Организация приемов

Любой дипломатический прием должен быть подготовлен самым тщательным образом. Его подготовка включает следующие элементы: выбор вида приема; составление списка приглашенных лиц; заблаговременная рассылка приглашений; составление плана рассадки за столом (на завтраке, обеде, ужине); составление меню; подготовка помещений; сервировка столов и обслуживание гостей; подготовка тостов или речей; составление схемы (порядка проведе­ния) приема.

Выбор вида приема. В зависимости от случая, по которому необходимо устроить прием, избирается вид приема.

В случае приезда в страну пребывания с официальным визитом правительственной, парламентской или другой делегации обычно от имени главы ее дается завтрак или обед в честь лица, принимающего делегацию, а дипломатический представитель устраивает прием типа «коктейль» «по случаю пребывания (такой-то) делегации...» Однако всегда необходимо учитывать протокольные традиции, установившиеся в данной стране. Эти традиции помогут в выборе вида приема.

Составление списка приглашенных лиц является одним из важнейших элементов организации приема. Приглашение на дипломатический прием, как уже подчеркивалось, всегда носит политиче­ский характер, поэтому составление списков должно поручаться ответственному работнику и утверждаться руководителем учреждения, устраивающего прием. Составитель списка, прежде всего, должен определить общее количество гостей, которых предполагается пригласить. Это количество не должно превышать нормальных возможностей обслуживания и размеров помещения, где будет проходить прием; при этом необходимо учесть опреде­ленный процент гостей, которые в силу разного рода причин не смогут или откажутся быть на приеме. Этот процент может быть выше или ниже, в зависимости от вида приема и повода, по которому он устраивается.

В список гостей с иностранной стороны, прежде всего, включаются представители официальных властей, дипкорпуса, если они приглашаются, и представители общественности. В капиталистических странах с особой осторожностью следует подходить к приглашению представителей организаций, а также отдельных лиц, находящихся в оппозиции к правительству. На приемы (завтраки, обеды и т. п.), проводимые в узком составе, не рекомендуется при­глашать лиц с резко противоположными друг другу политическими взглядами и позициями. Чтобы такие приемы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.

На официальные завтраки, обеды и т. д., даваемые в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания, уместно при­глашать также нескольких иностранных послов, аккредитованных в данной стране.

Каждая протокольная служба систематически и тщательно проверяет свои списки приглашаемых на приемы и вносит в них изменения. Иначе возможны досадные ошибки, вроде посылки приглашения с неправильным указанием служебного положения приглашаемого или, еще хуже, умершему. Вызывает претензию посылка холостяку приглашения прийти на прием с супругой и т. п. Должно быть правильным написание инициалов и фамилии при­глашаемого.

Приглашения и рассылка их. Приглашения на дипломатический прием направляются на бланке, отпечатанном типографским способом. Имя, фа­милия приглашенного и его должность пишутся от руки или на машинке, предпочтительнее от руки. Для приемов по случаю национального празд­ника или в честь какого-либо государственного деятеля, или делегации зака­зываются специальные бланки, на которых, сверху бланка, указано, по какому случаю проводится прием, например:

«По случаю национального праздника Дня независимости»

или

«В честь Президента...»

или

«По случаю пребывания Торговой (Парламентской) делегации».

Эти фразы могут быть указаны и в самом тексте пригласительного бланка (но не повторно).

