Создание списка или поля со списком без использования мастера
Столбец (или поле) подстановок — это поле в таблице, значение которого загружается из другой таблицы или из списка значений. Столбец подстановок можно использовать для отображения списка выбора в списке или поле со списком. Значения могут быть взяты из таблицы, запроса или введены пользователем. Столбец подстановок можно создать вручную, задав полю свойства поля подстановок, или автоматически путем заполнения полей мастера подстановок. По возможности следует использовать мастера подстановок для создания столбца подстановок. Мастер подстановок упрощает процесс и автоматически заполняет соответствующие свойства поля, а также создает соответствующие связи между таблицами.
Можно создать столбец подстановок, как в режиме таблицы, так и в режиме конструктора.
Создание столбца подстановок в режиме таблицы
По умолчанию таблица открывается в режиме таблицы. Можно добавить столбец подстановок путем выбора пункта Столбец подстановок в группе Поля и столбцы на вкладке Режим таблицы. При этом запускается мастер подстановок (рисунок 6), который поможет в создании столбца подстановок.
На первой странице мастера подстановок выберите основу столбца подстановок — значения из таблицы, запроса или списка введенных значений.
В типичном столбце подстановок отображаются значения, подставляемые из связанной таблицы или запроса.
Нажмите кнопку Далее, а затем следуйте инструкциям, чтобы завершить работу мастера. После нажатия кнопки Готово будет создан столбец подстановок, свойства полей которого заданы на основе значений, выбранных в мастере подстановок.
Рисунок 6. Окно Создание подстановки
Создание столбца подстановок с помощью области «Список полей»
При использовании базы данных, содержащей несколько таблиц, можно начать процесс создания поля подстановок путем перетаскивания поля из области Список полей. В области Список полей отображаются поля, доступные в других таблицах базы данных. При создании столбца подстановок этим способом автоматически запускается мастер подстановок, и поле, которое было перетащено в таблицу, становится одним из полей столбца подстановок.
В области переходов дважды щелкните таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок — эта таблица будет открыта в режиме таблицы.
На вкладке Таблица в группе Поля и столбцы (рисунок 7) щелкните Добавить существующие поля.
Рисунок 7. Группа Поля и столбцы
Появится область Список полей.
Щелкните знак «плюс» (+) рядом с таблицей для отображения списка полей в этой таблице.
Перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.
Когда появится линия вставки, вставьте поле в выбранное место. Будет запущен мастер подстановок.
Следуйте инструкциям для завершения работы мастера. Дополнительные сведения о завершении работы мастера смотрите в разделе Использование мастера подстановок.
После завершения работы мастера столбец подстановок появится в таблице в режиме таблицы.
Отчеты
Создание простого отчета
Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.
После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.
Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и запросов, в отчете содержится информация о макете отчета: подписях, заголовках, рисунках и т.п. Таблицы и запросы, содержащие базовые данные, называются источником записей отчета. Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица и будет источником записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.