1.2 Структура организации

Департамент финансов подчиняется непосредственно Главе города Дзержинска.

Структура администрации города Дзержинска - линейно-функциональная, а структура Управления - линейная.

В администрации города Главе города подчиняются как линейные руководители (заместители по городскому хозяйству, по социально-экономической политике и т.д.), так и функциональные (начальник юридического управления, начальник управления по охране окружающей среды города и т.д.). Линейные руководители управляют только подвластным им муниципальным подразделениям и Управлениям, а функциональные имеют право на контроль всех муниципальных подразделений и Управлений. Тенденция чрезмерной централизации, которая свойственна данной ОСУ, вполне оправдана, так как для нормального управления такой большой организацией необходим постоянный контроль муниципальных подразделений и Управлений через функциональных управляющих.

Структура Департамента финансов также эффективна. Для линейной структуры управления характерны оперативность принятия управленческих решений; четко закрепленная и ясно выраженная личная ответственность; единство и четкость распорядительства. Недостатки, свойственные данной структуре оправданы. Высокая концентрация власти на высшем уровне необходима для точной и отлаженной работы Департамента экономики, промышленности, строительства и экологии Администрации г. Дзержинска. Сложности горизонтальных коммуникаций преодолимы в связи с тем, что подразделения малы по своему количеству и численности работников. Структура Департамента- четырехуровневая:

1. Уровень: управление Администрацией города Дзержинска.

2. Уровень: управление муниципальным подразделением.

3. Уровень: управление отделами муниципального подразделения.

4. Уровень: исполнители.

22. 1. 3 Функции, принципы и методы управления

23. Управленческая деятельность основывается на использовании специальных принципов управления.

24. Принцип — это основное правило, требование, идея управления и его основа.

25. Основные принципы определяют философию и стратегию руководства предприятием и его звеньями. Следование принципам управления служит залогом высокого качества управленческого решения и, следовательно, высокой эффективности управления.

26. С учетом выработанных принципов корректируются цели деятельности предприятий, уточняются приоритеты, формулируется его политика, разрабатываются методы. Реализация принципов, целей, приоритетов и политики предприятий осуществляется с помощью соответствующих рабочих методик, инструкций, положений, нормативов. Последние формируют механизм управления организацией.

27. Демократический принцип распределения функций управления основан на методах и правилах общественного разделения труда. В соответствии с этими правилами за каждым органом и лицом хозяйственного руководства, начиная с директора завода и заканчивая производственным бригадиром, закрепляется определенная часть управленческой работы (функция). Различные по содержанию управленческие функции необходимо распределять таким образом, чтобы каждый делал свое дело, которое знает и за исполнение которого отвечает.

28. Принцип научной обоснованности методов и правил управления предполагает, что методы, формы и средства управления должны быть строго научно обоснованы и выверены практикой. Производство — это та среда, где на основе законов природы и общественного развития выводятся законы производства. Последние действуют так же неизбежно, как и законы природы. Именно поэтому знание законов производства для каждого специалиста в такой же мере необходимо, как и знание законов физики и биологии.

29. Необходимость принципа эффективности управления связана с многовариантностью путей достижения одной и той же поставленной цели. Руководство организаций находится в постоянном поиске эффективных решений во всех сферах деятельности. В условиях свободного рынка руководитель обязан постоянно быть в поиске и даже рисковать, чтобы не отстать от своих конкурентов. На практике доказано, что порой лучше не принимать никакого решения, чем принимать необдуманное и неправильное. Чем выше уровень управления, на котором принимается решение, тем более тщательно, при прочих равных условиях, они должны быть обоснованы. После принятия управленческого решения должны приниматься организационные, административные и экономические меры по его реализации и контролю за ходом его исполнения.

30. Принцип совместимости личных, коллективных и государственных интересов связан с характером производства. Часто хозяйственные организации размещаются в населенных пунктах и используют местные природные ресурсы. Естественно, они не должны допускать загрязнения водного и воздушного бассейнов, нерационального использования выделяемых им природных ресурсов. Экономически оправданно, что за эксплуатацию указанных ресурсов организации обязаны вносить соответствующую плату. Кроме того, организации не могут решать ряд проблем без помощи государственных и местных органов власти. Многие хозяйственные организации и целые отрасли нуждаются в государственной поддержке. Местные органы власти в целях максимальной эффективности хозяйственной деятельности и соответственно всей экономики обязаны проявлять заботу о занятости населения, следовательно, и о развитии предприятий, размещенных на подведомственной территории.

31. Менеджмент как процесс управления организацией применяется во всех сферах деятельности организации. Спектр выполняемых управленческих действий настолько широк, что в теории управления принято объединять их в отдельные виды.

32. Под функцией управления понимают обособившиеся виды управленческой деятельности, различные направления управленческого воздействия управляющей системы на управляемый объект.

