Письмо-запрос (коммерческий запрос)

Письмо-запрос – это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.

Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:

1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

• причина обращения

  • В связи с неполучением счета-фактуры...

  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...

  • Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.

• цель обращения

  • В целях скорейшего решения вопроса...

  • Для согласования спорных вопросов...

  • В целях безопасности прохождения груза...

  • Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

• ссылки на основание для обращения

  • Учитывая, что производственные показатели снизились на...

  • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

  • На основании нашего телефонного разговора...

  • Согласно постановлению правительства...

  • Согласно протоколу о взаимных поставках... и т.п.

При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения – человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:

• Просим Вас сообщить о возможности поставки...

• Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год...

• Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку...

• Мы будем признательны, если...

• Не откажите в любезности сообщить нам о...

• Прошу Вас выслать образцы материалов... и т. п.

Одна из разновидностей писем-запросов – коммерческий запрос – документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:

• В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на ... год... , предварительной договоренностью... , телефонным разговором от ... и т. п.)

• На основании (Протокола... , торгового соглашения... , прейскуранта ... , нашей договоренности о ... и т. п.)

• Согласно (Протокола... , торгового соглашения... , прейскуранта ... , нашей договоренности о ... и т. п.)

• Ссылаясь на (протокол переговоров... , нашу договоренность ... , наш телефонный разговор ... и т. п.).

Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:

• С нетерпением ждем Вашего письма

• Просим ответить по возможности скорее

• Просим ответить в двухнедельный срок

• Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.

• Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.