.Однако формуляррегла-ментирован стандартами, принятыми в той или инойстране.

Документ–материальныйобъектсзафиксированнойнанемин-формациейввидетекста,звукозаписиилиизображения,предназна-ченныйдляпередачивовремениипространствевцеляххраненияиобщественногоиспользования.

Мировой опыт официальной переписки показывает, чтопривсех особенностях и специфике национальных школделовогописьма к деловой корреспонденции неизменнопредъявляютсятребования:

1. Точность выражения мысли, исключающая возможностька-ких бы то ни было инотолкований инеясностей.

2. Логичность и структурированностьизложения.

3. Стандартизация и унификация языковых итекстовыхсредств.

Интернациональные свойства официально-деловойписьмен-ной речи складывались исторически и обусловленыособенностя-ми делового общения.Участники делового общения(автор иад-ресат документа)выступают каксубъектыправоотношений.Содержание официальной бумаги основывается на праве иможетслужить предметом прямой правовой оценки. Правоваясущностьофициальной переписки предопределяет характер содержанияпи-сем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмахназы-ваетсяформально-логическим.Это означает, что предметрас-сматривается с позиции экономико-правовых, социальныхотно-шений, а немежличностных.

Главной особенностью русской официально-деловойпись-менной речи остается строгая функциональность. В то время каквзападной и американской деловой переписке к письмупредъявля-ются те же требования, что и к текстам рекламногохарактера.Здесь в деловой корреспонденции нередко встречаются цитатыизБиблии,из работфилософов, стихи, народная мудрость,используе-мые сцелью продемонстрировать красноречиеиэрудициюавтора.

Для отечественной практики деловой перепискихарактерен

«МЫ-подход» в передаче информации, т. е. адресант иадресатрассматриваются как «коллективные субъекты», хотя письмачас-тотно подписываются руководителем организации. Вязыковомоформлении это выражается в том, что субъект действиячастопредставлен собирательными существительными:руководство,администрация, акционерное обществои т. п.;описательнымиконструкциями типа«Дирекция… ходатайствует…»,«Фирма…предлагает…»,которые подчеркивают неличный характерделово-го письменногообщения.

В практике западной и американской деловой перепискипред-ставлены как «МЫ-подход» (например: «Мы были огорчены,уз-нав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой,произведеннойнашей компанией …» (письмо-извинение), так и «Я-подход»(на-пример:«ЯблагодаренВамзасообщениеотом,чтоВытакинеполучили …» (письмо-извинение). Оба письма подписаныкон-кретными должностными лицами, выступающими от лицафирмы,однако во втором случае создается ощущение личнойответствен-ности и заинтересованности автора письма в разрешениикон-фликтнойситуации.

В практике отечественной деловой переписки текступисьмане всегда предшествует обращение (например, текстысопроводи-тельных писем, писем-напоминаний, договорных писем,писем-подтверждений и др). Следует заметить, что в последнее времяоб-ращениевсечащевключаетсявтекстофициальногопосланияистановится обязательным элементом русского деловогописьма.Отсутствие обращения допустимо, если адресат –коллективныйсубъект, а также если послание представляет собойтрафаретноеписьмо. Заключение как особая этикетная формулавежливости,завершающаяофициальноепослание,такжеещенесталообще-принятым и обязательным для всех типов деловойкорреспонден-ции в отечественной практике деловой переписки.ЗаключающиеэтикетныефразытипаСуважением…,Снаилучшимипожеланиями.

..,Спожеланиямиуспехов…чащевсеговстречаютсявнерегла-ментированных письмах, письмах, адресованныхконкретномуофициальному или частномулицу.

По стандартам западного и американского деловогописьмаобращение и заключение являются обязательнымиэлементамиофициального послания любоготипа.

Обращение означает официальное начало письма. Послеоб-ращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США).Приобращении к отдельному лицу обычно употребляетсянеформаль-ноеDear(Дорогой), при обращении к фирме – болееформальнаямодельDear Sirs(в Европе),Gentlemen(вСША).

Если письмо адресовано фирме, возглавляемойженщинами,употребляется обращениеLadies, если же оно направленооднойженщине, используется формаMadam. Однако болеепредпоч-тительным считается обращение с указанием имениадресата.

Сегодня как никогда важно личностное обращение.Людямнравится слышать свое имя. Подобное обращение вызывает уад-ресата повышенное внимание. Поставьте себя на его место.ЕслиВы получаете два письма, одно из которых адресовано личноВам,адругоеобращенок«жильцам»,тобезсомненияВывпервуюочередь распечатаете конверт, на котором указано Ваше имя.Тоже самое относится и к деловым письмам [Теппер 1997:103].

