Розділ 3. ОБЛІК ВИКОНАННЯ БЮДЖЕТУ

Глава 7. Організація і порядок обліку виконання бюджету

7.1. Організація обліку виконання бюджету в фінансових органах

Облік виконання бюджету у фінансових органах покладений на відповідні служби в залежності від рівня фінансового органу. Так, облік виконання Державного бюджету здійснює Управління бухгалтерського обліку і звітності в складі Головного управління Державного казначейства та відділи бухгалтерського обліку і звітності територіальних органів Державного казначейства. Облік виконання місцевих бюджетів ведуть головні бухгалтерії у складі обласних, міських (м.м. Київ і Севастополь) фінансових управлінь державних адміністрацій, а також бухгалтерії районних, міських і районних у містах фінансових відділів.

Фінансові органи належать до бюджетних установ. Крім обліку виконання бюджету вони здійснюють облік виконання своїх кошторисів видатків. Облік виконання бюджету і облік використання кошторису у фінансових органах чітко розмежовані.

Завданнями обліку виконання бюджету є повне, своєчасне і достовірне відображення процесу виконання державного та місцевих бюджетів.

Вивчення бюджетного обліку, як і бухгалтерського обліку в цілому, базується на вивченні первинних документів, якими оформляються операції по виконанню бюджету, і схеми їх документообороту, облікових реєстрів, в яких відображаються ті чи інші операції, а також порядку ведення записів в них.

Всі операції по виконанню бюджету оформляються документально. Документи, в яких відображаються всі операції, називаються первинними так як вони є вихідними для ведення обліку. Основним первинним документом в процесі виконання бюджету є платіжні доручення.

В ході проведення однієї операції з виконання бюджета виписується один або декілька документів, які знаходяться в обігу між різними організаціями. Схеми документообороту характеризують, хто і на якій основі виписує цей документ, кому він направляється, де і як використовується.

Ретельне вивчення первинних документів і схем документообороту буде проведено в розрізі окремих розділів обліку.

Бюджетний облік може вестись за різноманітними системами і формами, різними способами, в залежності від чого встановлюються форми облікових реєстрів.

Система і форма обліку. Розрізняють дві системи бухгалтерсь­кого обліку - проста і подвійна. При простій системі кожна опера­ція оформляється одним записом в обліковому реєстрі, а при под­війній - реєструється на двох рахунках.

Подвійна система являється більш сучасною і прогресивною, оскільки створює передумови внутрішнього контролю шляхом складання балансу. Вона є основною в бюджетному обліку. Проста сис­тема ведення обліку допускається в невеликих бюджетних установах, які не охоплені централізованим обліком.

При подвійній системі розрізняють різні форми ведення обліку. В бюджетному обліку використовуються три форми: журнал-головна, меморіально-ордерна і журнально-ордерна. Відмінність од­нієї форми від другою заключається у використанні для ведення обліку тих чи інших облікових реєстрів.

Облік виконання бюджету у фінансових органах ведеться по формі «журнал-головна». При цій формі синтетичний облік ведеть­ся у книзі "Журнал-головна", де відображаються обороти по рахункам синтетичного обліку. Аналітичний облік ведеться в спеціальних книгах, відомостях та на картках. Дана форма є компактною, проте допустима у разі, коли план рахунків невеликий і здійснювані операції порівняно однорідні.

Відомо кілька способів ведення бюджетного обліку: ручний, механізований і автоматизований.

При ручному способі облікові реєстри (книги, відомості, картки) заповнює вручну бухгалтер, який опрацьовує формацію. Це традиційний спосіб ведення обліку, який характеризується великою трудомісткістю і потребою у залученні значної кількості кваліфікованих спеціалістів.

При механізованому обліку облік ведеться на спеціальних облікових реєстрах, пристосованих для їх складання на бухгалтерських машинах. Такими реєстрами є відомості і картки. Зміст форм цих облікових реєстрів загалом відповідає обліковим реєстрам, що використовуються при ручному веденні обліку. Бухгалтерські машини дають змогу поєднати операції заповнення облікових реєстрів з виконанням найпростішої арифметичної обробки їх (наприклад, підсумовування у рядках і графах даного документу). Такий спосіб ведення облі­ку зручний у тому разі, якщо документ повністю заповнюється за одну обробку. Проте в практиці бюджетного обліку такі операції мають незначну питому вагу, і тому цей спосіб обліку великого поширення не набув. Крім того, розвиток комп'ютерної техніки витіснив цей спосіб.

Автоматизований спосіб ведення обліку передбачає використання комп'ютерів. У сучасних умовах цей спосіб заснований на використанні персональних комп'ютерів. Інформація заноситься в комп'ютер бухгалтером і зберігається на машинних носіях. В основі комп'ютерного обліку знаходяться встановлені форми облікових реєстрів, тобто немає потреби, як при механізованому обліку, в розробці спеціальних форм. При комп'ютерному обліку відпадає потреба у заповненні бухгалтерських книг, карток, відомостей. Однак є проблема зберігання інформації, яка може бути втрачена або пошкоджена внаслідок різних причин, у тому числі і комп'ютерних вірусів. Підсумкові дані з комп'ютеру завжди можуть бути роздруковані, тобто забезпечений перехід від машинних до звичайних носіїв інформації.

Автоматизований спосіб ведення обліку набув широкого використання з початку 90-х років. У даний час облік виконання Державного бюджету України ведеться на персональних комп'ютерах. Облік виконання місцевих бюджетів ведеться як вручну, так і автоматизовано на персональних комп'ютерах.

При формі обліку "журнал-головна", за якою ведеться облік виконання бюджету у фінансових органах, використовуються такі облікові реєстри:

Синтетичний облік

Книга "Журнал-головна" ф. № 1-Ф

Аналітичний облік

Книга поточних/реєстраційних рахунків розпорядників коштів і касових видатків		ф. № 3-ф
Книга розрахунків з іншими бюджетами		ф. № 4-ф
Книга доходів		ф. № 5-ф
Відомість по доходах (видатках) бюджета		ф. № 5-мф
Книга обліку резервного фонду		ф. № 7-мф

Основний обліковий реєстр - журнал-головна заповнюється в розрізі рахунків другого і третього порядку по формі №1 - ф (стор. ).

Облікові реєстри за формами № 3-ф, 4-ф, 5-ф виступають основними реєстрами аналітичного обліку виконання Державного і місцевих бюджетів у фінансових органах.

Записи в облікових реєстрах ведуться, в основному, з меморіальних ордерів. Вони мають форму документів, які призначають­ся для скорочення записів в облікові реєстри з первинних докумен­тів. Наприклад, протягом дня надійшли кілька первинних доку­ментів, якими оформлюється прийом доходів. Всі вони знаходять своє відображення в одному меморіальному ордері. Меморіальний ордер складається за такою формою (Меморіальний ордер № 25).

Форма № 1-ф