33. Впервые функции управления выделил Анри Файоль (1841 — 1925). Среди них можно назвать следующие операции:

34. - технические (производство, выделка и обработка);

35. - коммерческие (покупка, продажа, обмен);

36. - финансовые (привлечение средств и распоряжение ими);

37. - страховые (страхование и охрана имущества и лиц);

38. - учетные (бухгалтерия, калькуляция, учет, статистика и т.д.);

39. - административные (предвидение, организация, распорядительство, координирование и контроль).

40. В настоящее время выделяют следующие функции управления:

41. - прогнозирование — определенная система вероятностной оценки характера изменения целей и возможных направлений развития управляемого объекта в соответствии с имеющимися ресурсами организации;

42. - планирование — это центральная функция управления. Планирование предполагает постановку целей и задач системы управления и организации в целом путем определения метода и средств их достижения. Эта функция пронизывает все виды управленческой деятельности и стадии процессов структурных звеньев любой организации. В условиях рынка планирование становится непрерывным, циклично повторяющимся процессом разработки эффективных путей и методов развития и функционирования организации;

43. - организацию — определение и распределение объема работ по реализации поставленных целей с учетом характера взаимоотношений между управленческими и производственными звеньями по созданию условий для достижения целевой функции фирмы (компании);

44. - регулирование — предвидение и устранение возможных отклонений в ходе протекающего процесса от основных показателей. Эта функция направлена на обеспечение запланированной согласованности и пропорциональности развития и функционирования отдельных элементов управляемого объекта;

45. - мотивацию — побуждение работника к активной деятельности по достижению целей организации с помощью системы стимулов. Данная функция основывается на удовлетворении сложной структуры потребностей человека в соответствии с действием закона о возвышении потребностей;

46. - координацию — необходимое согласование действий в работе всех структурных элементов организации. Имеет целью обеспечение ритмичности и непрерывности для достижения эффективности взаимодействия всех звеньев управления;

47. - контроль — проверка количественного и качественного соответствия планируемого процесса ранее запланированным заданиям, решениям, нормам и показателям;

48. - учет — накопление и анализ итоговых данных за определенный временной период. Благодаря этой функции можно совершенствовать систему управления с учетом знаний прошлых лет. Контроль и учет служат средствами обратной связи в управлении.

В отделе присутствует демократичный принцип управления, реализуются все функции управления. Рассмотрим функцию мотивации.

Каждый из работников может получать премию в определенном размере согласно положению о премировании работников. Основанием для выделения премий являются:

• юбилеи, праздничные даты,

• безупречный с различных точек зрения труд (отсутствие выговоров, замечаний, добросовестное выполнение обязанностей).

• Формы поощрения работников включают:

• материальное поощрение,

• награждение Почетной грамотой,

• объявление благодарности,

• награждение государственными наградами Российской Федерации,

• выдача премии.

Материальная мотивация направлена на удовлетворение таких потребностей, как обеспечение хорошего достатка в доме, получение "достойной" заработной платы и т. д.

Характерно использование административных методов управления.

Административные методы (организационные, организационно-распорядительные) выражаются в прямом воздействии на объект управления в целях побуждения его к принятию определенного решения. Администрирование означает, что любое предписание объекту управления является директивой, приказом, а не рекомендацией, т.е. имеет принудительный характер.

Административные методы осуществляются двумя видами актов: нормативными и индивидуальными. Нормативные акты управления содержат правила, относящиеся к определенному кругу вопросов и рассчитанные на применение в течение более или менее продолжительного времени (законы, нормы, стандарты и т.д.). Индивидуальные акты адресованы определенным субъектам (лицам или организациям) и обычно содержат предписание на ограниченный отрезок времени (приказ, распоряжение).

Административные методы бывают организационные и распорядительные (отсюда синоним административных методов как организационно-распорядительных).

Организационные воздействия объединяют различные меры организационного порядка, например, определение структуры компании, установление порядка прохождения заявок на материалы.

Распорядительные воздействия представляют собой­ приказы, распоряжения и указания, касающиеся повседневной оперативной работы по обеспечению нормального функционирования предприятия. Они могут быть как в письменной, так и в устной форме. Отношения между органами управления могут быть распорядительными, когда исходят от вышестоящего органа нижестоящему (по вертикали), или в виде согласования, характерного для отношений различных органов управления, не подчиненных друг другу, т.е. по горизонтали.

Нальник Департамента дает указания сотрудникам отдела; определяет порядок делопроизводства, отчетности и контроля; дает указания руководителям подразделение администрации в рамках своей компетенции, требует и получает от подразделений всю необходимую для деятельности отдела информацию и т.д. Главные специалисты и ведущий работают в команде. Главный специалист составляет программы проведения тематических проверок, участвует в проводимых документальных ревизиях, проверяет номенклатуру, объемы и цены закупаемой продукции; проводит контроль исполнения условий муниципальных контрактов и т.д. Ведущий специалист обязан участвовать в вышеперечисленных работах как в качестве ассистента Главного специалиста, так и в качестве самостоятельного исполнителя. Специалисты имеют право запрашивать все необходимые для своей деятельности документы; контролировать номенклатуру, объемов и цен закупаемой продукции; контролировать исполнение муниципального заказа и т.д.