В случае, когда получатель письма имеет звание,рекомен-дуется указывать его в обращении:Уважаемый доктор…;Ува-жаемый мэр…; Уважаемый сенатор…; Уважаемыйсудья…;Уважаемый епископ…идр.

Столь же обязательным элементом письма являетсязаключе-ние (формула вежливости), к оформлению которогопредъявляют-ся следующие требования: заключение должно начинаться сза-главнойбуквыинедолжносодержатьникакихсокращений;ононе должно присоединяться к последнему предложению текстаилиследовать за шаблонными предложениями,например:

Надеюсь на скорыйответ,ИскреннеВаш подписьБуду рад скоройвстрече,

Суважением подпись

Как уже отмечалось, обязательным условием деловогописьмаявляется требование соответствия форм приветствия ипрощанияпо степени официальности/неофициальности. В западномделовомписьме существуют языковые формулы, соответствующиеофици-альному, полуофициальному и неофициальному заключениюофи-циальныхпосланий.

Степень проявления учтивости (любезности) в разныхна-циональных культурах деловой переписки различна. Длярусскогоофициально-делового письма проявление любезности исердечно-сти, в целом, не характерно (а в официальном документе –недо-пустимо). Западное и американское деловое письмоосновываетсяна признании того, что с выражения почтения и уважения кклиен-ту (деловому партнеру) начинается успех дела, а формулылюбез-ностиисердечностипозволяютустановитьснимболеетесныйконтакт.

Одна из особенностей отечественной деловой речи –широкоеупотреблениеязыковых формул– устойчивых языковыхоборо-тов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловойречи

• следствие регламентированности служебных отношений,повто-ряемости управленческих ситуаций и тематическойогра-ниченности деловой речи. Задача составителя текстаупрощаетсяблагодаря возможности выбора готовой формулы:«Сообщаемчто

…», «Считаем целесообразным…», «Просим Вас рассмотретьво-прос о …»,в соответствии с речевым замыслом: сообщить,выска-зать просьбу. Помимо выражения типового содержанияязыковыеформулы нередко выступают как юридически значимыекомпо-ненты текста, без которых документ не обладаетдостаточнойюридической силой, или являются элементами,определяющимиего видовую принадлежность, например, в гарантийномписьме:

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет …»;вписьме-претензии:«… в противном случае дело будет передано вАрбит-ражный суд».Выражая типовое содержание, языковыеформулыобеспечивают точность и однозначность понимания текстаадреса-том, сокращают время на подготовку текста и еговосприятие.

Официальность и регламентированностьделовыхотноше-ний, т. е. их подчинение установленным правилам иограни-чениям, предполагают соблюдение нормделового этикета.Вде-ловом письме регламентированность отношений междуадресан-том (автором письма) и адресатом (получателем) выражаетсяспомощью речевых этикетных формул обращения и прощания,атакже соблюдением общей тональности послания в рамкахкор-ректности и учтивости. В деловой письменной речи недопускают-ся ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы нетолькопридают письму необходимый тон вежливости ипочтительности,но и свидетельствуют о характере взаимоотношений междуотпра-вителем и получателем корреспонденции (официальные,полуофи-циальные, дружескиеотношения).

Немаловажным аспектом делового общения являютсявопросыэтикиотношений между деловыми партнерами. В деловойпере-писке этика отношений проявляется в необходимостисоблюденияряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и кадресату.Дляполучателяофициальной корреспонденцииобязательнымтребованием является оперативный и четкий ответорганизации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданногоспомощьюдругихсредствсвязи.Задержкаилиотсутствиеответаможет рассматриваться как нежелание сотрудничать и привестикразрыву деловых отношений.Составителямделовых писемнерекомендуется:побуждать адресата к спешке при вынесениире-шения словами «срочно», «незамедлительно»; навязыватьадресатуожидаемый исход освещаемого в письме вопроса,например:

«Прошу изучить и решить вопросположительно».

Итак, особые условия делового общения, такие какофициаль-ный характер, юридическая значимость, адресность,повторяе-мость управленческих ситуаций, определяют общиетребования,предъявляемые к официально-деловой письменнойречи.

Формирование понятиякультура официальнойперепискисвязанасосвоениеммировогоиотечественногоопытасоставле-ния и оформления деловыхбумаг.

Специалисты в области документальной лингвистикивыде-ляют три основных принципа, обеспечивающихэффективностьофициальнойпереписки:1)лаконизмделовогописьма;2)доста-точность информационного сообщения, отвечающая целямписьмаи характеру отношений; 3) ясность и недвусмысленностьязыкасообщения.

