Качество и ит
Качество — сложное понятие, а система менеджмента качества (далее СМК) — непростой объект для автоматизации. Тем не менее, анализ ее ключевых параметров позволяет определить основные этапы разработки и внедрения сертификации СМК.
1. Необходимая часть процесса разработки и внедрения формальной смк — формализация процессов
В ходе подготовки к сертификации по любым современным стандартам обязательна фаза формализации, на которой:
описывают имеющиеся процедуры;
согласовывают наличествующие инструкции;
обеспечивают платформу для дальнейшей совместной работы (создают рабочие группы и выбирают подходящие инструменты для их работы).
Какие информационные технологии могут быть востребованы на этой фазе, не считая текстового процессора?
Средства хранения большого объема структурированных и неструктурированных данных (инструкции и процедуры — это структурированное содержание, а образцы сертификатов на продукцию — неструктурированное). Мы считаем целесообразным использование только специализированных инструментов (а не просто средств файловой системы), поскольку необходимы средства поиска по контексту.
Средства обеспечения поиска в больших массивах документации.
Средства, создающие условия для совместной работы над документами. Они могут быть самыми разными, в зависимости от объемов работ, количества участников и уровня их подготовки: от простейшей процедуры контроля в MS Word до электронных комнат.
Средства, делающие возможной визуализацию процессов и процедур для обеспечения их своевременного согласования. Нам приходилось пользоваться для этого MS Visio, BPWin и ARIS, но есть и множество других средств.
2. Внедрение и функционирование
Мы не разделяем этапы внедрения и функционирования, поскольку желанию раз и навсегда внедрить СМК препятствует сама природа ее стандартов, которые требуют постоянного совершенствования. Так что волей-неволей процесс внедрения становится непрерывным.
Этот этап ставит перед производителем следующие задачи:
сохранять актуальность документов на рабочих местах;
гарантировать поэтапное согласование документов при их изменениях;
соблюдать правильный жизненный цикл документации (создание — поддержка актуальности — архивация);
обеспечивать бесперебойную работу механизмов аутентификации, защиты информации и разделения доступа как на уровне документов, так и на уровне процессов и (или) этапов жизненного цикла;
регулярно вести записи во множестве журналов (необходимо обеспечить разделение прав, аутентификацию, правильные маршруты, доступность при аудите и т. п.).
На этой стадии распространены следующие механизмы поддержки:
системы корпоративного документооборота (Documentum, Lotus, Hummingburd),
системы управления процессами (встроенные механизмы Oracle E-Business Suite, Documentum).
3. Аудит
Мы выделяем аудит в отдельную стадию не потому, что он происходит в другое время, нежели «развертывание» и совершенствование СМК, и не потому, что информационные системы для аудита имеют какие-то особенности. Дело в том, что аудит проводят сторонние организации, которые, какие бы цели они ни декларировали, стремятся не улучшить процессы предприятия, а найти все упущения в СМК! Фактически, если смотреть на аудиты и сертификационные проверки с этой точки зрения, получается, что сторонние организации работают «против нас», ищут бреши в системе: недостающие документы, неактуальные версии, инструкции, содержащие «пустые» ссылки, нарушения принятого формата и т. д.
Таким образом, задача «принимающей» стороны многократно усложняется: ей нужно не только показать работоспособную систему (это, как правило, может сделать любое хорошо управляемое предприятие), но и продемонстрировать соответствие множеству формальных правил.
Задачи, связанные с применением информационных технологий, приобретают на этой стадии еще большую важность, так как «бизнес-пользователи» — «заказчики» системы — испытывают исключительные психологические трудности, когда выясняется, что исправление множества мелких несоответствий не менее трудоемко, чем создание или согласование необходимого документа.
Очевидные задачи этого этапа:
разработка надежного механизма «демонстрации» соответствия (в отличие от предыдущих фаз, где мы стремились только обеспечить само соответствие);
снижение непроизводительных затрат времени на прохождение аудита (поиск документов, сравнение, проверка процедур, обеспечивающих актуальность и т. д.).
Многие компании, поставляющие технологии и системы для решения задач в области документации, хранения данных и управления процессами, создали специальные инструменты, упрощающие аудит.
Наиболее удобными инструментами из арсенала IT, которые используются во всем мире для управления качеством в тех аспектах, которых мы коснулись, являются:
Documentum.
ARIS.
Oracle E-Business Suite
или любая мощная система со встроенным механизмом контроля процессов и процедур.
Описание Documentum ECM 6.5
Функциональные решения сочетают продукты и службы, обеспечивая решение различных функциональных задач в деятельности организации. В функциональных решениях могут использоваться одна и более технологий управления содержанием. Функциональные решения делятся на три основные группы.
Управление организационными документами
Управление техническими документами
Управление финансовыми документами
Делопроизводство и архив
Решение предоставляет наиболее полный функционал, обеспечивающий документационное обеспечение управления в условиях электронного документооборота. Какими бы сложными не были ваши требования к организации работы с документами, система готова им соответствовать и обеспечить их выполнение.
Решение для управления организационно-распорядительными документами
Управление корпоративными архивами
Регулируемая деятельность
Разнообразные требования регулирования деятельности определили набор требований к решению Compliance Manager, которое, с одной стороны, организационно-техническими методами обеспечивает соблюдение требований и исполнение регламентов на предприятии, а с другой - позволяет в любой момент продемонстрировать это проверяющим органам.
Управление расчетами и платежами
Автоматизирует трудоемкий и в значительной степени ручной процесс сортировки, рассмотрения и обработки счетов. Решение обеспечивает возможность интеллектуального высокопроизводительного сканирования, управляемую и гибкую автоматизацию процесса, а также связь документов с транзакциями с возможностью доступа к документам из интерфейса ERP-системы.
Управление финансовыми документами
Сканирование и обработка изображений
Архивирование данных для SAP
Применение технологий имиджинга и workflow для обработки счетов на оплату
Управление договорами
Решение помогает более эффективно управлять жизненным циклом договоров и сопутствующих документов за счет организации централизованного хранения, защиты информации и разграничения доступа, а также автоматизации бизнес-процессов создания, утверждения и исполнения договоров.
Управление технической документацией и чертежами
Основу решения составляет хранилище для управления всеми видами технического содержания, включая чертежи, схемы, таблицы, спецификации и т.п. На его базе строятся архивы технических документов различного назначения с разграничением доступа к информации и возможностью работы географически распределенных пользователей.
Управления техническими документами
Управление проектно-конструкторскими документами
Решение EMC Documentum для управления техническими публикациями
Управление проектами
Решение Documentum eRoom используется для управления проектами и программами в различных областях. Оно обеспечивает планирование и руководство выполнением проекта, поддержку взаимодействий участников проектных команд в защищенном проектном портале и автоматизацию создания комплектов проектной документации.
Управление качеством
Решение Compliance Manager основано на управлении жизненным циклом стандартных операционных процедур, автоматизации процессов их разработки, внесения изменений, введения в действие и аннулирования. Включает функции уведомления об изменениях и журнал аудита для гарантии ознакомления.