Языковые конструкции деловых писем

Формула вежливости. Обращение.

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: «Уважаемый...». Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение «господин – господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные». В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 года было парное обращение «сударь – сударыня» (милостивый государь – милостивая государыня).

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия». Например:

Уважаемый господин Васильев! 

Уважаемый г-н Иванов! 

Уважаемый Алексей Степанович, ... 

Дорогая Ирина Петровна!

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!».

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение.

Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: «Глубокоуважаемый...», «Многоуважаемый...», например «Глубокоуважаемый Николай Васильевич!».

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово «гражданин».

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:

Уважаемые господа!

Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)

Многоуважаемые ветераны!

Языковые конструкции в тексте деловых писем.

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются:

• от третьего лица единственного числа, например: Завод «Прогресс» не возражает...; Кооператив «Поиск» гарантирует... Совместное советско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает...;

• от третьего лица множественного числа, например: Дирекция, профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят...;

• от первого лица множественного числа, например: Просим... Сообщаем... Подтверждаем...

Если автор – лицо физическое, то действия передаются:

• от первого лица единственного числа, например: Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения...;

• от первого лица множественного числа, например: Поздравляем... Поддерживаем... Одобряем... Мы получили Вашу телеграмму...

I. В зависимости от назначения письма в его вводной части могут быть использованы следующие общие формулировки:

• Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно...

• Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на...

• Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от... за №...

• Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от... за №... в связи с...

Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. п.:

• Мы получили ваши письма от ...

• Ваше письмо от... за №... нами получено и...

• Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от ...

• Подтверждаем получение + существительное в родительном падеже (... спецификаций на...)

• C благодарностью подтверждаем... (...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...)

• Завод «Прогресс» подтверждает... (...условия поставки оборудования...)

Выражение благодарности:

• Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (...ваше письмо)

• Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (...ваш своевременный ответ)

• Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (...прислали нам ваш прейскурант)

Выражения, объясняющие мотивы:

• В порядке оказания технической помощи...

• В связи с тяжелым положением...

• В связи с проведением совместных работ...

• В соответствии с письмом заказчика...

• В соответствии с протоколом...

• В целях усиления охраны государственного имущества...

• В ответ на вашу просьбу...

• В подтверждение нашего телефонного разговора...

• В подтверждение нашей договоренности...

• Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (...вашу телеграмму от 13 июля, заказываем...)

• На основании + существительное в родительном падеже (...Торгового соглашения между...)

• В ответ на + существительное в винительном падеже (...ваш запрос от 20 января 2016 г. предлагаем...)

 

II. В основной части письма могут быть использованы следующие формулировки:

• Ваше предыдущее письмо создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах...

• Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о...

• Суть нашего предложения заключается в следующем...

• В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением...

• Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление...

• Согласно плану поставок продукции на ... квартал ... года наша организация обязалась...

• В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по...

Интерпретация собственной позиции:

• Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

• Нам представляется оправданным...

• Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется нам крайне желательным по следующим причинам...

• В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу представителей наших организаций для...

• Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о...

• Мы искренне надеемся, что непредвиденный перерыв в наших контактах не повлияет на состояние делового партнерства между нашими организациями...

• В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением...

• Мы не можем поставить вам...

Интерпретация действий другой стороны:

• Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм...

• Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести...

III. Заключительная часть письма должна логически следовать за основной частью и здесь могут быть использованы такие формулировки как:

• Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес...

• Мы надеемся, что, располагая указанной информацией о порядке...

• Предлагая своим деловым партнерам комплексные услуги, наше предприятие исходит из того, что при подобном подходе...

• Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу...

• Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса...

• Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения...

• Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения...

• Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа...

• Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к решению данного вопроса...

Выражение просьбы:

• Просим... (...проверить ход выполнения работ...; ...выслать в наш адрес более подробную информацию...; ...принять меры...)

• Прошу... (...сообщить данные о производительности...)

Отправка документов или материальных ценностей:

• Направляем... (...чертежи сборки машин...)

• Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...)

• Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...)

Напоминание:

• Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...; ...в соответствии с... вы должны... )

• Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...; ...срок представления рукописи истекает...)

Извещение:

• Сообщаем, что... (...к сожалению, не можем вам выслать...; ...задержка в отгрузке произошла в связи с...)

• Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода приняло решение...; ...ваше предложение принято... )

Гарантия:

• Оплату... ; Качество изделий...; Сроки выполнения... (...гарантируем... )

Предложение:

• Мы можем предложить вам... (...автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2009 г. ...)

• Предлагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...)

• Мы можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с ... по...)

Приглашение:

• Приглашаем... (...представителя вашего предприятия посетить...; ...Вас принять участие в обсуждении проекта...)

• Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...)

Отказ и отклонение предложения (проекта):

• Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...

• Присланный вами проект ... не может быть утвержден нами по следующим причинам: ...

Заключительные слова:

• Убедительно просим вас не задерживать ответ...

• Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)...

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена

Формула вежливости. Заключительная часть.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:

С наилучшими пожеланиями...

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...

Всегда рады оказать Вам услугу...

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.

С интересом ждем от Вас новых предложений.

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.

…………………….

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:

Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...

В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: «Убедительно просим вас не задерживать ответ...» или «Надеемся, что наша просьба будет выполнена». После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.

В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму «Искренне Ваш (подпись)» или «С уважением (подпись)».

Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.

При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.

Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и ставиться не должна. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и других языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики).

Если в начале письма была использована форма «Уважаемый...», то завершать письмо формой «С уважением...» не следует. Такая двойная «уважительность», согласитесь, нелепа. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.