Лаконизм(оптимально письмо не должно превышатьобъемодной-двух страниц) сочетается в деловых письмах стребованиемполноты информации. Требование полноты предполагает, чтодо-кумент должен содержать достаточную для принятияобоснован-ного решения информацию. Глубина изложения вопросазависитот целей документа: в информационном письме достаточнона-звать факты и события, в письме-просьбе предмет письмадолженбыть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.Недостаточ-ностьинформации может вызывать необходимостьзапрашиватьдополнительные сведения, порождая неоправданнуюпереписку.Избыточностьже информации приводит к тому, что письмопло-хо воспринимается, суть егозатуманивается.

Основное требование к информационному насыщениюдоку-мента–этоцелесообразноеколичествовключаемойинформации,не-обходимоеидостаточноедляреализациикоммуникативнойзадачи–убедить,побудить,привлечьвнимание,выразитьнесогласие и т.д.

Требованиедостоверности (объективности)информацииозначает, что деловое сообщение должно отражатьфактическоесостояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценкусобы-тий. Убедительность (аргументированность) информациисвязанас задачей побудить адресата совершить (или не совершать)опре-деленные действия, и от того, насколько достаточнаобоснован-ность документа, письма, зависит егоисполнение.

Предметом официальной переписки при всем еемногообразииобычно является сообщение о некоторой ситуации,логическаяоценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочнаямодельназываетсяаспектом письма,а последовательноеразмещениеэтих моделей – егокомпозицией.По композиционнымособенно-стям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные.Водноаспектных письмах рассматривается один вопрос,состав-ляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмахрас-сматривается сразу несколько вопросов. Так, например,многоас-пектное письмо может содержать предложение, просьбу инапо-

минание одновременно. Многоаспектным считается письмо,со-держащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы,сообще-ния, предложения.Каждыйаспектформируетсяречевымдействи-ем:просьбой, сообщением, предупреждением, приглашениеми т.п.Композиция или структура текста официального письма –этопоследовательность расположения его составных частей –аспек-тов. Причем в качестве самостоятельных аспектоврассматривают-ся речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями–просьбами, сообщениями, предложениями. Выделениекаждогоречевого действия в самостоятельный аспект необходимопотому,что по каждой просьбе, по каждому предложениюпринимаетсясамостоятельное решение. Структура аспекта отличаетсяжестко-стью и однозначностью и состоит из двух частей: первая частьсо-держит информацию об имевших место фактах, событиях(ссылка,мотивация, история вопроса); вторая часть называетжелаемые,предполагаемые события, выраженные при помощи речевыхдей-ствий (просьбы, предложения, требования). Красной строкойвы-

деляется новая мысль, тема или новый поворот темыписьма.

Специалисты различают два вида контекста:последователь-ный и параллельный. Впоследовательном строе контекстаоднопредложение содержательно вытекает из другого, т. е. новая ин-формация предыдущего предложения становится предметомрас-смотрения в следующем предложении.Пример:

ПриглашаемВаспринять участиевнаучно-практическомсемина-реивыступитьсдокладом.Доклады,представляющиенаучныйин-терес, войдутвсборникнаучных трудовВНИИДАД.

Изданиесборниказапланированона 2011г.

В параллельном строе контекстанесколькопоследующихпредложений поясняют предыдущее, при этом предмет речиявля-ется общим, но в последующих предложениях онемдаетсяноваяинформация.Например:

Ксожалению,условияконтракта№468остроительствежи-вотноводческогокомплексаВаминевыполнены.Срокизавершениястроительныхработнарушаются.СавгустаВашиподрядчикинепояв-лялисьнастроительнойплощадке.Строительствокомплексавыпол-нено лишь на 34%.

Связь между предложениями абзаца может осуществлятьсяспомощьюповтораотдельных фрагментов предыдущегопредло-жения.Например:

1. Повторение одинаковых или однокоренных слов –лекси-ческийповтор:

СМУсогласнонастроительствоперечисленныхвВашемписьмеобъектоввпионерлагеренасумму…Впервуюочередь мыпристу-паем кстроительствуспального корпуса идушевой.Строитель-ствоэтихобъектов намеченозакончитьдо открытиялагеря.

2. Использование в последующем предложенииместоиме-ния, часто с существительным предыдущего предложения –ме-стоименный повтор:…просим выслатьотчето…Этот отчетбудет предоставленв…

3. Повтор синтаксической конструкции предыдущегопред-ложения в последующем, но с другим лексическим наполнением–грамматический (синтаксический)повтор:

Еслимашинаилиоборудование вышлиизстрояили необеспе-чивают должной производительностиили качествавыполняемойработы,то…Есливмашине допущена необоснованная заменаде-талей,то…

Соединение предложений осуществляется также спомощьюслов и словосочетаний, выступающих в роли связок.Например:ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи,поскольку,согласно, следовательно и т.д.

Таблица7