Формы пригласительного бланка следующие:

По случаю национального праздника Дня независимости (государственный герб) Чрезвычайный и Полномочный посол (название государства) и (инициалы, фамилия супруги) Имеют честь пригласить ..................................................... .................................................................................................. пожаловать на прием «___»________ 200__ г. в 18.00 (адрес Посольства)

(государственный герб) Чрезвычайный и Полномочный посол (название государства) и (инициалы, фамилия супруги) Имеют честь просить ........................................................... .................................................................................................. пожаловать.............................................................................. в пятницу, «____»________ 200 __ года, в 20.00 (адрес Посольства) Просьба ответить

При организации завтраков, обедов и других приемов с рассадкой гостей за столом в приглашении, как указано выше, содержится просьба ответить (RSVP или «Просьба ответить»). В случаях, когда завтрак или обед да­ется в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания, или другого высокопоставленного лица, приглашение ему посылается только после того, как ему было сделано устное приглашение и оно им принято. В этом случае буквы RSVP на бланке приглашения этому лицу зачеркиваются и над ними пишутся буквы «р. m.», или «для памяти», или «to remind», или «pour memoire».

Приглашения рассылаются в зависимости от местной практики не позднее чем за две-три недели до приема. Посылка за более короткий срок может привести ко многим отказам ввиду принятия приглашений, присланных ранее. В зависимости от конкретных обстоятельств приглашения рассыла­ются с курьером или, что крайне редко, почтой. Приглашения официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.

Ответ на приглашение. Во всех случаях, когда в полученном приглашении на завтрак, обед, ужин или другой вид приема оставлены не зачеркнутыми буквы RSVP или фраза «Просьба ответить», необходимо заблаговременно по телефону или письмом сообщить, принимается приглашение или нет. Отсутствие или запоздалое получение ответа рассматриваются как проявление невежливости и неучтивости. Если по каким-либо причинам ответ не может быть дан заблаговременно, лучше отказаться от приглашения, чем вообще не давать ответа или затягивать его.

На приглашение, на котором (на бланке приглашения) написаны буквы RSVP, форма письменного положительного ответа следующая (в третьем лице, без подписи):

«Чрезвычайный и Полномочный Посол (страны) и супруга бла­годарят Чрезвычайного и Полномочного Посла (название страны) и г-жу (имя и фамилия) за их любезное приглашение на обед (дата и час), которое они с удовольствием принимают».

Форма отрицательного ответа следующая:

«Советник Посольства и (имя фамилия супруги) благодарят Чрезвычайного и Полномочного Посла (название страны) и г-жу (имя и фамилия) за их любезное приглашение на обед (дата и час), на котором они, к их сожалению, не смогут быть ввиду ранее принятого другого приглашения»; или «на котором они, к их сожалению, не смогут присутствовать, так как в этот день будут вне города»; или «К сожалению, (имя фамилия супруги), будучи нездоровой, не сможет присутствовать на обеде–буфете».

После того, как был дан положительный ответ на приглашение, посещение завтрака, обеда, ужина или другого вида приема является обязательным. Лишь в самом крайнем случае, если возникли какие-либо непредвиденные и срочные обстоятельства, препятствующие посещению данного приема, от него можно отказаться, но обязательно с заблаговременным извещением об этом хозяина приема. В этом случае рекомендуется послать ему личное письмо.

Приход на прием и уход с приема. На завтрак, обед, ужин или другой вид приема, в приглашении на который содержится просьба ответить (RSVР), следует приходить точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно и даже с обидой. Если из одного ведомства или учреждения приглашено несколько представителей и они являются на завтрак, обед или ужин не вместе, то принято, чтобы первыми приходили младшие по должности, а затем старшие. На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которые ука­зывается время начала и конца приема (17.00–19.00; 18.00–20.00 и т. д.), можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного в приглашении вре­мени. Приходить к началу приема не обязательно, так же как не обязательно находиться на приеме до его конца. Считается, однако, что приход на такой прием в начале и уход с приема в конце его является выражением особо дружественного отношения гостя к хозяину приема и к представляемой им стране. И наоборот, если есть необходимость показать или подчеркнуть холодность или натянутость отношений с устроителем приема, достаточно про­быть на нем несколько минут и, попрощавшись с хозяином и хозяйкой, уйти.

Во всех случаях официальным лицам рекомендуется не уходить с приема раньше старших гостей. Оставаться на приеме после указанного в приглашении времени окончания приема не принято и является нарушением протокола.