Инспектор выполняет задачи делопроизводственного характера: осуществляет правильный учет входящей и исходящей информации, регистрацию и передачу исполнителям или руководителю; контролирует исполнение документов и информирует руководство об этом; оформляет документы; дает справки по документам и т.д.

Ответственность за деятельность Департамента в целом несет его начальник. Ответственность за разглашение служебной тайны; достоверность, полноту и качество подготовленных документов; неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на отдельных работников, несет соответствующий сотрудник.

Сотрудники Департамента обязаны творчески подходить к выполнению своей работы. В организации имеют место методы взыскания за «бездействие», то есть работники обязаны помимо выполнения своих непосредственных обязанностей вносить на рассмотрение руководству предложений по усовершенствованию работы подразделения.

Глава 2. Департамент финансов как разработчик прогнозов социально-экономического развития города на перспективу и предложений по осуществлению инвестиционной и инновационной деятельности за счет средств городского бюджета

Функции:

1. Экономически обоснованное прогнозирование доходов, источников финансирования дефицита и расходов городского бюджета, участие в разработке прогнозов социально-экономического развития города на перспективу и предложений по осуществлению инвестиционной и инновационной деятельности за счет средств городского бюджета.

2. Разработка предложении по установлению, изменению и отмене местных налогов и сборов на территории города, а также предоставлению льгот по их уплате.

3. Участие в разработке проектов правовых актов города в сфере управления бюджетно-финансовой системой города, проведение финансовой экспертизы условий договоров и соглашений, заключаемых от имени городского округа город Дзержинск.

4. Составление проектов правовых актов о городском бюджете и его исполнении.

5. Методическое руководство в области составления и исполнения городского бюджета, а также по расчету нормативов финансового обеспечения оказания муниципальными учреждениями города муниципальных услуг и нормативных затрат на содержание муниципального имущества.

6. Составление и ведение реестра расходных обязательств городского округа город Дзержинск.

7. Обеспечение исполнения городского бюджета по доходам, расходам и источникам финансирования дефицита городского бюджета, осуществление финансирования расходов бюджета с учетом поступлений доходов в бюджет города.

8. Составление и ведение сводной бюджетной росписи городского бюджета.

9. Ведение сводного реестра главных администраторов и администраторов доходов городского бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита городского бюджета, главных распорядителей, распорядителей, получателей бюджетных средств, муниципальных бюджетных и автономных учреждений.

10. Разработка и реализация программы муниципальных внутренних заимствований, программы муниципальных гарантий и программы предоставления бюджетных кредитов из городского бюджета.

11. Ведение муниципальной долговой книги и учет консолидированного долга городского округа город Дзержинск.

12. Осуществление полномочий заказчика с целью привлечения заемных средств кредитных организаций, Министерства финансов Нижегородской области и присвоения кредитных рейтингов городу и муниципальным ценным бумагам.

13. Разработка мер по совершенствованию структуры муниципального долга.

14. Организация процедуры предоставления бюджетных кредитов и муниципальных гарантий, ведение учета выданных муниципальных гарантий и бюджетных кредитов и их исполнения.

15. Открытие и закрытие в установленном порядке счетов в Центральном банке Российской Федерации.

16.  Управление средствами на едином счете бюджета города в установленном порядке.

17. Кассовое обслуживание исполнения городского бюджета, составление и ведение кассового плана исполнения городского бюджета.

18. Открытие и ведение лицевых счетов участников бюджетного процесса, муниципальных бюджетных и автономных учреждений.

19. Обеспечение проведения кассовых выплат за счет городского бюджета от имени и по поручению муниципальных учреждений.

20. Исполнение судебных актов о взыскании денежных средств за счет казны городского округа город Дзержинск и организация в установленном порядке исполнения судебных актов по обращению взыскания на средства городского бюджета по денежным обязательствам муниципальных казенных учреждений, на средства муниципальных бюджетных и автономных учреждений города, обеспечение учета и хранения исполнительных документов.

21. Организация и ведение единого бюджетного учета исполнения городского бюджета, составление и представление в установленном порядке сводной бюджетной отчетности об исполнении городского бюджета.

22.  Бюджетный учет, составление и представление в установленном порядке бюджетной отчетности по исполнению бюджетной сметы администрации города.

23. Методологическое руководство по решению отдельных вопросов бюджетного учета и отчетности в пределах полномочий, установленных законодательством.

24. Анализ результатов нарушений бюджетного законодательства, выявленных ревизиями и проверками контролирующих органов, и принятие в пределах компетенции департамента мер по их устранению.

25. Методическое руководство деятельности заказчиков в части формирования заявок на размещение заказов в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

26. Разработка конкурсной документации, документации об аукционах в электронной форме, документации запросов котировок, документации предварительных отборов участников размещения заказа на основании заявок на размещение заказа, представляемых заказчиками.

27. Организация работы комиссий по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для. муниципальных нужд и нужд муниципальных бюджетных учреждений города Дзержинска.

28. Организация работы тарифной комиссии.

29. Рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, входящим в компетенцию департамента.